La productivité mesure la quantité de travail réalisée en une période donnée.
Plus une personne arrive à accomplir de tâches durant cette période, plus elle est productive. Afin de gagner en productivité, savoir bien gérer votre temps de travail est essentiel. Nous avons tous nos moments de faiblesse, mais cela ne doit en aucun cas affecter notre productivité globale. Comment s’assurer que ce soit bien le cas ?
Établir une stratégie efficace de gestion du temps nécessite que vous vous connaissiez bien. Vous devez comprendre votre mode de fonctionnement, si vous êtes bien organisé, discipliné. Il faut aussi que vous sachiez quelles méthodes de gestion du temps ont le plus d’impact sur vous, rapport à votre personnalité.
Vous trouverez ici des conseils pour bien gérer votre temps de travail et ainsi exploiter tout votre potentiel.
Comment occupez vous votre temps ?
Une fois décidé à tirer profit au maximum de votre temps et gagner en productivité, vous devez vous rendre compte de la façon dont vous occupez votre temps. Pendant une semaine ou deux, tenez un journal. Inscrivez-y tout ce que vous accomplissez toutes les 15 minutes. Cela vous donnera une idée précise du travail réalisé en une journée, une semaine, ainsi que des informations précieuses telles que :
- Le moment de la journée où vous êtes le plus productif
- Ce qui vous prend le plus de temps (vie de famille, travail, sport, autres loisirs)
- Les tâches et activités qui vous prennent le plus de temps au travail
- Vos éventuelles sources de distraction
- Si vous utilisez bien votre temps pour réaliser les tâches importantes en priorité
Bien définir les priorités
En vous basant sur votre journal vous pouvez désormais identifier les tâches les plus importantes. Placez les en haut de la liste de vos priorités. Pour vous aider, divisez ces tâches en 3 catégories selon leur degré de priorité :
- Urgent
- Important
- Secondaire
Une bonne façon de bien gérer son temps de travail est de consacrer moins de temps sur les tâches les moins importantes pour pouvoir se concentrer sur celles qui le sont avant qu’elles ne deviennent urgentes.
Ne pas agir dans l’urgence vous préviendra ainsi du stress, ce qui n’est pas négligeable.
Faites vous un emploi du temps
Bien planifier votre journée dans un emploi du temps vous aidera à rester organisé. Click To TweetBien planifier votre journée dans un emploi du temps vous aidera à rester organisé. Certains préfèrent le faire le soir pour le lendemain, d’autres très tôt le matin. A vous de voir ce qui vous convient le mieux.
Dans cet emploi du temps, attribuez les tâches prioritaires aux plages de la journée où vous êtes le plus efficace, puis répartissez les autres tâches ensuite. Suivant la même logique, allégez au maximum les périodes de la journée où vous vous savez le moins efficace. Inscrivez bien toutes les tâches à réaliser dans votre emploi du temps dès le départ, remettre cela à plus tard ne contribuerait qu’à vous désorganiser.
Il existe une quantité de types d’emploi du temps, avec des fonctionnalités différentes. Essayez en plusieurs et choisissez celui qui vous va le mieux. Personnellement, j’utilise toujours une version papier en plus de mon emploi du temps électronique, rédiger de façon manuscrite m’aide à l’avoir toujours en tête. Par contre si vous procédez ainsi, assurez vous que vos deux formats d’emploi du temps contiennent les mêmes informations.
Soyez organisé
Votre de poste de travail, doit être adapté à vos besoins, disposer de tout le matériel nécessaire et être parfaitement ergonomique. N’hésitez pas à vous débarrasser du matériel superflu qui vous encombre. Tout doit être fait pour que vous gagniez le plus de temps possible, être plus productif (vous vous rappelez?). Un espace de travail optimisé, vous donne toutes les chances de réussir.
Fuyez les distractions
Maintenant que vous êtes bien prêt, vos forces et faiblesses connues, votre emploi du temps rempli, et votre poste de travail opérationnel ; il reste un dernier point à régler. Identifier et éviter les sources de distractions qui vous entourent. Cela peut être votre addiction à votre compte Facebook, à Free Cell, consulter les côtes d’un site de pari en ligne ou tout simplement les récits des week-ends de votre collègue. Toute activité chronophage est à bannir !
Basez vous une fois de plus sur le journal que vous avez établi, et repérez-y toutes ces petites choses qui vous font perdre du temps. Adoptez en fonction les solutions appropriées pour ne plus laisser ces distractions empiéter sur votre temps de travail, principalement sur vos temps forts. Imposez vous des limites.
Suivez ces conseils, à moins que vous ne soyez déjà parfaitement organisé, et vous gagnerez considérablement en productivité. Sachez bien gérer votre temps de travail, pensez bien à votre organisation et vous serez plus efficaces que jamais.
Avez-vous des astuces particulières pour bien gérer votre temps de travail et gagner en productivité ? N’hésitez pas à les publier dans la section commentaires ci-dessous.
