Silencien sus móviles y acomódense en sus asientos, ¡que empieza la función! Sobre el escenario, un numeroso equipo de profesionales de gran talento, un sinfín de tareas que organizar y un director apasionado: el Project Manager.
Gestionar proyectos puede parecerse a dirigir una orquesta de un millar de músicos.
Cada persona tiene sus particularidades, con sus fortalezas y debilidades, y tu principal reto es hacer que suenen en harmonía. Si te sientes abrumado como director de proyectos, piensa que no estás solo. Trabajar en múltiples tareas y delegar trabajo no siempre es fácil.
¿Cómo organizarse mejor?
Si tu agenda saca humo o los pos-it han invadido tu mesa de escritorio, tómate un descanso y busca la inspiración. A continuación, te presentamos 10 frases célebres para Project Managers que te ayudarán a ser más productivo:
1. Dirige con sentido del humor
“Trabajar el sentido del humor de uno mismo hace mucho más fácil la tarea de dirigir a los demás.” – Steve Wilson
Está comprobado. Tener sentido del humor no sólo te hace ser más abierto de mente, sino que también mejora la comunicación y reduce el estrés. No te tomes todos los asuntos de un modo personal y échale una sonrisa a la vida.
2. Ten los objetivos claros
“Primero, ten un ideal definido, claro y práctico; una meta, un objetivo. En segundo lugar, dispón de los medios necesarios para alcanzar tus fines; sabiduría, dinero, materiales y métodos. Y en tercer lugar, emplea todos tus medios para ese fin.” – Aristóteles
Puede que un sabio como Aristóteles no conociera aún el Project Management, pero su filosofía se extrapola perfectamente al área de los negocios. Antes de empezar cualquier nuevo proyecto, ten un objetivo claro en mente y asegúrate de que todos los recursos se destinan a su consecución.
3. Sé realista
“Haz lo que puedas, con lo que tengas y donde estés.” – Theodore Roosevelt
Sé consciente de tus limitaciones a la hora de confeccionar tus objetivos de acuerdo con el presupuesto del que dispones y el potencial de tu equipo. A veces las limitaciones nos ayudan a focalizar mejor para lograr nuestras metas.
4. Crea un plan para recoger información
“Los datos son como la basura. Es mejor saber qué se hará con ella antes de recogerla” – Mark Twain
Evita a toda costa acumular información innecesaria. A veces, caemos en el error de hacerlo con la ilusión de que todo lo que nos encontramos por el camino puede utilizarse en nuestro proyecto. Dicha saturación puede ser el inicio de una gran desorganización. Así pues, cuando empieces a investigar es importante que afines bien la puntería: limítate a dos o tres temas prioritarios y usa plantillas de gestión de proyecto si es necesario. ¡Ah! Y cómo no, anima a tu equipo a hacer lo mismo.
5. Simplifica
“Hazlo tan simple como sea posible, pero no más simple.” – Albert Einstein
Lo último que te interesa como Project Manager es complicarte la vida. Para hacerlo todo más sencillo, elude todo tipo de florituras y delega los proyectos paralelos de manera eficiente. Mientras tanto, aprovecha para desarrollar tus ideas deliberadamente. En otras palabras, trabaja de manera inteligente (¡lo dice Einstein!).
6. Céntrate en los pequeños triunfos
“Puedes obtener un gran trato desde casi cualquier posición en una organización si te concentras en pequeños triunfos y no te importa el éxito ajeno.” – Roger Saillant
A veces caemos en una especie de pesimismo innecesario a medida que se desarrolla nuestro proyecto. En algunos casos, tendemos a pensar que el objetivo final se divisa demasiado lejano e inalcanzable. Aprender a disfrutar del proceso te ayudará a mantenerte inspirado y a no desviarte del camino. Para conseguir tan necesaria motivación, podrías celebrar los éxitos de menor importancia, ya que son la parte de un todo y contribuyen a la consecución del producto final. Igual de importante es que reconozcas los esfuerzos de cada miembro de tu equipo y que los felicites cuando sea necesario.
7. A veces, es mejor olvidarse de la razón
“El hombre razonable se adapta al mundo; el no razonable intenta adaptar el mundo a sí mismo. Por lo tanto, todo progreso depende del hombre irrazonable.” – George Bernard Shaw
Uno de los conceptos con los que más tiene que lidiar un director de proyectos es el del cambio. Como se puede intuir, no todo lo que tenías previsto va ir de acuerdo con tu plan, por lo que a veces las mejores ideas y soluciones aparecerán de los baches que te encuentres por el camino. Necesitarás anchura de miras y no obcecarte en que tu proyecto tiene que desarrollarse estrictamente de la manera en que lo habías visualizado de inicio. Solo así podrá crecer e incluso llegar a ser mejor.
8. Conviértete en malabarista
“El Project Management es como tres bolas de malabar: tiempo, coste y calidad. La gestión de programas es como una tropa de malabaristas de circo intercambiándose sus respectivas bolas simultáneamente y en plena función.” – G. Reiss
Si alguien dice que la gestión es simple, es obvio no tiene ningún tipo de experiencia en ello. Reconoce tu trabajo como lo que es: un delicado — y a veces extraño — ejercicio de equilibrio. Y por si acaso, acepta que de vez en cuando alguna bola se te puede escapar de las manos.
9. Acaba con los malos proyectos
“Si nunca has recomendado cancelar un proyecto, no has sido un Project Manager eficaz.” – Woody Williams
Anteriormente se ha hablado de la necesidad de “ser realista”. Adaptar un proyecto a los recursos de los que se dispone es un ejercicio de realismo, como lo es también retirarse a tiempo cuando vemos que las cosas no salen a cuenta. El miedo al fracaso nos puede llevar, precisamente, a fracasar. Si detectamos que nuestro proyecto no se está materializando o no tiene la calidad esperada a pesar de nuestras intenciones, el trabajo duro empleado o la gran cantidad de dinero invertido, probablemente no sea necesario seguir adelante para acabar tropezando. Un Project Manager eficaz es también aquel que sabe cuándo detener un mal proyecto.
No tengas miedo de acabar con los malos proyectos. Clic para tuitear10. Encuentra la harmonía entre tu proyecto y tu gente
“Lo que estamos buscando son directores lo suficientemente despiertos como para alterar el mundo que les rodea, para harmonizarlo con lo que ellos y su gente están tratando de lograr.” – Tom DeMarco
En última instancia, tu trabajo como director de proyectos no solo es mantener a todo un equipo organizado y producir la mayor cantidad de ingresos posibles. También se trata de “dejar huella”. Hay que crear algo bonito y de larga duración que aporte valor para mejorar, en la medida de lo posible, el mundo que nos rodea.
¿Eres Project Manager? ¿Tienes otras frases célebres que te hayan inspirado y ayudado a organizarte mejor? ¡No dudes en compartirlas con nosotros en los comentarios!
