Chaque responsable de projet doit avoir des connaissances et un savoir faire technique ou technologique. Pour mener à bien un projet complexe, il est évident que des connaissances sur les rouages essentiels de la technologie mise en oeuvre sont fondamentales pour piloter un projet et savoir réagir à temps ou donner de nouvelles directions. Mais cela ne suffit pas. Ou en tout cas, cela ne suffit pas à faire un bon responsable du projet. Il y a des qualités essentielles qui sont absolument nécessaires à ce profil et qui ne sont pas du registre de la technique mais plutôt des qualités humaines, de savoir être et de psychologie. Voyons donc parmi celles-ci, les 9 qualités non techniques dont chaque responsable de projet a besoin.
Être organisé
Pour organiser, vous devez être organisé ! Il y a beaucoup d’éléments mobiles dans les projets et voilà pourquoi les organisations ont besoin de gestionnaires de projet qui ne soient pas noyés à la première occasion. Garder la trace de la multitude de tâches, des questions, des décisions, des plans d’action, et des jalons, tandis que les ressources fluctuent, est une compétence que les bons gestionnaires de projet doivent avoir. De plus, c’est très souvent une qualité qui irradie dans vos équipes. Votre organisation et le système d’organisation que vous mettez en place se répand par capillarité dans vos équipes (à plus ou moins d’intensité selon la taille de l’équipe). Mais à l’inverse un chef de projet désorganisé sème rapidement la pagaille dans son équipe projet : une qualité qui est donc critique !
Être à l’écoute
L’écoute est la clé de l’apprentissage et du dialogue avec vos clients et votre équipe. L’écoute vous permet de poser les bonnes questions pour apprendre à connaître votre client et ses besoins, ce qui est crucial lors de l’élaboration d’un cadre et d’un plan pour un projet. C’est aussi une qualité essentielle du management d’équipe. Ecouter c’est être attentif aux attentes des membres de votre équipe, détecter les non-dits et être réceptif à la critique constructive, voire à l’alerte lorsque des dérapages sont possibles.
Avoir le sens du détail
Le proverbe dit que le diable se niche dans le détails. Pour un projet complexe c’est souvent vrai. Dans ce sens où les problèmes graves commencent souvent comme des soucis bénins. Mais comme un projet complexe est un écheveau d’actions imbriquées, le moindre dérapage peut avoir des conséquences néfastes à terme. Avoir le sens du détail signifie que le chef de projet ne doit pas seulement survoler les choses, mais être attentif au moindre souci. C’est néanmoins une qualité qui ne doit pas prendre le pas sur les autres. Un chef de projet ne doit pas se perdre dans les moindres détails et doit conserver une certaine hauteur de vue mais l’attention au détail a tout de même sa place parmi les qualités non techniques dont chaque responsable de projet a besoin.
Anticiper les problèmes
Les meilleurs gestionnaires de projets doivent toujours voir un peu plus loin : prévoir les trois étapes suivantes ou les 3 prochaines semaines. Ils sont comme un bon joueur d’échec qui doit “voir” quelques coups à l’avance. Cette faculté d’anticipation est bien évidemment liée à l’expérience et aux problèmes déjà rencontrés par le passé sur d’autres projets. Mais c’est aussi un état d’esprit. Sans être anxieux de demain, le gestionnaire de projet doit toujours être en alerte et au moins, avoir des alternatives toutes prêtes en cas de certains problèmes. L’anticipation n’est pas la crainte des problèmes éventuels mais au contraire la préparation permanente de solutions de rechanges et c’est une qualité non technique nécessaire à chaque responsable de projet.
Être proactif
Les gestionnaires de projet doivent être proactifs. Ce mot est souvent jeté en pâture dans les livres de management sans être réellement expliqué mais c’est une compétence essentielle pour les responsables de projet et ceux qui pilotent de larges équipes.
Les gestionnaires de projet doivent avoir de l’initiative, être demandeur d’informations, de mise à jour de reporting, de vérifications budgétaires, etc. Le pire est le responsable de projet, complaisant avec les dérives, sans initiative,… qui sait que le projet dérape mais n’agit pas . Au lieu de cela, une équipe a besoin d’être stimulée et de sentir une forme de “pression” ou au moins ressentir l’incitation à l’action en provenance du chef.
Initiative et motivation de l'équipe sont au coeur de l’action d’un bon responsable de projet ! Click To TweetÊtre un communicant efficace
La plupart des projets sont complexes, et la capacité de communiquer avec les différents publics et les membres de l’équipe est impératif pour la réussite de ceux-ci.
Une communication claire et cohérente est essentielle pour véhiculer les objectifs , motiver ses troupes et donner un cap. Communiquer efficacement signifie savoir faire passer un message et s’assurer d’être compris par tous en adaptant son contenu à son auditoire.
Savoir déléguer
Les bons gestionnaires de projet savent qu’ils ne peuvent pas tout faire eux mêmes. Pour bien déléguer des missions aux autres, il faut non seulement connaître les points forts des membres de son équipe, ainsi que leurs charges de travail, mais aussi y être prêt mentalement. Accepter les erreurs éventuelles et ne pas oublier que toute délégation implique de l’aide et du contrôle. Déléguer n’est pas passer la patate chaude à quelqu’un d’autre mais au contraire, lui confier une problématique car on sait qu’il est capable de la régler et s’assurer au fil du temps qu’il le fait et en a les moyens.
Être flexible
Piloter un projet demande de la flexibilité. Les exigences clients peuvent évoluer vite, les ressources dont vous disposez aussi, et le déroulement d’un projet demande inévitablement une bonne capacité d’adaptation. Mais la flexibilité est aussi importante d’un projet à un autre. Les périmètres ne sont pas les mêmes, les enjeux aussi. De plus, bien souvent un chef de projet manage plusieurs projets en même temps, à des stades d’avancement différents. Jongler de l’un à l’autre demande une bonne dose de souplesse intellectuelle et des nerfs !
Être zen
Un projet sans encombre… n’existe pas. Ou en tout cas c’est rare ! Un bon responsable de projet devra être calme dans la tempête . Sa panique peut être contagieuse à son équipe et à ses clients ! Être calme ne signifiera pas ne pas réagir, ni ne pas ressentir d’émotions, mais tout simplement les contrôler, les canaliser, relativiser et les transformer en énergie pour abattre des montagnes !
Ce profil idéal du responsable de projet pourrait être intimidant pour ceux qui débutent dans la fonction. Cela reste essentiellement l’esquisse d’un tableau parfait et chaque personne a ses propres compétences et ses qualités plus ou moins développées. Néanmoins ces 9 qualités non techniques dont chaque responsable de projet a besoin doivent être travaillées : elle doivent faire partie d’un plan de développement personnel. Et au fil de l’expérience et des projets accumulés, un bon manager va capitaliser ses acquis et développer ce savoir faire indispensable pour mener à bien des grandes oeuvres!
Mais peut être que vous avez identifié d’autres qualités nécessaires à la conduite de projet ? Donnez nous votre avis et partagez votre expérience dans la zone de commentaires qui suit.
