La calidad de todo proyecto depende de 3 pilares esenciales que se relacionan entre sí: el alcance, el tiempo y el coste, algo que se conoce como el “triángulo de hierro”. Con dichas variables se pueden definir los objetivos del proyecto y los retos que se van a afrontar durante todo el proceso. En este sentido, las metodologías ágiles del Project Management hacen especial hincapié en la gestión del tiempo como un factor clave para programar actividades en un marco flexible y adaptable a los cambios. A continuación te damos algunas claves para gestionar el tiempo en proyectos ágiles.
Cómo gestionar el tiempo en proyectos ágiles
1. Delimita un intervalo de tiempo para cada tarea
En los proyectos ágiles, el trabajo se planifica mediante la técnica del timeboxing, que consiste en fijar el tiempo máximo para conseguir determinados objetivos, tomar una decisión o realizar cualquier tarea. Con la conciencia de limitación temporal se pueden priorizar las acciones y se fuerza la toma de decisiones. Los intervalos o timeboxes suelen ser de corta duración para favorecer la productividad y evitar la procrastinación (los programadores de software suelen aplicar intervalos de unos 30 minutos cada día para tareas que requieren mucha concentración delante del ordenador). Sirven de igual manera para tareas largas que no son tan prioritarias pero que conviene cerrar lo antes posible, como para tareas rutinarias a las que debemos reservar un pequeño espacio temporal (atender el correo, visitar las redes sociales, escribir un post, etc.).
2. Acorta los ‘sprints’ al máximo posible
Las iteraciones o ‘sprints’ son los ciclos de tiempo que delimitan las distintas etapas del proyecto, se revisan mediante reuniones y se cierran cuando se han logrado los objetivos previstos. Los sprints deben ser lo más cortos posible para retroalimentar el aprendizaje y poder lanzar el producto al mercado cuanto antes. Para que esto funcione, debes limitar también el volumen de trabajo y el número de personas que trabajan en una misma tarea para mejorar los tiempos de respuesta y acelerar su rendimiento.
3. Contabiliza solo lo que esté acabado
Evaluar las tareas realizadas en vez de aquellas que todavía están en proceso o por realizar es una manera eficiente de gestionar el tiempo y prevenir la acumulación de tareas ocultas. Especialmente en el sector informático existe la llamada “deuda técnica”, que consiste en implementar hardware o desarrollar software recortando los procesos de pruebas entregando productos no acabados o con errores. Esto compromete la viabilidad a largo plazo del proyecto a cambio de poder entregarlo dentro de los plazos previstos y el presupuesto acordado.
4. Establece objetivos de manera inteligente
Aplicando la teoría SMART se pueden plantear objetivos específicos, medibles, posibles, relevantes y acotados en el tiempo. Así es mucho más fácil lograr las metas y cumplir con los plazos de manera realista. Si establecemos objetivos genéricos y no tan estructurados (sin tener un plan de acción exacto) perderemos mucho tiempo dejando incluso tareas inacabadas o por resolver. De ahí la importancia del timeboxing para administrar el tiempo correctamene.
5. Deja las decisiones importantes para el final
Dicen que una “no decisión” es también una decisión. Los proyectos ágiles se caracterizan por desarrollarse en entornos dinámicos donde los cambios pueden aparecer de un momento a otro. En cualquier momento, una decisión anterior puede quedar obsoleta, por lo que intentar ejecutarla puede suponer una pérdida de tiempo. Intenta aplazar al máximo aquellas decisiones que vayan a marcar el rumbo del proyecto. Al final de cada sprint, o después de evaluar un trabajo hecho.
6. Antepón lo importante a lo urgente
Cuando las tareas rutinarias se vuelven urgentes, solemos dejar de lado aquellas que son importantes. Debes poder distinguir estos dos conceptos para poder separarlos e impedir que lo urgente se coma a lo importante. De lo contrario, te resultará imposible lograr tus objetivos. En realidad no se trata de priorizar una cosa por encima de la otra, porque ambas deben ser atendidas. Se trata de redistribuir bien el tiempo para se puedan llevar a cabo todas. Si colocas lo más importante al principio del día podrás revertir fácilmente esta situación.
7. Sé metódico/a (que no perfeccionista)
En los proyectos ágiles se prioriza la practicidad por encima del perfeccionismo. Precisamente, el timeboxing es un método ideado para evitar que nos durmamos y nos detengamos demasiado en los detalles. Una tarea se puede ir perfeccionando en diferentes intervalos de tiempo, paso a paso, en lugar de hacerlo todo de golpe sin dejar espacio para otras tareas. Si mantienes la disciplina y te ciñes a hacer los procesos bien desde el principio, podrás prevenir el trabajo costoso y evitar tener que solucionar problemas más adelante.
8. Evita las horas extras
Trabajar más horas no es sinónimo de mayor productividad. Trabajar de manera más inteligente, sí. Si pretendes acelerar el proyecto invirtiendo más horas de las adecuadas para el pleno rendimiento de un empleado, puedes provocar una pérdida de productividad, calidad y motivación de los miembros de tu equipo. En este sentido, si quieres gestionar el tiempo convenientemente piensa antes en las pausas y descansos que en las horas de más.
9. Usa software especializado
El software de gestión del trabajo es una herramienta que todo proyecto ágil debería tener. Integrando un sistema de comunicación interna que incluya aplicaciones para la planificación de tareas con diagrama de Gantt, herramientas para realizar reuniones, videoconferencias y chats podrás dinamizar más fácilmente los procesos, ahorrar mucho tiempo y ver incrementada la productividad de tu equipo. Si quieres conocer todas las ventajas del uso de la tecnología para administrar el tiempo, entra en Redbooth y empieza a familiarizarte con esta herramienta.
Te hemos dado algunas claves para gestionar el tiempo en proyectos ágiles. Ahora te toca a ti dar el primer paso. Si quieres, puedes empezar por dedicar unos segundos a compartir tus impresiones en los comentarios.
