Si vous vous êtes arrêté sur cet article, il y a de fortes chances que vous soyez chef de projet. Que vous soyez un chef de projet chevronné ou que vous vous lanciez dans la grande aventure de la gestion de projet, voici pour vous une liste de 10 choses à savoir pour ne pas s’y perdre et atteindre ses objectifs à coup sûr. Donc lisez attentivement et gardez bien ces principes simples en tête, qui vous accompagneront tout au long de votre carrière.
1. Soyez un bon communicant
C’est la base ! Vous ne pourrez passer à côté et pourtant c’est loin d’être évident.
Certaines personnes sont naturellement douées pour ça – du coup aucun problème – mais si ce n’est pas votre cas, il faudra sérieusement vous y mettre car c’est bien la clé de voûte de votre travail. Et les champs d’applications ne manquent pas ! Comprenez par-là communication au sens large : savoir prendre la parole publiquement – que ce soit devant vos collaborateurs, supérieurs hiérarchiques ou clients, maîtriser les différents outils de communication – le mail c’est bien mais ils existent parfois d’autres solutions plus performantes et mieux adaptées. Pour résumer, il vous incombe que les informations utiles soient diffusées clairement et arrivent systématiquement auprès des différentes parties concernées et la réussite de votre projet en dépend.
2. Maîtrisez les autres bases indispensables
D’accord, techniquement vous maîtrisez complètement votre sujet, mais le rôle de chef de projet induit de disposer d’autres qualités générales propres à tout projet, quel que soit le domaine concerné. Être un très bon technicien, même un des meilleurs ne vous garantit aucunement de ne pas vous planter.
Outre la communication mentionnée plus haut, avez-vous des bases solides en relation clientèle, gestion, négociation, management et prise de décision ? Si ce n’est pas le cas, documentez-vous, cherchez sur le web des lectures, blogs, formations afin de pallier ces lacunes puisque tôt ou tard vous serez confronté à des situations nécessitant de maîtriser ces compétences.
3. Servez-vous des modèles existants
A moins que vous ne soyez le nouveau génie qui va révolutionner la profession – pourquoi pas? – vous n’allez pas inventer de toute pièce les méthodes et process à suivre. Ce serait une perte de temps considérable et du temps vous n’en disposez pas de trop, croyez-moi. Des modèles existent et sont déjà éprouvés donc inspirez-vous en. Attention tout de même, ce sont des modèles et certaines situations demanderont de la créativité et de la réactivité de votre part. Tant mieux après tout car cela met un peu de piment et de ces situations naissent parfois de grandes idées.
Une autre chose à retenir est qu’il faut aussi lever la tête, regarder autour de vous et vous inspirer des leaders de votre secteur. Vous n’êtes pas seul à faire ce que vous faîtes et il y a souvent, voire tout le temps, des enseignements à tirer de vos concurrents.
4. Sachez bien vous entourer
Encore une chose simple à absolument savoir lorsqu’on est chef de projet. Bien choisir vos collaborateurs, internes comme externes, est pri-mor-dial !
Cela paraît évident mais pourtant trop échouent pour avoir négligé ce point. Le recrutement de vos salariés et de vos prestataires externes conditionne directement la réussite de votre projet. Avoir la bonne personne pour chaque poste, car un grain de sable, un élément peut enrayer à lui seul une machine bien huilée.
5. Créez vous un réseau de chefs de projets
Cela peut s’avérer particulièrement utile lorsque vous rencontrez des difficultés mais pas seulement. En échangeant régulièrement avec d’autres chefs de projets, vous vous tenez informé de l’évolution des pratiques dans votre profession. Vous vous enrichissez de l’expérience des autres et partagez la vôtre, ce qui peut amener d’autres entreprises à s’intéresser à votre activité et déboucher sur des commandes ou des partenariats intéressants. Avoir un réseau solide est le petit plus qui fait souvent la différence entre un chef de projet et un bon chef de projet ; et cela peut vous mener très loin.
6. Évaluez votre travail et évoluez en permanence
Il est important que vous gardiez une trace de tout ce qui a été fait afin de constater ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Cela vous permet de remettre en cause vos méthodes lorsqu’elles sont inefficaces et à l’inverse perfectionner celle qui sont éprouvées.
N’hésitez pas à tout changer lorsque vous vous rendez compte que vous êtes sur la mauvaise voie et pour cela il faut que vous vous donniez la peine d’évaluer régulièrement la qualité du travail accompli.
Toujours dans la même optique, vous devez sans cesse vous adapter aux évolutions dans votre travail. Les méthodes évoluent très vite, ainsi que les moyens techniques, technologiques, etc. A vous d’évoluer avec. Ne restez pas sur la touche par manque de curiosité, d’audace ou d’humilité !
Lorsqu’on est chef de projet, il faut évaluer son travail en permanence. Click To Tweet7. Maîtrisez le temps
Bien gérer son temps est là encore une des choses à savoir lorsqu’on est chef de projet. Un fondamental !
Vous ne pourrez mener à bien quoique ce soit si vous ne faites pas d’efforts sur ce point et ce pour une simple raison : c’est ce qui vous permettra de vous en sortir en cas d’imprévu. Et des imprévus vous en rencontrerez.
C’est d’autant plus dommage de passer à côté, que c’est très facile à appliquer. Planifiez régulièrement les objectifs à atteindre et les tâches à réaliser. Le mieux est peut-être même de le faire sur une base quotidienne. Tout un arsenal d’outils efficaces est à votre disposition donc ne négligez surtout pas ce point.
8. Sachez déléguer
Ça aussi vous l’avez sûrement déjà lu ou entendu mais il est important de le mettre dans cette liste des choses à absolument savoir lorsqu’on est chef de projet, tant c’est un travers trop souvent rencontré.
Votre rôle en tant que chef de projet est de coordonner les opérations et vous assurer que les objectifs soient atteints dans les délais impartis. Vous ne pouvez pas être partout et êtes supposé avoir recruté les bonnes personnes pour chaque poste. Donc faîtes leur confiance et consacrez-vous aux tâches qui vous incombent et qui sont déjà bien assez nombreuses.
En plus de ne pas vous disperser et vous épuiser à la tâche, vous témoignez ainsi de la confiance que vous avez en vos collaborateurs, ce qui est un facteur de motivation supplémentaire pour eux.
9. Suivez la progression de votre projet
Au long de votre projet, il est essentiel que vous puissiez à tout moment déterminer les coûts engagés, objectifs réalisés par rapport aux objectifs fixés. Cela permet d’évaluer la qualité de votre travail et ainsi savoir si vous êtes sur la bonne voie ; mais aussi de pouvoir rendre des comptes si vos clients ou supérieurs hiérarchiques vous les demandent, et ainsi garder leur confiance.
Une méthode simple et répandue pour y parvenir est d’avoir recours à des Systèmes de Gestion de la Valeur Acquise (EVMS en anglais).
Le principe est très accessible et vous permet de bien situer votre progression par rapport à l’objectif final en prenant en compte trois données : le temps, les coûts engagés et la valeur estimée du travail réalisé.
10. Ayez confiance en vous
Ce dernier conseil est peut-être le plus important de la liste. Surtout ayez confiance en vos capacités et ne vous découragez pas. Vous allez commettre sûrement des erreurs mais elles forgeront à terme votre expérience, à condition d’apprendre de celles-ci. De cette confiance, dépend la confiance que vos collaborateurs auront en eux et il est démontré que la sérénité est facteur d’efficacité au travail. C’est une tâche difficile à laquelle vous vous attelez, mais c’est aussi une aventure très enrichissante et excitante à vivre.
Il ne vous reste plus qu’à accrocher cette liste des 10 choses à savoir lorsqu’on est chef de projet au-dessus de votre bureau ou de la mettre en fond d’écran pour toujours avoir en tête ces principes simples mais essentiels à la bonne conduite de vos projets.
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