Em todo projeto, algumas poucas tarefas definem a data de entrega. Se uma delas atrasa um dia, o prazo final atrasa um dia. Todas as outras podem atrasar um pouco sem que ninguém de fora da equipe perceba. O método do caminho crítico (CPM, de Critical Path Method) encontra essas tarefas, e o PERT acrescenta estimativas que admitem que você não sabe exatamente quanto tempo o trabalho vai levar.
Este guia mostra os dois com um único exemplo pequeno, da lista de tarefas ao cronograma: as dependências entre tarefas, o caminho crítico em cinco passos, as estimativas PERT, como tudo fica em um gráfico de Gantt e como fazer isso no Redbooth.
Os termos que você precisa conhecer
- Dependência: uma tarefa que não pode começar (ou terminar) antes que outra comece ou termine.
- Duração: quanto tempo uma tarefa leva, aqui em dias úteis.
- Caminho crítico: a sequência mais longa de tarefas dependentes do início ao fim. A duração dela é o menor tempo em que o projeto pode ser concluído.
- Folga: quanto uma tarefa pode atrasar sem atrasar o projeto. As tarefas do caminho crítico têm folga zero.
- Marco: um ponto no tempo que indica que algo foi concluído, sem duração própria.
Os quatro tipos de dependência
Os cronogramas ligam as tarefas de quatro maneiras. A primeira cobre quase todos os casos.
| Tipo | Regra | Exemplo |
|---|---|---|
| Término para início (TI) | B começa depois que A termina | Enviar os convites depois que a página de inscrição estiver no ar |
| Início para início (II) | B começa depois que A começa | Começar a revisão assim que a redação começar |
| Término para término (TT) | B termina depois que A termina | Os testes não podem terminar antes do desenvolvimento |
| Início para término (IT) | B termina depois que A começa | O sistema antigo funciona até o novo entrar no ar |
A maioria dos planos só precisa de término para início, e é o único tipo que o Redbooth desenha (veja mais abaixo). Se você sentir falta dos outros, muitas vezes é sinal de que uma tarefa deveria ser dividida em duas.
Encontre o caminho crítico em cinco passos
O exemplo é uma equipe organizando um webinar para clientes. Aqui estão as tarefas, quanto tempo cada uma leva e do que cada uma depende.
| Tarefa | Dias | Depende de |
|---|---|---|
| A. Escolher o tema e os palestrantes | 3 | – |
| B. Configurar a plataforma | 1 | A |
| C. Preparar os slides | 5 | A |
| D. Criar a página de inscrição | 3 | B |
| E. Enviar os convites | 3 | D |
| F. Ensaio geral | 1 | C, E |
| G. Realizar o webinar | 1 | F |
- Liste as tarefas, as durações e as dependências, como na tabela acima. Uma estrutura analítica do projeto (EAP, a entrega dividida em partes cada vez menores) é uma boa maneira de garantir que nada ficou de fora.
- Desenhe a rede. Uma caixa por tarefa e uma seta de cada tarefa para as que dependem dela, da esquerda para a direita. É o diagrama do início deste artigo.
- Passagem de ida: o início e o término mais cedo. Uma tarefa pode começar assim que tudo de que ela depende estiver pronto. Então o início mais cedo dela é o maior término mais cedo entre as predecessoras, e o término mais cedo é esse valor mais a duração. O ensaio geral depende dos slides (prontos no dia 8) e dos convites (prontos no dia 10), então não pode começar antes do dia 10. A última tarefa termina no dia 12: essa é a duração do projeto.
- Passagem de volta: o início e o término mais tarde. A partir do dia 12, o término mais tarde de cada tarefa é o menor início mais tarde entre as tarefas que dependem dela, e o início mais tarde é esse valor menos a duração. Os slides precisam estar prontos no dia 10, o mais tarde que o ensaio geral pode começar, então podem começar até o dia 5.
- Subtraia para obter a folga. A folga é o início mais tarde menos o início mais cedo. As tarefas com folga zero formam o caminho crítico.
| Tarefa | Mais cedo | Mais tarde | Folga | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Início | Término | Início | Término | ||
| A | 0 | 3 | 0 | 3 | 0 |
| B | 3 | 4 | 3 | 4 | 0 |
| C | 3 | 8 | 5 | 10 | 2 |
| D | 4 | 7 | 4 | 7 | 0 |
| E | 7 | 10 | 7 | 10 | 0 |
| F | 10 | 11 | 10 | 11 | 0 |
| G | 11 | 12 | 11 | 12 | 0 |
O caminho crítico é A → B → D → E → F → G, com 12 dias. O interessante é o que fica de fora dele. Preparar os slides é a maior tarefa criativa do projeto, a que preocupa todo mundo, e mesmo assim tem 2 dias de folga. Quem define a data são a página de inscrição e os convites, que ninguém considera difíceis. Esse é o sentido do exercício: ele mostra onde prestar atenção, e raramente é onde está o esforço.
Duas coisas para ter em mente. Um projeto pode ter mais de um caminho crítico, quando duas sequências têm a mesma duração. E a folga se esgota: se os slides atrasarem 3 dias, eles passam a ser críticos e o ensaio geral atrasa junto.
PERT: estimativas para quando você não tem certeza
O método do caminho crítico parte do princípio de que você sabe a duração de cada tarefa. O PERT (Program Evaluation and Review Technique, ou técnica de avaliação e revisão de programas) não. Ele foi desenvolvido para o programa de mísseis Polaris da Marinha dos Estados Unidos e divulgado em 1958, mais ou menos na mesma época que o método do caminho crítico, criado no fim dos anos 1950 por Morgan R. Walker, da DuPont, e James E. Kelley Jr., da Remington Rand.
Para cada tarefa, o PERT pede três estimativas e as combina:
- Tempo esperado = (otimista + 4 × mais provável + pessimista) ÷ 6
- Desvio padrão (σ) = (pessimista − otimista) ÷ 6
Veja a página de inscrição. O mais provável é que leve 3 dias, pode levar 2 e pode levar 7 se o formulário precisar se integrar ao CRM. O tempo esperado é (2 + 4 × 3 + 7) ÷ 6 = 3,5 dias, e não 3: um único cenário ruim puxa a estimativa para cima.
| Tarefa | Otimista | Mais provável | Pessimista | Esperado | σ |
|---|---|---|---|---|---|
| A | 2 | 3 | 4 | 3,0 | 0,33 |
| B | 1 | 1 | 2 | 1,17 | 0,17 |
| C | 3 | 5 | 8 | 5,17 | 0,83 |
| D | 2 | 3 | 7 | 3,5 | 0,83 |
| E | 2 | 3 | 4 | 3,0 | 0,33 |
| F | 1 | 1 | 1 | 1,0 | 0 |
| G | 1 | 1 | 1 | 1,0 | 0 |
Some os tempos esperados ao longo do caminho crítico e você chega a 12,7 dias, contra os 12 que as estimativas mais prováveis prometiam. O desvio padrão do caminho é a raiz quadrada da soma das variâncias das tarefas: cerca de 1 dia. O PERT trata o total como uma distribuição aproximadamente normal e, com essa premissa, um plano de 12 dias tem só cerca de uma chance em quatro de se cumprir, enquanto prometer 14 dias dá cerca de 90% de chance. (Preparar os slides continua fora do caminho crítico: a sequência dela deve levar 10,2 dias.)
Esse é o valor prático do PERT. Você não precisa aplicá-lo a todas as tarefas, só ao caminho crítico e às sequências próximas dele, para ver quanta margem uma data precisa antes de você se comprometer com ela.
Do diagrama de rede ao gráfico de Gantt
Um diagrama PERT, ou diagrama de rede, é bom para pensar a lógica. Um gráfico de Gantt é melhor para tocar o projeto, porque coloca as mesmas tarefas em um calendário.
| Diagrama de rede (diagrama PERT) | Gráfico de Gantt | |
|---|---|---|
| Mostra | Qual tarefa depende de qual | Quando cada tarefa acontece |
| Formato | Caixas e setas | Barras em uma linha do tempo |
| Melhor para | Planejar a ordem e encontrar o caminho crítico | Acompanhar o andamento semana a semana |
Com as dependências desenhadas, um gráfico de Gantt mostra as duas coisas: as barras do caminho crítico ficam encadeadas umas nas outras, e os 2 dias de folga dos slides aparecem como um espaço antes do ensaio geral.
Como fazer no Redbooth
O gráfico de Gantt do Redbooth é a visualização de cronograma de um espaço de trabalho (Timeline view), em todos os planos, inclusive no Free. As dependências entre tarefas no cronograma fazem parte dos planos Pro, Business e Enterprise.
- Para vincular duas tarefas, passe o mouse sobre a barra de uma tarefa na Timeline view e arraste o ponto laranja da direita até a tarefa que depende dela. Você também pode abrir uma tarefa, clicar em Add dependencies e escolher se ela está bloqueando (Blocking) ou bloqueada por (Blocked by) outra tarefa.
- As dependências são de término para início, entre tarefas do mesmo espaço de trabalho, e a tarefa que depende precisa começar no dia do prazo da primeira ou depois.
- Quando uma tarefa atrasa, mova o prazo dela para mais tarde no cronograma e o Redbooth se oferece para mover todas as tarefas que dependem dela. No caminho crítico, é assim que você vê a nova data de término na hora.
O Redbooth não calcula o caminho crítico nem a folga por você. Na prática, isso importa menos do que parece: calcule uma vez no início, com os cinco passos acima, e dê às tarefas críticas uma etiqueta como caminho crítico, para todo mundo ver quais tarefas definem a data. Quando uma delas muda, o cronograma mostra o que muda junto. A captura de tela é do Grand Cafe, um espaço de trabalho de demonstração fictício.
Os guias passo a passo estão na nossa central de ajuda (em inglês): Task Dependencies in Timeline View e Task Dependencies in Task Card.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre PERT e CPM?
Os dois desenham o projeto como uma rede de tarefas dependentes e encontram a sequência mais longa. O método do caminho crítico usa uma duração por tarefa, o que funciona para trabalhos que você já fez muitas vezes. O PERT usa três estimativas por tarefa, o que funciona para trabalhos que você nunca fez. Na prática, os nomes costumam ser usados para o mesmo diagrama, e daí o nome “PERT/CPM”.
Um gráfico de Gantt é a mesma coisa que o caminho crítico?
Não. O gráfico de Gantt é uma forma de desenhar um cronograma; o caminho crítico é uma propriedade do cronograma. Um gráfico de Gantt com as dependências desenhadas pode mostrar o caminho crítico, mas o gráfico não o encontra sozinho.
O que acontece quando uma tarefa não crítica atrasa?
Nada, até ela esgotar a folga. Depois disso, ela entra no caminho crítico, e cada dia de atraso dela atrasa o projeto em um dia. Por isso vale a pena saber quanta folga cada tarefa tem, e não só quais não têm nenhuma.
O que é a corrente crítica?
Um método posterior, apresentado por Eliyahu M. Goldratt no livro Corrente Crítica, de 1997. Em vez de pôr uma margem em cada tarefa, ele tira essas margens e as junta em um pulmão (buffer) no fim do projeto, mais pulmões menores onde outras sequências se juntam à corrente crítica. A velocidade com que o pulmão é consumido mostra se o projeto está em risco.
Com que frequência recalcular o caminho crítico?
Sempre que uma dependência mudar ou uma tarefa no caminho crítico, ou perto dele, atrasar mais do que a folga dela. Na maioria dos projetos, isso significa uma conferida rápida em cada reunião semanal de acompanhamento.
Teste no projeto que você está planejando agora: liste as tarefas, desenhe as setas e encontre a sequência que define a data. Depois, coloque tudo em um cronograma que a equipe inteira possa ver.