Avec l’évolution actuelle de la technologie, divers outils et objets connectés sont à votre disposition pour être en contact avec vos équipes et gérer l’avancée de vos projets. Parmi ces outils figure l’email, un moyen de communication incontournable au sein de l’entreprise.
Depuis quelques temps, les courriels de travail ne restent plus dans les confins du bureau. Ils ont suivi les destinataires jusque dans leur vie privée, créant un sentiment d’attache permanent au travail. Les conséquences en sont la baisse de productivité ainsi que le manque d’entrain et de créativité.
Vous pouvez prévenir cette situation en suivant quelques astuces pour éviter d’envoyer des emails à votre équipe dans la soirée, pendant la nuit, au cours du week-end.
1. Devenez maître des emails au travail.
Vous vous occupez des emails tardivement à cause de retard au bureau, de longues réunions ou encore d’autres distractions sur le lieu de travail. La journée au bureau ne semble pas compter suffisamment d’heures. Pour vous affranchir de cette habitude, fixez une plage horaire que vous allez consacrer à vos emails. Bien souvent, on gère ses mails en arrivant le matin et après la pause déjeuner. Faites le point. Avez-vous bien envoyé tous vos courriels ? Est-ce que tous les bons destinataires s’y trouvent ?
2. Evitez les distractions au travail.
Celles-ci nuisent à votre capacité de concentration sur une tâche donnée et vous font perdre le temps que vous pouvez consacrer à vos emails. Fermez la porte pendant que vous vous occupez des emails. Demandez aux personnes de repasser ou prenez note de les rappeler. Le multitasking produit aussi un effet similaire. Déterminez un délai pour finir une tâche déterminée en vous aidant d’une alarme. Cela vous aide pour la concentration et permet de libérer l’esprit des tâches une par une.
3. Comprenez bien ce que l’on attend de vous.
Lorsque vous recevez un email d’un supérieur à une heure indue, vous faut-il répondre immédiatement à ce message ou est-ce que vous pouvez le traitez à votre retour au travail ? Discutez-en avec votre boss. Peut-être pouvez-vous traiter seulement les urgences et laisser le reste pour les heures de bureau. Car ce qui est bon pour les membres de votre équipe, l’est également pour vous ! Il faut savoir se déconnecter.
4. Déconnectez vos appareils.
Je parie que votre tablette ou téléphone est connecté à la boîte de réception de votre email professionnel, pour la rendre facilement accessible. Vous pouvez décider d’ignorer toute notification d’email entrant après que vous soyez sorti du bureau ou une fois chez vous. Pourtant, la tentation d’y jeter un coup d’œil est grande. Pour ne plus y penser, le moyen le plus efficace est d’éteindre votre téléphone professionnel. De cette manière, vous serez obligé de vous connecter via un ordinateur si vous voulez envoyer des emails relatifs au travail. Moins dans l’instantané, vous aurez le temps de réfléchir à l’impact de votre courriel sur la soirée, le week-end du destinataire (ou sur les vôtres).
5. Détachez-vous de votre travail.
Vous avez fait un grand pas en avant si vous avez éteint vos notifications d’email. Pourtant, ce n’est pas toujours suffisant. La plupart d’entre nous trouvent difficile de couper le pont entre profession et vie privée, même en dehors des heures de bureau. De nombreuses applications sont là pour nous rappeler notre travail. Encore une fois, essayez d’avoir un appareil réservé à votre vie professionnelle et un autre pour le perso. Ainsi, vous pouvez choisir quand éteindre le téléphone pro pour ne pas nuire à votre vie sociale et vous empêcher de vous relaxer.
6. Interrompez le cycle.
Lorsque vous répondez à un courriel tard dans la nuit, vous donnez à votre supérieur l’impression d’être toujours disponible, créant ainsi un antécédent. Vous pensez aussi que vous pouvez en faire de même à vos subordonnées. Pourtant, les experts s’accordent à dire que c’est une entrave à la productivité. Donc, limitez-vous aux heures de bureau et aux heures acceptées par la culture de votre entreprise pour vos envois d’emails. Si vous avez peur d’oublier les idées vous venant à l’esprit, écrivez-les mais utilisez des programmes qui vous permettent d’en programmer l’envoi au lendemain.
7. Communiquez avec votre équipe.
A ce sujet, faites savoir aux membres de votre équipe qu’ils n’ont pas à être disponibles tout le temps. Si quelqu’un travaille trop, à vous de le corriger ou de trouver une solution si c’est dû à un volume de travail trop important.
8. Pensez aux effets néfastes du manque de repos.
Si vous pensez qu’un petit stress de plus ne vous fera pas de mal, détrompez-vous. Le stress lié au travail est une source de mal-être affectant de nombreuses personnes. Lorsqu’il s’accumule, il aboutit à la dépression et au manque d’énergie. Sur le plan physique, le stress est lié aux problèmes cardiaques et à l’obésité. Rappelez-vous de ces faits pour vous motiver à vous détacher de votre travail pendant vos temps de repos.
9. Employez des techniques de relaxation.
Même quand vous avez fini la journée, vous arrive-t-il toujours d’y penser ? Quand vous avez d’énormes responsabilités, il est tout à fait normal de vouloir tout planifier dans votre esprit. Mais ce fait apparaît même pour de simples tâches. Pour y remédier, utilisez des techniques de relaxation qui vous aideront à retrouver le calme intérieur.
10. Reposez-vous bien. Les emails tardifs peuvent être le fruit d’une insomnie.
Pour un repos optimal, évitez les boissons caféinées dans la soirée. Favorisez plutôt les tisanes qui vous aident à vous détendre pour avoir un sommeil de qualité. Le sommeil influe considérablement sur votre productivité au travail
Avez-vous des conseils pour éviter les courriels tardifs ? Avez-vous réussi à décrocher de votre boîte de réception en dehors des heures de bureau (et avez-vous gagné en productivité) ? Partagez vos astuces dans les commentaires.
