7 schlagkräftige Fragen über Projektmanagement für Ihr Team

Vielleicht glauben Sie, dass bei der Fülle von Artikeln über Projektmanagement keine Fragen mehr offen sind. Sie sollten jedoch bedenken, dass Produktivitätsberatung kein allgemeingültiges Rezept liefern kann. Beratung, die bei kleinen und mittleren Unternehmen funktioniert, führt bei Teams in großen Unternehmen nicht notwendigerweise zum Erfolg, und umgekehrt.

In diesem Beitrag werden wir sieben Fragen über Projektmanagement mit Ihnen teilen, die Sie Ihrem Team noch heute stellen können – Sie brauchen kein Projektleiter zu sein, um diese Tipps umzusetzen!  

1. Sollten wir Projekte noch mit Tabellenkalkulation verwalten?

Wenn Ihr Unternehmen noch Tabellenkalkulation für sein Projektmanagement aller Art nutzt, dann ist es Zeit, damit aufzuhören. Während eine Tabellenkalkulation in kleinen und mittleren Unternehmen und Projekten funktionieren kann, brauchen größere Unternehmen und Projekte stärkere Tools für die Zusammenarbeit, um erfolgreich zu sein.

Tabellenkalkulationen versagen als Projektmanagement-Tools auf vielerlei Art und Weise. Sie sind schwierig zu durchsuchen. Es gibt keinen Platz für Gespräche oder Aktivitätsprotokolle. Statusangaben können je nach Mitarbeiter, der sein Projekt oder seine Aufgabe aktualisiert, inkonsistent sein. Je mehr Menschen Zugriff auf die Tabellenkalkulation haben, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie Probleme mit Änderungen bekommen, die nicht nachverfolgt werden können.  

2. Nutzen Sie Videokonferenzen zu selten?

Falls Sie eine kurze Frage haben, die sich potentiell in eine endlose Kette von E-Mails verwandeln könnte, ist eine Videokonferenz möglicherweise eine produktivere Alternative. Anstatt auf die Antwort einer oder mehrerer Beteiligten warten zu müssen, führen Sie ein kurzes Gespräch per Video.

So erhalten alle Parteien die Gelegenheit, notwendige Fragen zu stellen, die Antwort komplett zu erklären und Folgefragen zu formulieren, die zur Klarstellung erforderlich sein könnten. Eine fünfminütige Video-Unterhaltung kann Ihnen eine halbe Stunde ersparen, die Sie ansonsten mit dem Verfassen von E-Mails verbringen würden.  

3. Sind unsere Meetings hilfreich und produktiv?

Wenn Sie viele Business News lesen, finden Sie sehr oft negative Meinungen über Meetings. Meetings wurden beschuldigt, sowohl Zeit als auch Geld zu fressen: eine Summe von 37 Milliarden US-Dollar jährlich in über 25 Millionen unproduktiven Meetings.

Der wichtigste Grund dafür, warum Meetings notwendig sind, ist die Zuteilung von Verantwortlichkeiten. Es ist eine Sache, zu sehen, dass Ihre Aufgaben sich auf der Projekt-Plattform Ihres Teams verspäten. Eine andere Sache ist es, mit Ihrem Manager und Ihren Kollegen diskutieren zu müssen, warum dies der Fall sind.

Der Schlüssel für produktive Meetings ist es, sicherzustellen, dass alle Teilnehmer zielgerichtet arbeiten. Sorgen Sie dafür, dass ein Teilnehmer Aufzeichnungen macht und Aufgaben zuweist, so dass jeder sich auf das Gesagte konzentrieren kann.  

4. Haben alle unsere Aufgaben klare Träger?

Es klingt wie das kleine Einmaleins des Projektmanagements – aber alle Aufgaben müssen jemandem zugewiesen werden. Bei jeder Art von Projekten gibt es normalerweise viele Aufgaben, die erledigt werden müssen, aber in der offiziellen Aufgabenliste vergessen werden.

Schauen Sie sich die Projekte, an denen Sie arbeiten, einmal genauer an und versuchen Sie, diejenigen Aufgaben zu identifizieren, für die keine klaren Zuständigkeiten definiert wurden. Weisen Sie sie zu, um zu gewährleisten, dass sie auch wirklich erledigt werden.

Finden Sie heraus, wie Redbooth Aufgabenmanagement leichter machen kann>>  

5. Sind unsere Zeiteinschätzungen von Anfang an richtig?

Unabhängig davon, von welcher Projektdauer Sie ausgehen: Nehmen Sie sicherheitshalber an, dass es länger dauern wird. Es gibt eine Vielzahl von Faktoren, die die Zeit bis zum Ende einzelner Aufgaben innerhalb eines Projekts hinauszögern können. Dazu gehören Verzögerungen aufgrund von Kundenkommunikation, Erkrankungen von Teamkollegen und andere unerwartete Ereignissen.

Der beste Weg, damit umzugehen, ist der, die Zeit bis zur Fertigstellung des Projekts zu puffern. Auch wenn Sie wissen, dass das Projekt, abgesehen von größeren Rückschlägen, eine Woche vor dem geschätzten Zeitpunkt fertig sein wird, gewinnen Sie zwei Dinge hinzu.

Zunächst geben Sie ihrem Team Zeit, sein Bestes zu geben, anstatt es durch große Eile zu belasten. Zweitens geben Sie sich selbst Spielraum für Unerwartetes oder Zeit, um am Arbeitsergebnis noch in letzter Minute Feinheiten zu ändern.  

6. Macht es Sinn, jeden in diesem Team auf die gleiche Weise zu managen?

Für Projektleiter ist es wichtig, zu erkennen, wie die Menschen in ihrem Team motiviert werden können. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass manche Motivationsansätze bei einigen Teamkollegen wirksam sind, jedoch nicht bei allen.

Menschen lassen sich im Allgemeinen in zwei Kategorien unterteilen: Es gibt diejenigen, die die Aufgabe annehmen und am besten mit minimalen Unterbrechungen arbeiten, bis die Aufgabe erledigt ist. Sie werden pünktlich liefern und selten irgendwelche Hilfe benötigen. Dann gibt es diejenigen, die ein tägliches oder wöchentliches Check-in benötigen, um zu gewährleisten, dass sie mit ihren Aufgaben auf dem richtigen Weg sind.

Der Schlüssel ist, nicht jeden gleich zu behandeln, sondern das Vorgehen für jedes Teammitglied anzupassen. So holen Sie aus jedem fristgerecht das Beste heraus.  

7. Kommunizieren wir ausreichend miteinander?

In der Projektkommunikation bedeutet ‚mehr‘ niemals etwas Schlechtes. Wenn ein Projektbeteiligter Informationen vom Kunden erhält, sollte er sie zum Projektdialog hinzuzufügen, so dass alle Beteiligten sehen können, ob es sich um Informationen handelt, die ihnen bei der Erledigung ihrer Aufgaben helfen.

Es ist zwar wahrscheinlich, dass die meisten Informationen nur für ein oder zwei Personen relevant sind, aber sie jedem zugänglich zu machen, könnte Überschneidungen verringern, Missverständnissen vorbeugen und die Notwendigkeit weiterer Klarstellung vermeiden.

Ermutigen Sie außerdem Ihre Teamkollegen, Informationen zu ihren Aufgaben an das Team zu kommunizieren. So können beispielsweise in einem Marketingprojekt die vom Marketingmitarbeiter für soziale Medien erstellten Materialien auch für den Bereich Suchmaschinen interessant sein.  

Abschließend

Beim Projektmanagement geht es nicht nur um Aufgaben und Zuweisungen. Es geht um Kommunikation und Zusammenarbeit. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt und auf die richtige Weise so effizient wie möglich und für Ihr Team gut verdaulich kommuniziert werden.

Sehen Sie, wie Redbooth es Managern und Teamleitern erleichtert, Fortschritte zu verfolgen. Entdecken Sie Advanced Workflow Reporting >>