El “Project Management” es un concepto de moda. Sea cual sea su tamaño, muchas empresas están tomando un nuevo rumbo en su modelo organizativo adoptando formas cada vez menos lineales y jerárquicas, y evolucionando hacia formas más funcionales y especializadas. Eso explica la tendencia creciente de la división del trabajo por proyectos concretos, con sus objetivos, presupuestos y límites temporales, un modelo que requiere un perfil profesional cualificado para dirigir el trabajo en equipo de manera ágil y eficaz. Para que no pierdas detalle, a continuación te explicamos 12 características imprescindibles para gestionar proyectos eficientemente.
1. Un buen Project Manager debe ser un líder natural
Gestionar proyectos requiere cierta destreza para coordinar todos los recursos, especialmente los humanos. No todo el mundo sirve para dirigir un equipo de personas y sacar lo mejor de ellas, por eso decimos que muchas veces eso se lleva en la sangre. Si eres un líder natural sabrás ganarte el respeto de los demás y con un poco de tiempo, positivismo y entusiasmo mejorarás la productividad de tu equipo.
2. Un buen Project Manager debe ser multidisciplinar
Si tienes a tu cargo a personas de distintas disciplinas (diseño, programación, ventas, marketing, finanzas,…) lo lógico es que cada una de ellas sea una especialista, pero que su director sepa un poco de todas ellas. Si lo has entendido bien, eso no significa que debas ser un experto en todo, lo tuyo es coordinar. Pero conocer un poco de cada área de trabajo es necesario para entender bien todos los procesos y unificar el lenguaje, por lo que deberás tener una actitud muy proactiva para aprender y actualizar tus conocimientos.
3. Un buen Project Manager debe saber discernir
El día a día del Project Management suele estar saturado de información y de una presión propia de un entorno dinámico con muchos actores implicados. Eso conlleva que todo gestor de proyectos debe estar preparado para tomar decisiones de manera ágil, priorizando y descartando aquello que es prescindible o que no está estrictamente encaminado al cumplimiento de los objetivos.
4. Un buen Project Manager debe familiarizarse con las metodologías ágiles
Aprendiendo a trabajar en entornos ágiles podrás gestionar mejor los proyectos. Para ello, metodologías como SCRUM te permiten dividir las tareas en sucesivas iteraciones y aplicar cambios y mejoras constantes, algo muy importante para el correcto desarrollo de los proyectos. Para entrar de lleno en esta manera de trabajar, deberás dominar algunas herramientas como el software especializado en la gestión de proyectos. En este sentido, Redbooth puede serte muy útil.
5. Un buen Project Manager debe ser altamente comunicativo
Los grandes Project Managers nunca se dejan llevar por la corriente. Son personas que se anticipan a los movimientos, se interesan por el trabajo de los demás y piden opiniones a todas las partes involucradas en el proyecto. Si eres capaz de escuchar y hacer preguntas cuando sea necesario, mantener una comunicación fluida y directa con los miembros de tu equipo y practicar la empatía, tendrás muchas más probabilidades de éxito.
6. Un buen Project Manager debe ser transparente y confiar en los suyos
Como se ha indicado en el punto anterior, debes ser comunicativo. Y eso significa también ser transparente, es decir, no guardar secretos con el resto de tu equipo. Del mismo modo, nunca utilices la información como arma o medio de control. Debes mostrarte como una persona cercana, comunicar de manera clara y concisa y depositar la confianza en los demás compartiendo información real, sin temer lo que vayan a hacer con ella.
7. Un buen Project Manager debe observar constantemente
Una de las cualidades del gestor de proyectos es que debe ser observador para asentar y evaluar constantemente las prioridades del proyecto. Para mantenerte concentrado, probablemente deberás tratar de evitar que las tareas rutinarias como los correos electrónicos o las reuniones acaparen la mayor parte de tu tiempo. Observar también significa tener capacidad analítica para entender lo que está ocurriendo y afrontar los problemas con serenidad.
8. Un buen Project Manager debe aprender a delegar
Una de las características para gestionar proyectos eficientemente es la capacidad de delegar. Y eso solo se aprende con el tiempo, cuando se conoce muy bien a cada uno de los miembros del equipo. Si sabes delegar bien, significa que sabes asignar las tareas más adecuadas a cada persona, lo cual es bueno para ti y para el resto del equipo. Por un lado, ahorrarás tiempo para ti, mientras que por el otro permitirás que la persona a quien delegas la tarea pueda desarrollarse, asumir responsabilidades y crecer profesionalmente.
9. Un buen Project Manager debe llevar un estricto control del tiempo
Los distintos ciclos de un proyecto exigen cumplir con los programas de comunicación previstos, especialmente en la fase inicial, que es cuando se debe dedicar mucha atención en descartar la mayor cantidad de variables posible para ejecutar el proyecto de forma realista. Optimizar el tiempo es también sacar el mayor provecho de cada una de las tareas, adelantarse a los problemas y evitar ciertas dinámicas de trabajo como un exceso de reuniones, por ejemplo. En este artículo te contamos algunos aspectos más sobre la productividad de las reuniones.
10. Un buen Project Manager debe ser capaz de resolver conflictos
Resolver conflictos no significa lidiar con ellos. Significa, precisamente, encontrar soluciones para evitar que se vuelvan a repetir. No obstante, debes entender que el conflicto forma parte de la naturaleza del trabajo en equipo, donde hay diversidad de opiniones y sensibilidades. Los habrá siempre, pero si quieres gestionar proyectos eficientemente deberás buscar el consenso, ser imparcial y no incidir en los problemas más de lo necesario. Aquí te damos algunos trucos para gestionar conflictos con éxito.
11. Un buen Project Manager debe mantener relaciones de confianza para resolver problemas
Eso es el networking. Cuantos más contactos de confianza tengas, tanto dentro como fuera de la empresa, más facilidad tendrás para visualizar los problemas críticos que amenazan el proyecto y podrás gestionarlos con acierto. A menudo, cuando no se sale del círculo de personas que integran un proyecto, más difícil es detectar los contratiempos. Así como es sumamente importante que cuentes con la opinión de tu equipo, también lo es que lo hagas con los demás.
12. Un buen Project Manager debe convertir su trabajo en su pasión
A los buenos Project Managers les apasiona su trabajo, y eso no quiere decir que no vivan fuera de él. Solo si estás a gusto y crees en lo que haces podrás llegar a ser un buen líder capaz de motivar a tu equipo. Si consideras la gestión de proyectos como una carrera y no como un trabajo seguramente procurarás aprender y estar siempre al día de lo que se cuece en tu entorno. Si consigues ese clímax, llegarás lejos.
Y tú, ¿consideras que reúnes las características imprescindibles para gestionar proyectos eficientemente? Si crees que nos hemos dejado alguna, no dudes en añadirla en los comentarios.
