Qui dit gestion de projet dit gestion du temps. Bien gérer votre temps est une des clés, voire la clé de la réussite. Les délais à respecter sont souvent trop courts et la charge de travail tellement importante pour que vous n’ayez une minute à gaspiller si vous souhaitez être couronné de succès.
Voici pour vous quelques bases pour vous aider à bien gérer votre temps et garder le fil coûte que coûte en tant que chef de projet.
1. Définir les priorités
Certaines tâches sont prioritaires par rapport aux autres et ce sont elles qui constituent l’ossature de votre projet.
On peut associer le principe de Pareto à cette idée : 20% des tâches à réaliser produiront 80% du résultat final. Il est avant toute chose essentiel d’identifier ces tâches afin d’y consacrer le plus de temps possible et vice versa.
Principe de Pareto : 20% des tâches à réaliser produiront 80% du résultat final. Click To TweetSi vous avez du mal à définir les priorités du reste, tentez de raisonner ainsi : classez ce qui doit être fait en trois catégories.
- Les tâches urgentes
- Les tâches importantes
- Les tâches secondaires
Une fois ceci intégré, privilégiez toujours les priorités et évitez de vous disperser sur les points accessoires, la réussite de votre projet en dépend.
2. Estimer la durée des tâches
Lorsqu’on vous a confié la gestion de ce projet, on vous a sûrement fixé une échéance et vous ne pourrez considérer que vous avez réussi que si cette échéance et respectée.
Grâce au point précédent, vous avez une idée précise de tout ce qui doit être accompli et de ce qui doit l’être en priorité. Il vous faut maintenant estimer le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Cela peut paraître évident et pourtant trop nombreux sont ceux qui négligent ce point. Comment allez-vous évaluer l’état d’avancement du projet si vous êtes incapable d’estimer sa durée globale et la durée de chacune de ses sections ?
3. Bien organiser le temps de travail : planifier
Maintenant que les priorités sont dissociées des tâches secondaires et que la durée de chacune est estimée, vous êtes en mesure d’établir une feuille de route, un calendrier précis dans lequel chaque étape doit y figurer.
L’avantage de procéder ainsi est double. Vous et vos collaborateurs avez une bonne visibilité de ce qui doit être accompli et l’ordre dans lequel il doit l’être et de l’avancement du projet et par conséquent, vous ne perdez plus de temps à sans cesse clarifier la situation et guider vos troupes.
Lorsque vous établissez cet emploi du temps, faîtes bien attention d’attribuer les tâches prioritaires aux périodes où vos employés sont les plus performants. Car lorsqu’on parle d’optimiser la gestion du temps, c’est bien de productivité dont il est question.
4. Évitez les réunions inutiles
Si les réunions hebdomadaires que vous organisez systématiquement se résument à faire un tour de table pour demander à untel ou un autre comment cela avance pour lui, alors arrêtez tout et repensez votre méthode.
La plupart des participants y perdent leur temps, puisqu’ils ont à y écouter des informations techniques qui ne les concernent pas du tout en attendant leur tour. Exemple : le ou les comptables n’ont pas besoin de savoir où en est le développement de l’application pour faire leur travail. Bien qu’il soit important de faire savoir occasionnellement à toute l’équipe qu’une grande étape a été franchie pour renforcer la cohésion et les faire se sentir concernés, la plupart des réunions sont inutiles et représentent une perte de temps conséquente. Vous et vos collaborateurs aurez pu consacrer cette heure perdue à quelque chose de bien plus productif.
La remontée d’informations est cependant indispensable, mais il existe des moyens plus efficaces d’y parvenir que ces réunions d’un autre âge. Mettez en place un système de rapports hebdomadaires par mails, par exemple, pour contrôler l’avancée de chaque cellule ou créez un groupe d’audit au sein de l’équipe.
Si vous organisez une réunion et que vous y consacrez du temps, assurez-vous que chacun des participants en tire quelque chose.
5. Savoir déléguer et responsabiliser
Rappelez-vous quel est votre rôle : diriger. On ne demande pas au chef d’orchestre d’accorder les instruments de ses musiciens ni même de jouer à leur place. Le rôle du chef d’orchestre et de coordonner les musiciens et de s’assurer que le résultat produit soit un morceau harmonieux, parfaitement exécuté. Et bien tenez le pour dit, vous êtes le chef d’orchestre !
Bien gérer votre temps en tant que chef de projet passe par savoir déléguer. Ne cherchez pas à intervenir dans chaque partie du projet et concentrez-vous sur la tâche qui vous est dédiée. Vous êtes supposé avoir engagé les bonnes personnes aux bons postes, donc faîtes leur confiance et mettez tout en œuvre pour qu’elles puissent travailler correctement et dans de bonnes conditions et contrôlez le travail effectué. Votre charge de travail est déjà assez importante pour que vous vouliez agir à tous les niveaux.
Vous l’aurez compris à la lecture de cet article, la gestion de votre temps est la clé de voûte de votre projet. Vous pouvez disposer de toutes les compétences possibles et imaginables, s’il vous manque celle-là vous allez au-devant de grandes difficultés.
Bien gérer votre temps n’est pourtant pas sorcier. En appliquant scrupuleusement ces conseils pour gérer son temps en tant que chef de projet, le succès sera là pour vous et votre équipe l’échéance venue.
Et vous, avez-vous d’autres conseils à nous faire part pour bien gérer votre temps et réussir vos projets ? Réagissez à cet article dans la rubrique commentaires ci-dessous.
