Que la descripción de tu puesto de trabajo no incluya las palabras “responsable de proyecto” no significa que no lo seas ya o que no debas convertirte en esta figura. Tanto si eres gerente de un restaurante como un asesor financiero tendrás que desarrollar ciertas habilidades básicas para gestionar proyectos y poder alcanzar el éxito; habilidades encaminadas a construir relaciones fuertes, controlar todas las fases de tu proyecto y convertirte en un buen líder.
- Supervisión de actividades y responsabilidades. Aprenderás a priorizar objetivos y a repartir de manera eficiente las tareas individuales entre los miembros del equipo.
-
Determinación del alcance, costos y necesidades del proyecto a todos los niveles: diseño de un presupuesto, programación de reuniones, establecimiento y control de los puntos de acción de los integrantes del grupo…
-
Control de que todos los trabajadores siguen la planificación, se encuentran en el punto correcto y siguiendo los procedimientos establecidos.
-
Seguimiento del progreso del proyecto y de la evolución del presupuesto en función del dinero que se ha gastado y los beneficios esperados (ROI).
Mantén una visión global del proyecto
Como Project Manager tienes ante ti un amplio panorama de trabajo. Los miembros de tu equipo se enfocan hacia áreas concretas relacionadas con las tareas que se les han encomendado, pero tu desempeño ha de abarcar todos los pasos del proyecto, comprendiendo la estrategia que hay detrás de la asignación de cada actividad y sabiendo por qué se lanza ese producto o servicio, qué recursos serán necesarios para ello y el cronograma que habrá que seguir para conseguirlo.
Ejecuta
Como líder del proyecto, irás interactuando con cada uno de los puntos clave del mismo para asegurar el éxito de su desarrollo. Debes ser capaz de anticipar qué problemas pueden aparecer y de qué manera deberán solucionarse para prevenir futuros conflictos.
¿Cuáles serán tus principales funciones en esta fase de ejecución?
Utiliza las herramientas que tienes a tu alcance para desarrollar tu proyecto. Existen exámenes de certificación y programas que te ayudarán en tu trabajo, aunque contar con ciertas credenciales no sustituye en ningún caso a la experiencia práctica. Debes conseguir esa experiencia a través del trabajo diario en un entorno real, familiarizarte con lo que tienes entre manos y ser consciente de qué puedes necesitar para, después, explorar qué herramientas te ayudarán a canalizar adecuadamente ese flujo de trabajo.
No tengas miedo
Cuando las cosas se pongan difíciles, no te rindas. Sé valiente. Demuestra a tu equipo y a la dirección de la empresa que estás preparado para afrontar una situación complicada.
Y si ves que algo no funciona como debería, toma la iniciativa para solucionarlo. Esto te ayudará a ganar visibilidad dentro de la empresa y a construir tu marca. Trabaja con tu equipo para encontrar soluciones y lograr que el proyecto avance. Los responsables de proyecto son buenos en la resolución de problemas; hacen su trabajo a pesar de los obstáculos, sin rendirse ni abandonar, siempre con una actitud calmada y positiva.
Establece una comunicación eficaz
Como responsable de proyecto te convertirás en el portavoz de la compañía para aquellos trabajos que estás liderando. Como tal, deberás establecer una red de comunicación eficaz entre las partes interesadas, desde la gerencia hasta los empleados que conforman el equipo. Refinarás tus habilidades escritas y orales y sabrás ajustar tu discurso en función de la audiencia a la que te estés dirigiendo.
Una vez hayas creado tu equipo, asignado responsabilidades y dado a sus integrantes unas directrices claras, tocará darles libertad para que tomen sus propias decisiones. Por tu parte, nada de juzgar o de intervenir a menos que sea absolutamente necesario. El tono es una parte muy importante de la comunicación; presta atención a cómo suenan tus mensajes, porque quizá encuentres connotaciones negativas escondidas detrás de tus palabras.
Adapta el enfoque para cada miembro del equipo con el objetivo de obtener la información que necesitas o para conseguir que te expresen sus preocupaciones o necesidades. Como líder, sabes que cada integrante del grupo posee un estilo de trabajo único y personal y reacciona de manera diferente a los distintos tipos de retroalimentación. Forma parte de tu trabajo descubrir y comprender las tácticas de comunicación que funcionan mejor con cada empleado.
¿Y qué obtendrás con todo esto?
Como Project Manager, tienes ante ti un escenario lleno de oportunidades para construir relaciones sólidas, adquirir nuevas habilidades, potenciar las de tu equipo y comprender las funciones y roles de todos los que participan en este proyecto. Obtendrás una visión general del mismo que no lograrías de ninguna otra forma.
¿Qué te parece todo esto? ¿Qué estrategias estás utilizado para ser un buen responsable de proyecto? Puedes compartir tus inquietudes y sugerencias en los comentarios. ¡Te escuchamos!
