Le pilotage d’un projet est souvent complexe et intimidant. Pour réussir le management d’un projet il est essentiel de prendre du recul et de définir quelles sont les phases clés de son suivi. L’identification et la clarification de ces séquences vous permettra d’aborder sereinement les projets de toutes tailles et de toutes complexités. On peut ainsi recenser 5 phases clés du management de projet : lancement, planification, exécution, surveillance et clôture.
Les 5 phases clés du management de projet
Voici les 5 phases clés du management de projet. Click To TweetPhase 1: Lancement du projet
Ceci est le début du projet et l’objectif de cette phase est de définir le projet à un niveau général. Cette phase commence habituellement par une analyse du projet et de sa faisabilité. Cette phase doit aboutir à pouvoir donner un « go » au projet mais aussi définir ses objectifs principaux, esquisser les moyens nécessaires à sa réalisation, identifier les difficultés essentielles et élaborer une planification générale ou sommaire. La phase de lancement de projet doit se formaliser par une réunion officielle avec les parties prenantes les plus importantes du projet. Celle-ci doit déboucher sur un document de lancement de projet (il en existe beaucoup de modèles sur le net) qui décrit l’objectif, les moyens, les points clés et les décisions essentielles prises lors de cette réunion (qui fait quoi). Il n’est pas nécessaire à ce stade d’aller trop loin dans les détails, ni dans la résolution des problèmes mais au moins de les identifier et mettre en place les actions nécessaires.
Phase 2: Planification du projet
Cette phase est essentielle à la gestion réussie d’un projet. La planification commence en général par l’élaboration d’objectifs concrets et mesurables, que ce soient les objectifs finaux comme ceux des phases intermédiaires.
Veillez à ce stade à ce que chaque objectif soit mesurable, réalisable et réaliste et ait un délai de réalisation. Pour chaque objectif spécifique on doit pouvoir répondre aux questions suivantes: qui, quoi, où, quand, pourquoi.
La planification devra lier l’ensemble de ces objectifs intermédiaires et prévoir les moyens alloués pour leur atteinte, en veillant à définir des charges de travail réalistes. L’évaluation des coûts afférents à chaque segment du projet est également essentielle. Pour un suivi plus pratique il est important de tronçonner le projet en phases ou séquences et en le dotant d’objectifs intermédiaires nombreux qui agissent comme des jalons. L’intérêt est de morceler les tâches et d’assurer un meilleur suivi et surtout de voir plus vite les dérapages éventuels.
Phase 3: Exécution du projet
C’est la phase où les livrables sont développés et complétés. C’est le cœur du projet qui nécessite du temps et un suivi complet. Il est nécessaire de surveiller l’équipe, de la développer, d’affecter des ressources. L’exécution proprement dite du projet s’accompagne d’un panel d’outils de suivi (progiciel spécifique, base de données commune, cloud commun…etc.) mais aussi de points réguliers, comme les réunions de suivi, les réunions de planification et/ou d’allocation de moyens.
Phase 4: Performance et surveillance du projet
Ceci est une phase clé du management de projet qui va de pair avec la précédente. Elles se superposent dans le temps. La mesure de la progression et la performance du projet est nécessaire pour veiller à ce que tout se passe comme prévu en termes de qualité, délai et coût. Les gestionnaires de projet utilisent des indicateurs clés de performance (KPI) pour déterminer si le projet est sur la bonne voie. Il est essentiel d’en sélectionner quelques-uns parmi les plus importants et de ne pas se disperser avec un trop grand nombre d’indicateurs. Les non-atteintes d’un objectif intermédiaire ou la dégradation d’un indicateur doivent obligatoirement déboucher sur des actions correctives concrètes et rapides.
Phase 5: Clôture du projet
Cette phase intervient bien sûr à la fin du projet Il est recommandé de faire une réunion de retour d’expérience et d’essayer d’analyser avec lucidité les succès comme les échecs et d’en tirer des leçons pour les projets ultérieurs. Il faut aussi savoir terminer un projet : veiller à ce que toutes les réserves ou remarques d’un client soient levées, livrer certains documents importants de fin de projet (comme un manuel d’utilisation si il y a lieu), penser à l’archivage des documents définitifs et aussi clôturer les comptes financiers du projet. Enfin, il faut aussi penser à dire merci à ses collaborateurs et leur livrer un retour d’expérience et souvent il ne faut pas hésiter à organiser un moment festif à partager tous ensemble pour célébrer les réussites !
Ces 5 phases clés du management de projet sont toujours identiques et plus ou moins importantes selon la nature du projet. Au fil du temps, elles vous paraîtront naturelles et évidentes et seront faciles à mettre en œuvre. Elles sont en tout cas une des clés essentielles de la réussite d’un projet. Leur mise en place ne fait pas tout néanmoins : il faut aussi une bonne cohésion d’équipe et savoir choisir et manager ses collaborateurs pour les entraîner vers un objectif ambitieux !
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