Darum scheitert Agiles Projektmanagement in Ihrer Firma

Wir alle haben bereits an einem agilen Projekt teilgenommen, das fehlgeschlagen ist, weil zu spät oder gar nicht geliefert wurde, Funktionen fehlten, die das Management erwartet hatte etc.

„Agil“ scheint heutzutage die Lösung für alle Projekte zu sein. Aber warum kommt es so oft vor, dass gerade die Projekte scheitern, die sich an agilen Methode ausrichten. Hier sind einige der häufigsten Probleme, mit denen Sie in agilen Projekten konfrontiert werden und Möglichkeiten, diese zu beseitigen.

Lektion # 1: Fristsetzung, die alle Entwicklungen berücksichtigt

Die Planung von Projektfristen ist nie einfach. Fristen im agilen Projektmanagement werden immer anhand von Annahmen abgeschätzt. Fehler entstehen beispielsweise, wenn Sie zwei weitere Personen zur Arbeit am Projekt hinzuzuziehen wollen, Ihre Projektfristen aber bereits so planen, als ob die beiden Personen schon aktiv mit am Projekt arbeiten würden. Am Ende scheitert der Versuch die 2 Personen hinzuzuziehen, die Arbeit kann nicht pünktlich abgeschlossen werden und Sie ziehen den Unmut des Managements auf sich. Besser ist es, wenn Sie alle möglichen Bedingungen berücksichtigen, wenn Sie Fristen für Projekte setzen. Zum Beispiel: Mit 5 Personen kann ich Anforderungen A zum Zeitpunkt X liefern. Wenn ich zwei weitere Personen hinzuziehe, werden sich die Geschwindigkeit und das Ende von Zeit Y wie folgt erhöhen…“

Lektion # 2: mehr Menschen bedeuten nicht gleichzeitig mehr Fortschritt

Es gibt ein schönes Sprichwort, das besagt: „Ein Projektmanager ist jemand, der glaubt, dass 9 Frauen in einem Monat ein Baby zur Welt bringen können.“ Selbstverständlich können Sie eine Reihe von Mitarbeitern zum Projekt dazu nehmen, aber die Personen sollten auch wirklich das richtige Profil für den Job mitbringen. Wenn Ihre Entwickler beispielsweise 10 Stunden täglich arbeiten müssen, sollten Sie einen weiteren guten Entwickler zum Projekt hinzufügen, keinen Manager.

Lektion # 3: Sicherheit durch ein Projekt-Sponsor in der Hinterhand

Egal wie hoch Ihre Agilität und Flexibilität in der Projektarbeit gelobt wird. Agilität allein ist kein Wundermittel. Entscheidend ist ein zuverlässiger Sponsor, der im Notfall hinter Ihrem Projekt steht und die notwendige Absicherung gewährleistet.

Lektion # 4: Nehmen Sie sich Zeit Schätzungen zu machen

Oft kommt es vor, dass das Management eine bestimmte Frist erwartet, noch bevor sie etwas über das Projekt wissen. Zum Beispiel: „Wir wollen das Werkzeug X bauen, wann wird es fertig sein?“

Es ist immer schwer vor allem früh im Projekt konkret eine Frist zu setzen und gleichzeitig die Agilität des Projekts zu gewährleisten. Hilfreich ist hier die Erstellung einer Produkt-Roadmap. Schreiben Sie alle Ideen auf und schätzen Sie die Zeitrahmen grob. Diskutieren Sie anschließend Ihre Ideen mit den verschiedenen Projektteams, um mehr über die Details zu erfahren und konkretere Schätzungen vornehmen zu können. Brechen Sie das Gesamtprojekt auf überschaubare Teilgrößen herunter, um realistische Schätzungen vornehmen zu können. Passend dazu integrieren Sie in jeder Teilaufgabe einen Puffer für unvorhergesehene Ereignisse.

Lektion # 5: Jeder Meinung zählt

Agile Projektteams haben häufig eine sehr flache Hierarchie. Jedes Teammitglied ist in der Regel ein Experte auf seinem Gebiet. Sobald ein Mitarbeiter eine Meinung zu den Projektabläufen äußert, sollten Sie diese auch anhören und alle Meinungen in Ihren Entscheidungen zum Projekt berücksichtigen.

BONUS Lektion # 6: Fehlende Kommunikation

Oftmals gibt es Probleme bei der Umsetzung einfacher Aufgaben. Scrum Projektmanagement oder Agiles Projektmanagement durchzusetzen und eine gewisse Dynamik zu entwickeln, kann schwer sein. Die Kommunikation in agilen Projekten ist weitaus intensiver, findet häufiger statt, oder sollte zumindest häufiger stattfinden. Es gibt einfach Gründe, z.B.: das tägliche stand-up Meeting der Projektteilnehmer. Die konstante und ständige Kommunikation kann neuen Projektteilnehmern neu und ungewohnt erscheinen. Es kann zu Missverständnissen kommen, die später deine oder die Arbeit anderer beeinflussen kann. Es ist wichtig, dass jeder Teilnehmer immer weiss was genau er tun soll um seinen Teil zum Erfolg beizutragen. Sie sollten also bei Projekten besonders darauf achten welche Fragen Sie stellen und wieviel Druck Sie ausüben können oder möchten um die gesteckten Ziele in Ihrem Projekt zu erreichen.

Kennen Sie noch andere Gründe warum dein Projekt gescheitert ist, oder haben Sie eventuell ein Projekt gerettet? Lassen Sie es uns wissen, kommentieren Sie oder tweeten Sie uns doch einfach.

Kleine Unternehmen verwalten Projekte einfacher – Warum?

Eine kurze Frage: Was haben jeder Unternehmer und jedes Unternehmen gemeinsam? Richtig: Ziele. Aber was muss getan werden, um diese Ziele zu erreichen. Nicht selten steht am Anfang ein Projekt. Wenn es um die Verwaltung von Projekten geht ist die zweitgrößte Herausforderung für Führungskräfte und ihre Teams meist der Zeitmangel oder mangelndes Know-how. Oft fehlt den Mitarbeitern gerade in kleinen Unternehmen die passende Ausbildung für ein entsprechendes Projektmanagement oder sie haben zu viele Projekte gleichzeitig und nicht genug Zeit, fristgerecht zu liefern.

Projektmanagement muss nicht schwierig sein

Gerade kleine Unternehmen können sich nicht auf bürokratische und langwierige Projektmanagement-Methoden mit enormen Trainings- und Verwaltungsaufwand konzentrieren.

Kleine Unternehmen können Prozesse nutzen, die einfacher und schneller sind. Die keine langwierigen Trainings erfordern oder alle Ressourcen im Ausfüllen von Papierkram binden. Mit einigen wenigen und simplen Schritten lässt sich das Projektmanagement in kleinen Unternehmen ideal bewältigen und umsetzen. Kleine Unternehmen sind flexibel und wendig.

Folgende 6 Schritte helfen Ihnen dabei, das Projektmanagement in kleinen Unternehmen effizient zu gestalten:

Schritt 1: Filtern Sie heraus, welches Ziel Ihr Projekt erreichen muss

Gerade für kleine Unternehmen ist es entscheidend, die konkreten Ziele des Projekts im Fokus zu behalten. Diese Ziele werden Ihnen im gesamten Projekt dabei helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Schritt 2: Finden Sie heraus, wer am Projekt beteiligt sein sollte.

Identifizieren Sie Ihre Teammitglieder und sammeln Sie alle Anforderungen. Auch in einem kleinen Team können Sie vom Wissen der einzelnen Teammitglieder profitieren.

Schritt 3: Entscheiden Sie sich für ein klares Projektergebnis.

Erstellen Sie hierfür ein Dokument, was alle konkreten Ziele und Anwendungsbereiche des Projekts festhält und präsentieren sie es den Auftraggebern in einer Besprechung. Holen Sie alle ins Boot und sammeln Sie bereits vor Projektbeginn Feedback.

Schritt 4: Planen Sie Ihre Aufgaben.

Listen Sie am besten alle Aufgaben auf, um herauszufinden wie lange sie dauern und ordnen sie dann die Aufgabenbereiche Menschen zu, die diese in einem realistischen Zeitfenster erledigen können.

Schritt 5: Halten Sie den Prozess am Laufen.

Überwachung Sie die Fortschritte der einzelnen Projektphasen, sammeln Sie Statusberichte und befassen Sie sich vor allem mit notwendigen Änderungen. In einem kleinen Unternehmen können Sie schnell auf Änderungen reagieren und den beteiligten Akteuren zeitnah die notwendigen Mittel zur Verfügung stellen.

Schritt 6: Ziehen Sie Lehren aus den gesammelten Projekterfahrungen.

Ziehen Sie immer Ihre Lehren aus einem Projekt. Was lief gut und an welchen Stellen kann der Prozess des Projektmanagements noch verbessert werden? Nutzen Sie die kurzen Wege in kleinen Unternehmen und identifizieren Sie mit Ihrem Team Verbesserungsmöglichkeiten.

7 Wege, um neuen Mitarbeitern die Einarbeitung zu erleichtern

Erinnern Sie sich an den ersten Tag in Ihrem neuen Job? Dieser Tag war wahrscheinlich etwas nervenaufreibend, oder? Die meisten neuen Mitarbeiter sind bestrebt das erste Mal an ihrem neuen Arbeitsplatz einen besonders guten Eindruck zu hinterlassen. Obwohl sie sich bereits eine Position im Unternehmen sichern konnten, müssen sie ihr Können bei Vorgesetzten und Teamkollegen erst noch unter Beweis stellen. Damit Sie neuen Mitarbeitern den so genannten Onboarding Prozess erleichtern, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten.

1. Halten Sie neue Mitarbeiter bereits vor Arbeitsantritt auf dem Laufenden.

Geben Sie neuen Mitarbeitern bereits vor dem ersten Arbeitstag die Gelegenheit, alle Informationen und Dokumentationen einzusehen. Umso genauer der neue Mitarbeiter weiß, welche Arbeitsprozesse, Abläufe, Kleiderordnung etc. ihn erwarten, umso einfacher kann er sich darauf vorbereiten und ins Team integrieren.

2. Stellen Sie neue Mitarbeiter dem Team vor.

Die beste Möglichkeit neue Mitarbeiter ins Team zu integrieren bietet die persönliche Vorstellung. Heißen Sie den neuen Mitarbeiter vor der Belegschaft willkommen und stellen Sie persönlich alle direkten Ansprechpartner und zukünftigen Teamkollegen einander vor. So begrüßen Sie im Onboarding Prozess den neuen Mitarbeiter herzlich und zeigen ihm, dass er mit offenen Armen aufgenommen wird.

3. Bringen sie neuen Mitarbeitern den Umgangston nahe.

Jede Branche und jede Abteilung hat ihre eigenen Gepflogenheiten. Fremdwörter und Umgangsjargon am Arbeitsplatz sind gerade bei Antritt einer neuen Arbeitsstelle oft vollkommen neu. Kommunizieren Sie offenen mit neuen Mitarbeitern und helfen Sie ihnen, sich schnell und einfach auch an den Jargon im Unternehmen zu gewöhnen.

4. Informieren Sie neue Mitarbeiter über die Regeln am Arbeitsplatz.

Häufig wissen neue Mitarbeiter schon im Vorfeld, wie sie sich im neuen Unternehmen verhalten müssen. Dies ist allerdings nicht hat immer der Fall und sollte nicht als gegeben vorausgesetzt werden. Jedes Büro hat seine eigenen Standards im Bereich Etikette. Informieren Sie neue Mitarbeiter im Onboarding Prozess über Aspekte der Arbeit wie Arbeitszeiten, Mittagspausen, Kleidungsstil u. v. m. Mit diesen Informationen minimieren Sie für neue Mitarbeiter das Risiko in bestimmten Situationen peinlich berührt zu sein oder sich zu blamieren.

5. Führen Sie neue Mitarbeiter durch das gesamte Unternehmen.

Sie kennen die Gänge in Ihren Büroräumen und Werkshallen sicher auswendig. Neue Mitarbeiter sind aber fremd im Unternehmen. Nehmen Sie neue Mitarbeiter mit auf eine Tour durch das Unternehmen. Zeigen Sie wichtige Räume, die von der Gemeinschaft genutzt werden oder wo persönliche Gegenstände aufbewahrt werden können.

6. Fangen Sie klein an.

Planen Sie die nicht zu weit im Voraus und überfordern Sie neue Mitarbeiter nicht am ersten Tag mit einer scheinbar unlösbaren Aufgabe. Fangen Sie klein an und vergeben Sie Teilaufgaben, die es dem neuen Mitarbeiter ermöglichen sich systematisch einzuarbeiten. Helfen Sie ihm, dass er sich nicht überfordert fühlt und sich zunächst in seiner neuen Rolle wiederfinden kann.

7. Ganz wichtig: Haben Sie etwas Spaß.

Insgesamt sollte der Onboarding Prozess sowohl dem neuen Mitarbeiter, als auch dem gesamten Team Spaß machen. Sorgen Sie dafür, dass der Start engagiert und unterhaltsam wird. Ihre neuen Mitarbeiter werden es sehr zu schätzen wissen, wenn Sie ihre zweifelsfrei angespannten Nerven etwas beruhigen können und die Einarbeitung zwanglos und mit Freude verläuft.

6 Zeitmanagement Tipps für Projektleiter

Um ein wirklich erfolgreicher Projektmanager sein zu können, müssen Sie in der Lage sein Ihre Zeit gut einzuteilen. Die besten Projektmanager sind in ihrer Arbeitszeit besonders produktiv und vermeiden unter allen Umständen energieverschwendende Zeitfresser.

In diesem Beitrag finden Sie eine Reihe von Tipps, die Ihnen dabei helfen Ihre Zeit effektiv zu nutzen.

Tipp1: Erstellen Sie einen gut strukturierten Projektplan!

Sie fragen sich vielleicht gerade, was der Projektplan mit dem Zeitmanagement zu tun hat. Ganz einfach: nur wenn jeder im Projekt beteiligte Mitarbeiter genau weiß, was zu tun ist und Sie sich auf die regelmäßig zu erreichenden Meilensteine konzentrieren können, verbringen Sie deutlich weniger Zeit damit Fragen zu beantworten, die aufgrund einer unklaren Planung aufkommen.

Tipp 2: Berücksichtigen Sie das Paretoprinzip!

Das Paretoprinzip wurde nach dem italienischen Ingenieur und Ökonom Vilfredo Pareto benannt und beschreibt den Umstand, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erzielt werden. Konzentrieren Sie sich auf die 20 Prozent der Aktivitäten, die wirklich entscheidend für den Projekterfolg sind.

Tipp 3: Vermeiden Sie Meetings zur reinen Statusaktualisierung!

Viele Projektmanager begehen den Fehler, dass Sie Team-Meeting für ein reines Status-Update nutzen, dabei gibt jeder Mitarbeiter lediglich seinen aktuellen Arbeitsstatus weiter. Diese Form von Projekt-Meetings hat wenig Sinn und verschwendet lediglich Zeit. Nutzen Sie Team-Meetings, um Chancen, Risiken und Probleme etc. zu diskutieren und animieren Sie das Team dazu gemeinsam Lösungsansätze in einem Brainstorming zu entwickeln. Halten Sie sich dabei an eine vorher vereinbarte Agenda und den geplanten Zeitrahmen. Sollten Themen wie technische Diskussionen etc. den Zeitrahmen sprengen, beenden Sie das Team-Meeting wie geplant und richten Sie für das technische Problem eine Arbeitsgruppe zum Thema ein.

Tipp 4: Stoppen Sie so genanntes Micro-Managing!

Als Projektmanager sollten Sie es grundsätzlich vermeiden in jedes kleine Detail der Projektarbeit einzutauchen. In Softwareentwicklungs-Projekten ist es beispielsweise nicht nötig, dass der Projektmanager sich auch auf Codierungsebene engagiert. Das ist und sollte Aufgabe der Entwickler bleiben. Sie haben das richtige Team für den Job ausgesucht, dann lassen Sie auch jeden Mitarbeiter an der Stelle arbeiten, wo er am nützlichsten ist und konzentrieren Sie sich auf die Steuerung des Projekts.

Tipp 5: Übernehmen Sie selbst nicht die Arbeit!

Viele Projektmanager begehen den Fehler, dass Sie Engagement mit „selbst die Arbeit erledigen“ verwechseln. Vermeiden Sie das um jeden Preis. Die Verwaltung eines Projektes ist ein Full-Time-Job und wenn Sie den Fokus verlieren, kann das zu ernsten Problemen imProjekt führen. Es mag verlockend sein ein paar Aufgaben selbst zu übernehmen, gerade wenn die Einhaltung einer Frist zu scheitern droht, aber überlassen Sie die Arbeit den Teammitgliedern, die dafür vorgesehen sind.

Tipp 6: Erstellen Sie eine Aufgabenliste!

Eine Flut an E-Mails strömt jeden Tag in Ihr Postfach, eine Reihe von Telefonaten kosten wertvolle Zeit … erstellen Sie jeden Tag eine To-Do-Liste mit allen Aufgaben, die notwendig sind, um sich voll und ganz auf die Ziele zu konzentrieren. Sie werden bald merken, wie eine einfache tägliche Liste Struktur in Ihre Arbeit bringt und wie zufriedenstellend es ist, eine Aufgabe als erledigt von der Liste streichen zu können.

11 Social Media Geheimtipps von echten Social-Media Experten

Natürlich wissen Sie bereits, wie wichtig Social Media für Ihre Marketing- und Kundenbindungsstrategien ist. Allerdings wird es zunehmend schwieriger, die verschiedenen Social-Media-Konten im Griff zu behalten und sicherzustellen, dass Sie die richtigen Leute, auf der passenden Plattform zur geeigneten Zeit erreichen. Mit einer begrenzten Zeit, die Sie für Ihre Social-Media-Aktivitäten investieren können, sind Sie sicher auf der Suche nach Möglichkeiten, um Zeit zu sparen und Ihre Effizienz zu steigern. Die folgenden Geheimtipps von Social-Media-Experten werden Ihnen dabei helfen.

Social Media Tipp 1: Nutzen Sie Trendthemen, um die Markenpräsenz zu erhöhen

Experten setzen auf Seiten wie socialmention.com, die in Echtzeit anzeigen welche Themen und Hashtags gerade besonders trendstark sind. Veröffentlichen Sie Nachrichten zu aktuellen Themen, um mehr Menschen und somit auch potentielle Kunden zu erreichen.

Social Media Tipp 2: Laden Sie die Menschen zu Ihrer Seite ein, denen ein Beitrag gefallen hat

Nutzen Sie die Liste aller der Menschen, die einen Ihrer Beiträge gelikt haben und laden Sie diese Menschen bewusst ein, um Ihre Seite zu liken. Wenn Sie dies konsequent einmal pro Woche mit allen Beiträgen tun, werden Sie systematisch z. B. Ihre Facebook-Fanzahlen erhöhen.

Social Media Tipp 3: Teilen Sie Ihre Inhalte überall

Teilen Sie Ihre Inhalte wo es geht. Dabei unterstützen Sie hilfreiche Werkzeuge wie viralcontentbuzz.com, darin enthalten sind tolle Funktionen für die Planung, Erstellung und Verbreitung von Inhalten. Weitere kostenlose Werkzeuge sind u. a. justretweet.com und copromote.com.

Social Media Tipp 4: Verwenden Sie Emojis

92 Prozent der Online-User nutzen Emojis. Unternehmen, die ebenfalls Emojis nutzen zeigen sich auf von einer sehr menschlichen Seite und sorgen so für eine emotionale Bindung. Teilen Sie Ihre Nachrichten auf eine einzigartige Art und Weise und integrieren Sie Smiley-Gesichter, Herzen, Tiere. Die Möglichkeiten sind endlos.

Social Media Tipp 4: Verwenden Sie Emojis. 92 Prozent der Online-User nutzen Emojis. Klick um zu Tweeten

Social Media Tipp 5: Verlieren Sie sich nicht im Detail

Vermeiden Sie es sich stundenlang darauf zu konzentrieren, Tweets oder Nachrichten zu beantworten, denn das nimmt wertvolle Zeit in Anspruch. Antworten Sie kurz und knapp und versuchen Sie Mechanismen zu entwickeln, die Zeit sparen z. B. vorgefertigte Antworten auf regelmäßig wiederkehrende Fragestellungen.

Social Media Tipp 6: Bearbeiten Sie Fotos für Instagram

Menschen lieben die Bildsprache und oft sagt ein Bild mehr als tausend Worte. Nutzen Sie beispielsweise ein paar coole Anwendungen wie PicLab – Photo Editor, um Ihre Bilder zu bearbeiten. Fügen Sie Texte, Rahmen, Filter etc. hinzu und erzielen Sie mit wenigen Handgriffen eindrucksvolle Ergebnisse, die Ihre Nutzer sicher gern teilen.

Social Media Tipp 7: Verwenden Sie “if this, then that”

Das Tool https://ifttt.com verbindet alle Ihre Profile in sozialen Netzwerken, Blogs, Lieblings-Apps, etc. und hilft Ihnen dabei, eine Reihe von definierten, zeitsparenden Aufgaben zu erstellen. Zum Beispiel können Sie es so einrichten, dass sich Ihr Twitter-Profilbild automatisch jedes Mal ändert, sobald Sie Ihr Facebook-Foto aktualisieren.

Social Media Tipp 7: Verwenden Sie “if this, then that um Zeit zu sparen” Klick um zu Tweeten

Social Media Tipp 8: Gesteuerte Nutzung von Inhalten über mehrere soziale Netzwerke hinweg

Mit dem Einsatz von Buffer können Sie interessante Inhalte automatisch zu einer im Vorfeld festgelegten, optimierten Zeit in ausgewählten Netzwerken teilen. Auf diese Art und Weise sparen Sie wertvolle Zeit und müssen gleiche Inhalte nicht in jedem einzelnen Netzwerk teilen. Ein tolles Tool um Effizienz und Produktivität zu steigern.

Social Media Tipp 9: Nutzen Sie „Reddit“

Reddit ist eine unglaubliche Ressource, die zu wenig genutzt und häufig falsch verstanden wird. Auf der „Die Titelseite des Internet“ hat Reddit tausende verschiedene Branchen mit den passenden Inhalten. Mit einem Posting auf Reddit erhalten Sie ehrliche und ungefilterte Feedbacks zu Ihren geposteten Inhalten.

Social Media Tipp 10: Optimieren Sie relevante Tags

Mit den richtigen Tags können Sie die Verteilung Ihrer Inhalte in den sozialen Netzwerken besser steuern. Die Nutzer haben so die Möglichkeit Ihre Beiträge auch zu finden und entsprechend weiterzuteilen. Der richtige Tag kann darüber entscheiden, ob 10 der 10.000 User Ihren Beitrag lesen.

Social Media Tipp 11 (Extra Tipp) : Nutzen Sie die passenden Werkzeuge

Die passenden Werkzeuge unterstützen Sie dabei, Ihre Social-Media Arbeit effizient zu gestalten. Setzen Sie auf Hootsuite, AgoraPulse, Schedugram, ManageFlitter oder SocialOomph. Dabei handelt es sich um mächtige Tools, die Ihre Produktivität garantiert steigern.

Extra Tipp Nummer 12 von Guy Kawasaki: Wiederholen Sie Ihre Tweets

Guy Kawasaki, Evangelist bei Canva, wiederholt seine tweets regelmässig und er ist dafür kritisiert worden. Laut seinen Angaben haben aber, statistisch gesehen, alle seine Tweets die gleiche Menge an Besucherzahlen. Er ergumentiert, und er würde somit 75% der Besucher verlieren.

Die 8 größten Fehler von Projektmanagern

Projektmanagement wird von vielen unterschiedlichen Faktoren beeinflusst: Projektanforderungen, Akteure, Risiken, Teammitglieder, gute und schlechte Nachrichten, Budgets etc. die Einfluss auf den Verlauf eines Projektes nehmen. Diverse Einflussgrößen sorgen dafür, dass in einem Projekt immer etwas schief gehen kann. Die gute Nachricht ist aber, dass Fehler zum Lernprozess dazugehören und es gut ist, wenn Sie als Projektmanager wissen, wann Dinge schief laufen, wie Sie reagieren und wie Sie mit Fehlern umgehen.

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1. Wichtige Akteure außer Acht lassen

Ein Projekt ist immer eine Gruppenarbeit und kann nur dann erfolgreich abgeschlossen werden, wenn alle Beteiligten und deren Interessen berücksichtigt werden. Einer der schlimmsten Fehler eines Projektmanagers ist es: nicht alle Beteiligten zu identifizieren, die das Projekt beeinflussen. Wenn Sie nicht die Interessen aller wichtigen Akteure berücksichtigen, kann dies zur Unterhöhlung des gesamten Projekts und zum endgültigen Scheitern führen.

2. Projektanforderungen nicht 100-prozentig kennen

Projekte werden über die ursprüngliche Idee in die Realität umgesetzt. En Projektmanager wird ein Projekt nicht erfolgreich abschließen, wenn er das Ergebnis nicht mit der ursprünglichen Idee vergleichen kann. Die Anforderungen eines Projektes sollten von Beginn an klar definiert sein und als zentrales Element der Projektarbeit gelten. Wenn Sie nicht wissen, wohin die Reise gehen soll, werden Sie auch keinen Weg finden, der dort hinführt.

3. Risikomanagement nicht ernst nehmen

Ein großer Fehler von Projektmanagern ist es, dass sie das Risikomanagement nicht ernst nehmen. Wenn Ihr Projekt an einen sensiblen Punkt angelangt, sollten Sie mit Ihrem Team bereits im Vorfeld geklärt haben, wie Sie vorgehen. Am besten erstellen Sie gemeinsam mit Ihrem Projektteam eine Liste mit möglichen Hindernissen und Risiken, die während Ihres Projektes auftreten können, sowie einen kleinen Aktionsplan, wie Sie im Falle des Eintritts reagieren. Weisen Sie die Bearbeitung eines bestimmten Risikos einem ausgewählten Teammitglied zu. So weiß im Ernstfall jeder Akteur, welche Rolle auf ihn zukommt und welche Aufgaben er für eine schnelle Reaktion übernehmen muss. Mit dem passenden Risikomanagement sind Sie bestes vorbereitet und können entspannt durch die Planungs- und Ausführungsphase des Projekts leiten.

4. Aus Erfahrungen nichts lernen

Im Eifer des Gefechts, wenn das Projektteam versucht den Zeitplan zu halten, Umfang und Budget des Projekts nicht zu sprengen etc. vergessen viele, Lehren aus den bereits gesammelten Erfahrungen während des Projekts zu ziehen. Häufig werden die gesammelten Erfahrungen erst am Ende eines Projektes zusammengetragen – deutlich zu spät. Mit Hilfe von regelmäßigen Meetings können Projektteams bereits während der Durchführungsphasen immer wieder Erfahrungen austauschen und so eventuelle Fehler rechtzeitig erkennen, beheben und somit zum Erfolg des Projekts beitragen.

5. Keine Zeit in die Zusammenstellung des passenden Teams investieren

Es gab eine Zeit in der Teammitglieder für die Arbeit in einem Projekt lediglich anhand ihres Lebenslaufs und ihrer Berufserfahrung ausgewählt wurden. Heute sind neben den reinen Fachkenntnissen auch Soft Skills gefragt. Eignet sich die ausgewählte Person für die Arbeit im Team? Welche Aufgaben kann diese Person im Team übernehmen und passt sie zu den anderen Teammitgliedern? Projektmanager, die diese Fragen ernst nehmen, schaffen einen methodischen und sicheren Umgang bei der Suche nach den geeigneten Kandidaten für die Projektarbeit. Ganz nebenbei arbeiten die Teammitglieder anschließend deutlich zufriedener und sind mit Eifer bei der Sache.

6. Schlechte Nachrichten für sich behalten

Hand aufs Herz: wir alle haben die Tendenz, schlechte Nachrichten lieber für uns zu behalten. Oft behandeln wir schlechte Nachrichten getreu dem Motto, „Warum sollen sich alle über das eine kleine Problem Sorgen machen?“ Dieser Ansatz funktioniert allerdings nur, wenn Sie in einem Projekt allein sind, aber nicht wenn ein ganzes Team beteiligt ist. Alle Teammitglieder arbeiten an unterschiedlichen Aufgaben und Arbeitspaketen unter der Annahme, dass alles nach Plan läuft. Ihr „kleines Problem“ könnte eine entscheidende Rolle bei der Arbeit einiger anderer Teammitglieder spielen, die sie selbst gar nicht vorhersagen können. Auch könnte dieses Problem im Risikoregister als ein potenzielles Problem aufgelistet sein und Sie sind sich dessen vielleicht nicht bewusst. Eine klare und transparente Kommunikation, auch von schlechten Nachrichten, ist im Projektmanagement das A und O.

7. Mit den falschen Tools arbeiten

Projekte generieren Tonnen von Dokumenten: sie erfordern Treffen, den Austausch von Informationen, die Planung von Änderungen, das Aufzeichnen von Aktivitäten u. v. m. Wenn Sie mit den falschen Werkzeugen arbeiten, stürzen Sie ein Projekt schnell ins absolute Chaos. Aber auch, wenn Sie passende Tools verwenden, die nicht im Gesamtprojekt integriert sind, wird ein effizientes Arbeiten unmöglich. Stellen Sie sicher, dass mit geeigneten Werkzeugen arbeiten, die alle Mitarbeiter und deren Arbeit integrieren und die es ermöglichen, dass das Team einfach miteinander arbeiten kann. Informationen und Aufzeichnungen werden so optimal aufbewahrt und von allen Akteuren auch gefunden.

8. Nicht kommunizieren

Der Erfolg eines gesamten Projekts steht und fällt mit der Kommunikation. Alle bereits benannten Punkte drehen sich um das Kernthema Kommunikation. Nur wenn Sie offen und klar kommunizieren, werden Sie die Interessen aller Akteure kennenlernen, das passende Projektteam zusammenstellen, ein zuverlässiges Risikomanagement durchführen, Probleme lösen, die passenden Werkzeuge einsetzen etc. Kommunikation lässt sich jeden Tag bei der Arbeit lernen, leben und verbessern. Setzen Sie auf Kommunikation und Sie werden sehen, dass das Projektmanagement deutlich besser von der Hand geht.

Wie Sie mit „Snapchat“ Ihre Marketingstrategie optimieren

Sie möchten gern wissen, wie Sie Snapchat einsetzen können, um mit Ihrer Zielgruppe in Verbindung zu treten? Dann befinden Sie sich in guter Gesellschaft, denn Snapchat hat täglich 100 Millionen aktive Nutzer und eine große Anzahl an Unternehmen sucht nach den passenden Vermarktungsansätzen, um genau diese Nutzer über die Social-Media-App zu erreichen.

Vielleicht haben Sie selbst noch nie zuvor Snapchat verwendet und sind sich unsicher, wo Sie anfangen sollen. Wenn dies der Fall ist, lesen Sie in folgendem Beitrag, wie Sie mit einfachen Möglichkeiten Snapachat zu Ihrem Social-Media-Marketing-Mix hinzuzufügen.

1. Vorschau auf neue Produkte

Geben Sie Ihrer Zielgruppe via Snapchat eine Vorschau auf neue Produkte. Dies ist eine einfache, aber höchst effektive Methode die Vorfreude auf den Produkt-Release-Termin aufzubauen. Aber Vorsicht: Stellen Sie sicher, dass Ihr Vorgehen nicht zu aufdringlich wirkt. Nutzen Sie Snapchat um mehr von Ihrer Persönlichkeit zu zeigen und geben Sie Ihrer Zielgruppe das Gefühl, dass Sie ein vertrauter Freund sein, kein plumper Verkäufer.

2. Exklusive Promo-Codes

Sie wollen eine treue Fangemeinde auf Snapchat aufbauen? Dann müssen Sie den Menschen einen Grund geben, um Ihnen zu folgen. Verteilen Sie nur via Snapchat exklusive Promo-Codes mit satten Rabatten oder anderen exklusiven Vorteilen.

Beispiel Amazon: Amazon Deals mit Snapchat! http://www.amazon.com/gp/socialmedia/snapchat

Nutzen Sie Ihre anderen Social-Media-Konten, um auf Ihren Snapchat Channel und die dort exklusiven Vorteile aufmerksam zu machen. Sie werden schnell bemerken, wie die Nutzerzahlen auf Snapchat in die Höhe schnellen

3. Blick „hinter die Kulissen“

Lassen Sie Ihre Zielgruppe hinter die Kulissen Ihres Unternehmens schauen. Snapchat ist ein ideales Werkzeug, um die persönliche Seite Ihrer Marke zu repräsentieren. Geben Sie Einblicke in Ihren Produktionsprozess, veröffentlichen Sie Mitarbeiter Interviews, bieten Sie virtuelle Office-Touren… Ihrer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Denken Sie darüber nach, was Ihre Zielgruppe am meisten interessieren könnte und bieten Sie außergewöhnliche Einblicke. Ihre Nutzer werden es Ihnen danken

4. Zusammenarbeit mit Infuencern

Suchen Sie sich einen Snapchat Nutzer, der über eine große Fangemeinde verfügt. Fragen Sie bei diesem Nutzer an, ob er Interesse an einer Zusammenarbeit hat und über Ihre Produkte etc. berichten möchte. Stellen Sie aber im Vorfeld sicher, dass die Fangemeinde auch möglichst viele potentielle Interessenten für Ihre Inhalte besitzt.

5. Fragen stellen

Interagieren Sie mit Ihren Lesern, indem Sie Fragen stellen. So verbessern Sie die Beziehung zu Ihrem Publikum und haben ganz nebenbei die Möglichkeit an wertvolle Informationen zu gelangen. Freuen Sie sich auf zahlreiche Antworten und Meinungen. Ihre Reichweite wird sich automatisch vergrößern.

4 kreative Wege, um Aufgaben zu erledigen und nicht länger vor sich herzuschieben

„Morgen, morgen nur nicht heute …“ Je mehr Abneigung wir in Bezug auf eine Arbeit verspüren, desto eher neigen wir dazu sie vor uns herzuschieben. Wir alle tun es, aber wichtige Aufgaben vor sich herzuschieben bedeutet nichts Gutes. Denn sobald wir den Kopf in den Sand stecken, wird sich der Berg an unvollendeten Aufgaben nur weiter vergrößern. Was also können Sie tun, um sich selbst zu motivieren Ihre Arbeit noch heute zu erledigen und sich gut dabei zu fühlen?

Programmieren Sie Ihr Gehirn neu und nutzen Sie die folgenden kreativen Wege, um auch unliebsame Arbeiten ohne Aufschub zu erledigen

Aufmunternde Selbstgespräche

Aufmunternde Worte können wir im Grunde immer gebrauchen, nur leider ist selten gerade jemand in der Nähe, wenn Sie sie wirklich brauchen können. Fangen Sie an im Geiste aufmunternde Selbstgespräche zu führen. Konzentrieren Sie sich in Ihrem internen Dialog auf die positiven Seiten. Vermeiden Sie Sätze wie „Ich muss das tun“ oder „Ich sollte das tun.“ Diese Art von Wörtern bedeutet nur, dass Sie keine andere Wahl haben. Ändern Sie Ihren internen Wortschatz „Ich erledige die Aufgabe heute, dann bleibt mir für den Rest des Tages ein freier Kopf oder Zeit für XY…“ Sie werden sehen, wie sich automatisch auch Ihre interne Haltung positiv verändert. Ergreifen Sie selbst die Initiative und schmieden Sie Ihren eigenen positiven Weg.

Kleine Schritt machen

Allein der Gedanke an eine komplexe, unliebsame Aufgabe kann lähmend sein. Entscheiden Sie sich dazu etwas Winziges zu tun, um dem erfolgreichen Abschluss der Aufgabe etwas näher zu kommen. Erstellen Sie sich dazu eine kleine To-Do-Liste mit Teilaufgaben. Gehen Sie dann einen ersten kleinen Schritt. Schreiben Sie eine E-Mail an einen Ansprechpartner, führen Sie ein erstes Telefonat etc. und überwinden Sie somit die ablehnende Haltung.

Engagement belohnen

Manchmal reicht es schon aus, wenn Sie sich einen kleinen Anreiz oder eine Belohnung gönnen, wenn Sie noch heute mit der Aufgabe beginnen. Dieser Anreiz kann ganz unterschiedlich aussehen: „Wenn ich heute 1 Stunde an der Erledigung der Aufgabe arbeite, habe ich heute Abend den Kopf frei, um mit Freunden ins Kino gehen zu können …“ Legen Sie sich einen Zeitplan fest, sobald Sie eine Etappe erreicht haben, kontaktieren Sie beispielsweise jene Freunde, mit denen Sie den Abend verbringen wollen.

Zukunft visualisieren

Führen Sie sich vor Augen, wo Sie mit der Erfüllung bestimmter Aufgaben morgen, nächste Woche oder nächstes Jahr stehen werden. Was wird Ihnen alles möglich sein, wenn Sie in der Gegenwart an einer Aufgabe arbeiten. Schreibe Sie eine Nachricht an Ihre eigene Zukunft z. B. über futureme.org und erklären Sie Ihre aktuellen Aktionen und was Sie in der Zukunft alles erreichen werden. Das kostenlose Portal Futureme.org bietet Nutzern die Gelegenheit, an sich selbst E-Mails in die Zukunft zu schreiben. Bis zu 30 Jahre im Voraus können sich die Nutzer aus der Gegenwart in der Zukunft an eigene gute Vorsätze erinnern.

8 Tipps für erfolgreiches IT-Projektmanagement

Die IT sorgt für die Unterstützung der unterschiedlichsten Unternehmensprozesse. Aber woran erkennen Sie ein erfolgreiches IT-Projekt? Welche Faktoren sind in der IT für ein effizientes Projektmanagement entscheidend? Wie werden die Anwenderanforderungen erfüllt, die Termine oder Budgets sowie die hohe Anforderungen an Qualität und Sicherheit gehalten?

Verschiedene Anbieter wie das PMI (Project Management Institute) oder die GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement) sind bekannt dafür, dass sie beständig an optimalen Methoden für ein effizientes Projektmanagement arbeiten. Für IT-Projekte sind Projektmanagement-Methoden entscheidend, die sowohl Management als auch Anwender und Teammitglieder des Projekts zufriedenstellen und letztendlich das IT-Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss führen. Im schnelllebigen IT-Zeitalter ist darüber hinaus ein zuverlässiges Veränderungsmanagement notwendig.

1. Projektauftrag präzisieren

Im Rahmen des Projektauftrages werden alle Ziele sowie Budgets dokumentiert. Der Projektauftrag dient nach Projektabschluss als Basis für die Überprüfung der erreichten Ziele. Entscheidend ist dabei, dass alle vom IT-Projekt betroffenen Mitarbeiter frühzeitig ins Boot geholt werden. Finden Sie bereits zu Beginn des IT-Projektes heraus, was sich die einzelnen Interessensgruppen von dem Projekt versprechen. Teilen Sie die Projektplanung nach Rollen auf, was erhoffen sich Mitarbeiter und Management vom IT-Projekt?

2. Teilaufgaben definieren

IT-Projekte sind meist umfassend. Aufgrund der komplexen Aufgaben verliert sich schnell der Blick für die einzelnen Teilaufgaben. Konkretisieren Sie bereits zu Beginn des Projektes nicht nur komplexe Aufgaben, sondern brechen Sie diese auch auf alle Teilaufgaben herunter. Dieses Vorgehen hat gleich zwei Vorteile. Zum einen können die unterschiedlichen Interessensgruppen schnell erste Projektergebnisse erkennen, zum anderen können Sie als Projektmanager gezielt konkrete Teilaufgaben an ausgewählte Mitarbeiter delegieren.

3. Projektteam minimieren

„Viele Köche verderben den Brei …“ Gleiches gilt auch für den Aufwand für die einzelnen Abstimmungsprozesse in zu großen Projektteams. Mit einem kleinen Kernteam lassen sich wichtige Schritte schneller umsetzen. Legen Sie bereits zu Beginn des Projekts fest, bei wem welche Verantwortlichkeiten und Entscheidungskompetenzen liegen und sorgen Sie für eine offene Kommunikation. Setzen Sie vor jedem Projektmeeting eine Agenda auf. Mit dem Leitfaden der Agenda und einem Gesprächsprotoll zu jedem Meeting führen Sie sicher durch die Projektbesprechung und halten alle beschlossenen Inhalte schriftlich fest.

4. Änderungswünsche berücksichtigen

„Nichts ist so stetig wie der Wandel.“ Oft kommt es bereits im Laufe eines IT-Projekts zu Change Requests – Änderungswünschen oder notwendigen Anpassungen. Als Projektmanager sollten Sie diese Wünsche und Anforderungen entsprechend ernst nehmen und auf ihren Sinn, aber auch im Rahmen des Zeitplans und auf zusätzlich entstehende Kosten hin prüfen. Dabei sollte der Change- Requests-Prozess klar definiert sein. Gerade im Rahmen von hochkomplexen IT-Projekten kann ein eigens dafür ernannter Systemarchitekt im IT-Projekt die Änderungsprozesse und deren Auswirkung auf das Gesamtprojekt überwachen.

5. Abnahmeprozess steuern

Klären Sie bereits am Anfang eines Projekts, wie der Abnahmeprozess geregelt ist. Abschlussvoraussetzungen, Zeitfenster, Entscheidungsträger etc. sollten für die jeweilige Abnahmestufe im Vorfeld klar definiert sein.

6. Kommunikation widmen

Eine Kernaufgabe im Projektmanagement ist die Kommunikation. Hierzu gehört es auch, dass der Projektmanager das Projektteam motiviert, möglichst früh Missstimmungen erkennt und ihnen entgegenwirkt sowie für einen starken Zusammenhalt und das „Wir“-Gefühl im IT-Projekt sorgt. Nur wer aktiv und offen kommuniziert, kann auch ein effizientes Risikomanagement betreiben. Mit den notwendigen Informationen können Sie als Projektmanager umgehend auf Risiken reagieren und entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten.

7. Anwender abholen

Nichts ist schlimmer in einem Unternehmen, als Mitarbeiter, die das Ergebnis des IT-Projektes nicht nutzen wollen. Der Erfolg des IT-Projektes steht und fällt mit der Zufriedenheit der Anwender. Nehmen Sie Ängste der Mitarbeiter vor ungewohnten und mit Einarbeitungsaufwand verbundenen IT-Anwendungen ernst. Planen Sie auch nach der Durchführung des IT-Projekts Zeiten ein, in denen Sie Anwender bei der Umstellung aktiv begleiten.

8. Projektübergabe sichern

Zum Abschluss des IT-Projekts gehört die begleitete und dokumentierte Übergabe ins Unternehmen. Nur so können Sie als Projektleiter das IT-Projekt abschließen, um sich anschließend neuen Projekten zu widmen.

12 Wege, um die Produktivität zu steigern

Die Zeit scheint ständig knapp, umso wichtiger ist es, dass Sie Ihren Tag so effizient wie möglich gestalten. Die Produktivität lässt sich nicht sofort, sondern am besten Schritt für Schritt steigern. Mit den folgenden 12 Tipps werden Sie garantiert produktiver.

1. Frühes Aufstehen

Auch wenn es schwer fällt, die frühen Morgenstunden sind der optimale Zeitpunkt, um effizient zu arbeiten. Wenn Sie morgens vor Ihren Kollegen im Büro sind, finden Sie wertvolle Zeit, um sich in Ruhe und vor allem ohne Störungen Ihrer Arbeit zu widmen. Weiterer Vorteil: Sie haben bereits am Vormittag einen großen Teil Ihrer Arbeit geschafft – diese Tatsache ist täglich eine neue Motivation.

2. Ausreichend schlafen

Wer früh auf den Beinen sein will, muss nachts zu ausreichend Schlaf kommen und somit zeitiger schlafen gehen. Nur wenn Sie ausgeschlafen sind, können Sie wirklich produktiv sein. Für Ihre Produktivität ist auch die Qualität Ihres Schlafs entscheidend. Sorgen Sie für eine erholsame Schlafatmosphäre.

3. Sport am Morgen

… vertreibt Kummer und Sorgen – und bringt ganz nebenbei Ihren Kreislauf in Schwung. Bereits 15 Minuten Morgensport genügen, um aktiv und mit viel Energie in den Tag zu starten. Regelmäßiger Sport ist der ideale Ausgleich für Büroarbeit und unterstützt Sie dabei, die Zeit am Schreibtisch effizient nutzen zu können.

4. Unliebsame Aufgaben zuerst

Nicht immer leicht, aber wenn Sie bereits am Morgen die schwierigsten Aufgaben erledigen, fällt automatisch im Laufe des Tages der Leistungsdruck von Ihnen ab. Dinge, die Sie aufschieben, hemmen systematisch Ihre Produktivität.

5. Pausen gönnen

Nach einer produktiven Phase sollten Sie Ihrem Körper und Geist eine Ruhepause gönnen. Nehmen Sie ein paar Atemzüge an der frischen Luft oder genießen Sie eine leckere Mahlzeit. Belohnen Sie sich selbst dafür, dass Sie heute bereits so viel geleistet haben.

6. Genauer Zeitplan

Planen Sie Ihren bevorstehenden Tag möglichst detailliert. Sehr erfolgreiche Menschen planen häufig nicht in Stunden, sondern in Minuten. So haben Sie steht’s im Blick, wie hoch der Zeitaufwand für die einzelnen Aufgaben ist und an welchen Stellen Zeitfresser Ihre Produktivität hemmen.

7. Musik motiviert

Nutzen Sie für bestimmte Aufgaben eine musikalische Untermalung, insbesondere wenn Sie körperlich tätig werden. Ihre Lieblingsmusik wirkt motivierend und hilft Ihnen dabei, selbst unliebsame Aufgaben zügig zu erledigen.

8. Powernapping machen

Tagsüber schlafen? Ja, warum denn nicht. 20 Minuten Schlaf geben dem Körper neue Energie und Sie holen mit dem Kurzzeitschlaf garantiert die Zeit produktiv wieder bei der Arbeit raus, in der Sie vorher geschlafen haben.

9. Aufgabe vorzeitig erledigen

Erledigen Sie eine Aufgabe einige Zeit vor der eigentlichen Deadline. Sie werden merken wie gut das Ihrer Produktivität tut, denn die Motivation die Sie daraus generieren, gibt viel Kraft für neue Aufgaben.

10. Motivatoren nutzen

Umgeben Sie sich bewusst mit Menschen, die Ihnen gut tun und die Sie motivieren. Die positive Energie dieser Motivatoren überträgt sich automatisch auf Sie und steigert Ihre Produktivität. Meiden Sie hingegen Menschen, die Ihnen Energie rauben oder Ihre Zeit fressen, denn diese Kraft benötigen Sie selbst für sich, um produktiv zu sein.

11. Postfach seltener checken

Ein echter Produktivitätskiller sind offene Postfächer, die Sie permanent über neue Nachrichten informieren. Diese ständigen kleinen Ablenkungen stören Ihre Produktivität. Prüfen Sie lieber dreimal am Tag Ihren Posteingang und nehmen Sie sich dann auch entsprechend Zeit, die Mails zu beantworten.

12. „Nein“ sagen

Das kleine Wörtchen „Nein“ richtig eingesetzt, steigert Ihre Produktivität um ein Vielfaches. Sie werden nicht Opfer von Aufgaben, die eigentlich gar nicht für Sie vorgesehen waren und können sich auf das konzentrieren, was wirklich auf Ihrer Prioritätenliste steht.