En todo proyecto hay unas pocas tareas que deciden la fecha de entrega. Si una se retrasa un día, el proyecto se retrasa un día. El resto puede retrasarse un poco sin que nadie fuera del equipo lo note. El método de la ruta crítica (o del camino crítico) encuentra esas tareas, y PERT añade estimaciones que reconocen que no sabes exactamente cuánto va a durar cada cosa.
Esta guía recorre los dos con un mismo ejemplo, desde la lista de tareas hasta el cronograma: las dependencias entre tareas, la ruta crítica en cinco pasos, las estimaciones PERT, cómo queda todo en un diagrama de Gantt y cómo hacerlo en Redbooth.
Los conceptos que necesitas
- Dependencia: una tarea que no puede empezar (o terminar) hasta que otra lo haga.
- Duración: lo que tarda una tarea, aquí en días laborables.
- Ruta crítica: la cadena más larga de tareas dependientes, de principio a fin. Su duración es lo mínimo que puede durar el proyecto.
- Holgura: cuánto puede retrasarse una tarea sin retrasar el proyecto. Las tareas de la ruta crítica tienen holgura cero.
- Hito: un momento que marca algo terminado, sin duración propia.
Los cuatro tipos de dependencia
Los cronogramas enlazan las tareas de cuatro maneras. La primera cubre casi todos los casos.
| Tipo | Regla | Ejemplo |
|---|---|---|
| Fin a comienzo | B empieza cuando A termina | Enviar las invitaciones cuando la página de registro esté publicada |
| Comienzo a comienzo | B empieza cuando A empieza | Empezar a corregir en cuanto se empieza a escribir |
| Fin a fin | B termina cuando A termina | Las pruebas no pueden terminar antes que el desarrollo |
| Comienzo a fin | B termina cuando A empieza | El sistema antiguo funciona hasta que arranca el nuevo |
La mayoría de los planes solo necesitan fin a comienzo, y es el único tipo que dibuja Redbooth (lo verás más abajo). Si te encuentras usando los otros, a menudo es señal de que una tarea debería partirse en dos.
Encuentra la ruta crítica en cinco pasos
El ejemplo es un equipo que organiza un webinar para clientes. Estas son las tareas, lo que dura cada una y a qué espera cada una.
| Tarea | Días | Espera a |
|---|---|---|
| A. Elegir el tema y los ponentes | 3 | – |
| B. Preparar la plataforma | 1 | A |
| C. Escribir las diapositivas | 5 | A |
| D. Crear la página de registro | 3 | B |
| E. Enviar las invitaciones | 3 | D |
| F. Ensayo general | 1 | C, E |
| G. Celebrar el webinar | 1 | F |
- Haz la lista de tareas, con su duración y sus dependencias, como en la tabla. Una estructura de desglose del trabajo (el entregable dividido en piezas cada vez más pequeñas) ayuda a que no falte nada.
- Dibuja la red. Una caja por tarea y una flecha de cada tarea a las que la esperan, de izquierda a derecha. Es el diagrama del principio de este artículo.
- Hacia delante: el inicio y el fin más tempranos. Una tarea puede empezar en cuanto termina todo lo que espera, así que su inicio más temprano es el fin más temprano más tardío de sus predecesoras, y su fin más temprano es eso más su duración. El ensayo espera a las diapositivas (listas el día 8) y a las invitaciones (listas el día 10), así que no puede empezar antes del día 10. La última tarea termina el día 12: eso es lo que dura el proyecto.
- Hacia atrás: el inicio y el fin más tardíos. Desde el día 12, el fin más tardío de cada tarea es el inicio más tardío más temprano de las tareas que la esperan, y su inicio más tardío es eso menos su duración. Las diapositivas tienen que estar listas el día 10, cuando empieza el ensayo como muy tarde, así que pueden empezar hasta el día 5.
- Resta para obtener la holgura. La holgura es el inicio más tardío menos el inicio más temprano. Las tareas con holgura cero forman la ruta crítica.
| Tarea | Más temprano | Más tardío | Holgura | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Inicio | Fin | Inicio | Fin | ||
| A | 0 | 3 | 0 | 3 | 0 |
| B | 3 | 4 | 3 | 4 | 0 |
| C | 3 | 8 | 5 | 10 | 2 |
| D | 4 | 7 | 4 | 7 | 0 |
| E | 7 | 10 | 7 | 10 | 0 |
| F | 10 | 11 | 10 | 11 | 0 |
| G | 11 | 12 | 11 | 12 | 0 |
La ruta crítica es A → B → D → E → F → G, 12 días. Lo interesante es lo que no está en ella. Escribir las diapositivas es la tarea creativa más grande del proyecto, y la que preocupa a todo el mundo, pero tiene 2 días de holgura. La fecha la marcan la página de registro y las invitaciones, que nadie considera difíciles. Para eso sirve el ejercicio: te dice dónde mirar, que casi nunca es donde está el esfuerzo.
Dos cosas a tener en cuenta. Un proyecto puede tener más de una ruta crítica, cuando dos cadenas duran lo mismo. Y la holgura se gasta: si las diapositivas se retrasan 3 días, pasan a ser críticas y el ensayo se mueve con ellas.
PERT: estimaciones para cuando no estás seguro
El método de la ruta crítica da por hecho que conoces cada duración. PERT (técnica de evaluación y revisión de programas) no. Se desarrolló para el programa de misiles Polaris de la Marina de Estados Unidos y se hizo público en 1958, más o menos a la vez que el método de la ruta crítica, que desarrollaron a finales de los años cincuenta Morgan R. Walker, de DuPont, y James E. Kelley Jr., de Remington Rand.
Para cada tarea, PERT pide tres estimaciones y las combina:
- Duración esperada = (optimista + 4 × más probable + pesimista) ÷ 6
- Desviación típica (σ) = (pesimista − optimista) ÷ 6
Fíjate en la página de registro. Lo más probable es que tarde 3 días, puede tardar 2 y puede tardar 7 si el formulario tiene que conectarse con el CRM. Su duración esperada es (2 + 4 × 3 + 7) ÷ 6 = 3,5 días, no 3: un caso malo tira de la estimación hacia arriba.
| Tarea | Optimista | Más probable | Pesimista | Esperada | σ |
|---|---|---|---|---|---|
| A | 2 | 3 | 4 | 3,0 | 0,33 |
| B | 1 | 1 | 2 | 1,17 | 0,17 |
| C | 3 | 5 | 8 | 5,17 | 0,83 |
| D | 2 | 3 | 7 | 3,5 | 0,83 |
| E | 2 | 3 | 4 | 3,0 | 0,33 |
| F | 1 | 1 | 1 | 1,0 | 0 |
| G | 1 | 1 | 1 | 1,0 | 0 |
Si sumas las duraciones esperadas a lo largo de la ruta crítica obtienes 12,7 días, frente a los 12 que prometían las estimaciones más probables. La desviación típica de la ruta es la raíz cuadrada de la suma de las varianzas de sus tareas: alrededor de 1 día. PERT trata el total como si siguiera más o menos una distribución normal y, con esa hipótesis, un plan de 12 días solo tiene una probabilidad de cumplirse de alrededor de una entre cuatro, mientras que si prometes 14 días la probabilidad sube a cerca del 90%. (Las diapositivas siguen fuera de la ruta crítica: su cadena tiene una duración esperada de 10,2 días).
Esa es la utilidad práctica de PERT. No hace falta aplicarlo a todas las tareas, solo a la ruta crítica y a las cadenas que se le acercan, para ver cuánto margen necesita una fecha antes de comprometerte con ella.
Del diagrama de red al diagrama de Gantt
Un diagrama PERT, o diagrama de red, va bien para resolver la lógica. Un diagrama de Gantt es mejor para llevar el proyecto, porque pone las mismas tareas en un calendario.
| Diagrama de red (PERT) | Diagrama de Gantt | |
|---|---|---|
| Muestra | Qué tarea espera a cuál | Cuándo ocurre cada tarea |
| Aspecto | Cajas y flechas | Barras sobre un calendario |
| Sirve para | Planificar el orden y encontrar la ruta crítica | Seguir el avance semana a semana |
Con las dependencias dibujadas, un diagrama de Gantt muestra las dos cosas: las barras de la ruta crítica van una detrás de otra, y los 2 días de holgura de las diapositivas aparecen como un hueco antes del ensayo.
Cómo hacerlo en Redbooth
El diagrama de Gantt de Redbooth es la vista cronológica de cada espacio de trabajo, en todos los planes, incluido el gratuito. Las dependencias entre tareas en la vista cronológica están incluidas en los planes Pro, Business y Enterprise.
- Para enlazar dos tareas, pasa el ratón por la barra de una tarea en la vista cronológica y arrastra el punto naranja de su derecha hasta la tarea que la espera. También puedes abrir una tarea, hacer clic en Añadir dependencias y elegir si está Bloqueando a otra tarea o Bloqueada por ella.
- Las dependencias son de fin a comienzo, entre tareas del mismo espacio de trabajo, y la tarea que espera tiene que empezar el mismo día en que vence la primera o después.
- Cuando una tarea se retrasa, mueve su fecha de entrega hacia delante en la vista cronológica y Redbooth te ofrece mover todas las tareas que dependen de ella. En la ruta crítica, así ves al momento la nueva fecha de fin.
Redbooth no calcula por ti la ruta crítica ni la holgura. En la práctica importa menos de lo que parece: hazlo una vez al principio, con los cinco pasos de arriba, y pon a las tareas críticas una etiqueta como ruta crítica, para que todo el mundo vea qué tareas marcan la fecha. Cuando una se mueve, la vista cronológica enseña qué se mueve con ella. La captura es de Grand Cafe, un espacio de trabajo de demostración ficticio, y está en inglés.
Las guías paso a paso están en nuestro centro de ayuda: Dependencias de tareas en la vista cronológica y Dependencias de tareas en la tarjeta de tarea.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencian PERT y el método de la ruta crítica?
Los dos representan el proyecto como una red de tareas dependientes y buscan la cadena más larga. El método de la ruta crítica usa una duración por tarea, que va bien para trabajo que has hecho muchas veces. PERT usa tres estimaciones por tarea, que va bien para trabajo que no has hecho nunca. En la práctica, a menudo se usan los dos nombres para el mismo diagrama.
¿Un diagrama de Gantt es lo mismo que la ruta crítica?
No. Un diagrama de Gantt es una forma de dibujar un cronograma; la ruta crítica es una propiedad del cronograma. Un Gantt con las dependencias dibujadas puede mostrar la ruta crítica, pero el diagrama no la encuentra solo.
¿Qué pasa si se retrasa una tarea que no es crítica?
Nada, hasta que gasta su holgura. A partir de ahí entra en la ruta crítica y retrasa el proyecto día a día. Por eso conviene saber cuánta holgura tiene cada tarea, no solo cuáles no tienen ninguna.
¿Qué es la cadena crítica?
Un método posterior, que Eliyahu M. Goldratt presentó en 1997 en su libro Critical Chain. En lugar de añadir margen a cada tarea, lo quita y lo reúne en un colchón al final del proyecto, más otros colchones pequeños donde otras cadenas se unen a la crítica. El ritmo al que se gasta el colchón indica si el proyecto va mal.
¿Cada cuánto hay que recalcular la ruta crítica?
Siempre que cambie una dependencia o que una tarea de la ruta crítica, o cercana a ella, se retrase más que su holgura. En la mayoría de los proyectos, eso es un repaso rápido en cada reunión semanal.
Pruébalo con el proyecto que estás planificando ahora: haz la lista de tareas, dibuja las flechas y busca la cadena que marca la fecha. Después ponlo en un cronograma que vea todo el equipo.