Être multitâche diminue votre productivité

Qui n’a jamais écrit un email tout en passant un coup de téléphone ? Ou encore rédigé un SMS en étant en réunion ? Ces comportements peuvent prêter à sourire et peuvent être parfois anecdotiques mais ils sont le plus souvent la partie émergée d’un problème bien plus grave ! Vous essayez de vous comporter comme un être protéiforme capable d’une polyvalence accrue. Or vous ne l’êtes tout simplement pas. Le multitâche est tentant et est devenu un des pires pièges de la vie de bureau. Or, il est tout sauf un facteur d’organisation, d’efficacité et c’est même un comportement qui diminue peu à peu vos capacités cognitives et vos réserves physiques. En clair, être multitâche diminue votre productivité !

La tentation d’être multitâche est partout

Aujourd’hui notre environnement professionnel nous abreuve de canaux de sollicitations. Vous avez certainement encore un téléphone fixe sur votre bureau. Vous avez bien sûr un smartphone. Forcément un ordinateur. Et probablement, vous travaillez aussi avec une tablette. Vous disposez de plusieurs comptes de messageries, de divers comptes de réseaux sociaux. Et vous avez aussi des collègues dans le bureau d’à côté et aussi des clients (j’espère !). Bref, avec toutes ces distractions, la vie au bureau peut déjà ressembler à un enfer ! En plus, normalement, vous gérez divers projets ou diverses problématiques qui avancent toutes en parallèle, à divers stades, mais qui nécessitent ajustements réguliers et autres. Tout est fait pour que vous vous mettiez en mode multitâche. De plus, notre volonté de bien faire nous rend inconsciemment adepte de la polyvalence. Rares sont les personnes qui aujourd’hui admettraient de manière spontanée ne pas être polyvalent ! Notre inclinaison naturelle va vers le plus pressé, le plus urgent ou encore le dernier mail ou le dernier message arrivé et dans le fond, c’est une tendance normale pas facile à réprimer. Mais nous allons le voir plus loin, elle est loin d’être positive pour nos facultés et notre organisation.

La recherche a démontré que le multitâche est nuisible à notre cerveau

De nombreuses recherches ont été menées sur des personnes qui présentaient une lourde tendance au multitâche. Or, il a été constaté que ces personnes (qui pensaient être plus performantes) avaient plus de mal à organiser leurs pensées et à filtrer les informations non pertinentes, et ils ont été plus lents à passer d’une tâche à l’autre. Le multitâche réduit votre efficacité et votre performance parce que votre cerveau ne peut se concentrer sur une chose à la fois. Et les changements de mode de fonctionnement du cerveau sur une base très fréquente, amoindrissent sa performance. Ainsi, une étude menée à l’Université de Londres a constaté que les participants qui font du multitâche lors de tâches cognitives ont eu des baisses de score de QI importantes. Ces baisses de QI étaient tout de même semblables à celles qu’on aurait pu mesurer après avoir fumé de la marijuana ou être resté debout toute la nuit. Ce qui n’est pas rien !

Pire encore, des chercheurs de l’Université du Sussex au Royaume-Uni ont comparé la quantité de temps que les gens passent sur plusieurs appareils (tels que rédiger des sms en regardant la télévision) avec des examens par IRM de leur cerveau. Ils ont constaté que les personnes à fort comportement multitâches avaient une densité inférieure du cerveau dans le cortex cingulaire antérieur, une région responsable de l’empathie ainsi que du contrôle cognitif et émotionnel.

Donc le comportement multitâche abime notre cerveau à long terme et réduit nos capacités cognitives. Mais qu’en est-il concrètement sur notre organisation et notre productivité ?

Le multitâche n’est pas l’allié de votre productivité, bien au contraire ! Click To Tweet

Être multitâche diminue votre productivité et votre efficacité

Au début de cet article nous avons décrit avec un peu d’humour ce que nous faisons tous plus ou moins : écrire un mail en passant un coup de fil ou quelque chose de ce genre. Mais le multitâche ne se réduit pas à faire deux choses différentes en même temps ! C’est aussi un comportement organisationnel qui nous induit à sauter fréquemment d’une tache à une autre. On est en train d’écrire un rapport et on voit arriver un mail important. On s’arrête, on va le lire, ouvrir la pièce jointe. Et parfois on le transfère à quelqu’un ou bien on écrit une réponse. Puis on revient à l’écriture du rapport. Et là, ce n’est qu’un exemple simple avec deux actions uniquement. On peut imaginer bien pire avec un collègue qui passe la tête à l’entrée du bureau et vous glisse une info importante ou le coup de téléphone qui vient se glisser entre le mail et le rapport…etc. Le multitâche est en quelque sorte une forme de zapping permanent ! Et c’est donc aussi une absence de cloisonnement, de délégation et de préparation.

Zapper d’une tâche à une autre peut nous paraître prendre très peu de temps à l’instant T, mais ces minuscules pertes de temps s’accumulent très vite. D’après l’Association Américaine de Psychologie, ces pertes de temps, même très faibles (parfois de l’ordre de la seconde voire moins) peuvent s’accumuler pour totaliser de longues minutes lorsque des personnes changent de tâche de façon répétée. Ces recherches démontrent que recourir au mode multitâche peut être la cause d’erreurs, et les blocages psychiques causés par les passages d’une tâche à une autre peuvent entraîner une réduction allant jusqu’à 40% du temps de travail effectif d’une personne dans une journée, dans les cas les plus extrêmes mais tournent autour de 20% du temps pour la plupart des gens.

Il est bien évident que rien ne sera jamais parfait et il est pratiquement impossible de rester insensible à des stimuli provenant de l’extérieur, perturbant votre planning. Ce serait vivre dans une tour d’ivoire et cela aurait des conséquences négatives tout autres, rien que du point de vue social. Mais il y a des moyens ou, du moins, des pistes d’améliorations et il existe aussi des outils pour mieux gérer ces « distractions » ou tout au moins se donner les moyens d’un autre mode d’organisation.

Gérer vos comportements multitâches : par où commencer et comment y remédier ?

La première chose à comprendre est que vous ne pourrez pas totalement éradiquer tous vos comportements multitâches. En tout cas, pas tout de suite. Mais voici quelques pistes à mettre en œuvre :

• Déterminez parmi vos tâches régulières les plus complexes et créez pour elles un créneau horaire, un espace libre de toute distraction. Vous économiserez donc beaucoup de temps (et d’énergie) en concentrant votre esprit exclusivement sur les tâches les plus complexes jusqu’à les avoir achevées. Par exemple, allouez un moment ou deux dans la journée pour la lecture des mails et la rédaction de réponses. Prévoyez aussi des plages d’horaire « réservées » pour un travail intense sur une tâche qui nécessite concentration. Travaillez alors porte fermée et sans téléphone qui puisse vous danger.

• Privilégiez le travail en équipe : le travail en équipe permet de déléguer des tâches mais aussi de sérier certaines activités. Par exemple, on traite telle information avec telle personne, pas immédiatement.

• Travaillez en mode projet : le travail en mode projet est utile dans la mesure où il permet le découpage en phases et aussi un suivi rigoureux de l’avancement. Il ne supprimera pas automatiquement notre tendance multitâche mais il cloisonne un peu plus nos actions et nous donne des moments privilégiés pour traiter telle ou telle information, ou effectuer une action précise.

• Il n’est pas impossible aussi de se créer un espace-temps dans lequel le multitâche est autorisé. Réfléchissez pour cela à quels sont les créneaux horaires ou les endroits où vous êtes le plus enclin au multitâche. Veillez tout de même à ce que cette plage horaire soit assez limitée !

• Utilisez des méthodes de gestion du temps et d’organisation : il y en a des dizaines, voire plus, et chacun peut avoir sa préférence personnelle. Mais l’essentiel est de s’y tenir. Qu’on soit adepte de la GTD ou d’autres méthodes, le plus important est d’en trouver une qui vous fait réfléchir à votre organisation du temps et vous fait prioriser vos actions selon leur importance.

• Appuyez-vous sur un outil complet et capable de vous aider dans votre organisation : il est bien évident que sans une bonne boite à outils, on ne peut pas grand-chose. La technologie de notre époque apporte certes des nuisances mais aussi des outils merveilleux pour une meilleure organisation. Une plateforme collaborative est ainsi une vraie solution pour une meilleure organisation ! Travailler avec un tel outil rassure sur l’oubli possible d’une info ou d’une action, rendant moins impérieux de la traiter dans l’immédiateté. Cela permet de définir des actions prioritaires, de gérer la planification et tous les acteurs de son équipe mais c’est aussi la possibilité d’un mode de supervision qui permet du recul et de la réflexion.

Vous voyez qu’être multitâche diminue votre productivité mais en mettant en place ces quelques principes et en utilisant des outils d’aide à votre organisation, vous gagnerez rapidement en efficacité et ne sombrerez plus dans les affres du travail multitâche. Néanmoins rassurez-vous, nous y sommes tous plus ou moins confrontés : l’essentiel est d’être conscient de ses dangers et de savoir s’en prémunir.

Mais peut être avez-vous en la matière, vous aussi, quelques expériences ou trucs à partager ? Venez nous en faire part dans la zone de commentaires ci-dessous !