10 consejos de gestión del tiempo para fundadores de startups ocupados

Acabas de fundar tu startup, y de repente, un sinfín de tareas que no tenías previstas te hacen llegar a la conclusión de que al día le faltan horas. Antes de que esto afecte a tu salud, tienes dos opciones: o viajas al pasado para pedirle a Fleming que reformule su propuesta de horario universal o bien puedes ser algo más realista y aprender a administrar mejor tu tiempo. Si optas por la segunda opción, no te pierdas estos 10 consejos de gestión del tiempo para fundadores de startups ocupados.

1. Piensa en qué eres imprescindible

Si te encuentras saturado de trabajo, seguramente es porque piensas que debes estar en todo. Pues no. No hace falta que te recordemos que si trabajas por encima de tus posibilidades acabarás como el palo de un churrero. La ineficacia se vuelve más presente cuanto más sobreesfuerzo realizamos, por lo que es necesario que nos centremos solo en aquellas cosas para las que somos imprescindibles. Define cuáles son esas tareas en las que tú eres mejor que otros. Si tienes un perfil comercial, probablemente debas enfocarte en asuntos orientados a la venta. Si en cambio eres la única persona capaz de realizar un diseño concreto, céntrate en ello.

2. Delega lo demás

Si aplicas bien el primer punto, sabrás hacer lo mismo con este. Seguro que conoces ciertas actividades en las que no eres igual de hábil que otras personas. Aprovéchalo para asignárselas a otros y no solo ganarás tiempo, sino que mejorará la calidad del trabajo y la moral de los empleados. Al tomar responsabilidades, se sentirán útiles y ganarán autonomía. ¡Ah! Y no olvides recordarles cuáles son las metas. Los miembros de tu equipo deben saber la razón por la cual les encargas una tarea y los resultados que esperas de ella.

3. Recuerda que lo primero es lo primero. Y lo segundo, también.

Priorizar no es algo sencillo. A veces, pensamos que lo más urgente es lo más importante cuando realmente no lo es. Del mismo modo, otras veces nos equivocamos al dejar para – mucho – más adelante actividades que no son aparentemente urgentes y no les dedicamos el tiempo que se merecen. Fíjate si es difícil, que hasta se han teorizado diferentes maneras de dividir las prioridades. Te recomendamos que eches un vistazo a los 4 cuadrantes de Stephen Covey para definir de manera eficaz la relación entre lo urgente y lo importante. Y un truco más: piensa que tu nivel de concentración siempre va de más a menos, por lo que no deberías dejar para el final las tareas que requieren mayor esfuerzo.

4. Aplica metodologías ágiles

Humanamente hablando, nadie debería estar 8 horas trabajando en una misma tarea. Si planificas la actividad de tu equipo en fracciones temporales cortas pero ininterrumpidas conseguirás mantener un nivel de concentración alto y un mayor rendimiento del grupo. Para ello, las metodologías ágiles para la gestión de proyectos son un sistema de organización de trabajo muy útil para administrar el tiempo de manera eficaz y mejorar la productividad de tu equipo. El modelo SCRUM es uno de los más recurrentes en el entorno startup.

5. Aprovecha la tecnología

Parece obvio que si trabajas en una startup te moverás cómodamente entre las aplicaciones que la tecnología te ofrece para una mejor gestión del tiempo. Pero por si acaso, te recordamos que en Redbooth encontrarás una herramienta útil para coordinar y planificar tareas ahorrando mucho espacio físico y temporal. Una de las mayores ventajas que ofrecen este tipo de aplicaciones es la dinamización de las reuniones a través de una eficaz comunicación interna. De esta manera optimizarás el tiempo que sueles destinar a organizar encuentros.

6. Evita el multitasking

Aunque algunos defiendan lo contrario, el mito de la ‘mujer’ o el ‘hombre pulpo’ no existe. A efectos prácticos, sí que somos capaces de hacer varias cosas a la vez, pero nunca con la misma efectividad que lo haría un cefalópodo. Al intentar abarcar diferentes tareas a la vez, podemos disminuir nuestra productividad en un 40%. Lo lógico es que para hacer mejor un trabajo necesites disminuir tu velocidad, de manera que si evitas distracciones, priorizas bien y te enfocas en un solo trabajo serás más rápido.

7. Agrupa por temas

Otra técnica para poner orden en tu trabajo y gestionar el tiempo eficientemente es organizar la semana en días específicos para llevar a cabo ciertas tareas. De esta manera evitarás que se mezclen y superpongan las diferentes actividades y podrás enfocarte mejor en cada una de ellas. Por ejemplo, los lunes y los miércoles puedes dedicarte a todo lo que tiene que ver con el equipo de desarrollo, los martes y los jueves puedes enfocarte en asuntos comerciales (visitas a clientes, ventas, etc.), y los viernes a planificar estrategias. ¡Ah! Y no olvides los descansos.

8. Si es necesario, ¡di que no!

Tarde o temprano vas a tener que aprender a decir que no. Como venimos diciendo, nuestro tiempo es oro y no siempre disponemos de él para todo lo que quisiéramos. Aunque esto resulta especialmente difícil teniendo en cuenta que siempre tratamos de ser amables y quedar bien con los demás. Dicho esto, a menos que tengas una petición de caudal importancia, debes aprender a rechazar algunas ofertas cuando no dispongas del tiempo suficiente para satisfacerlas. Decir ‘no’ a influencias externas, es en realidad decir ‘sí’ a tus prioridades.

9. Dosifica las redes sociales

Dicen que las sociedades modernas ya no pueden vivir sin ellas. Como fundador de una startup y como emprendedor, seguro que estarás al día de todo lo que se cuece en la red y en tu entorno social. Pero a veces, si no lo racionalizas, esto puede ser contraproducente. Durante tus horas de trabajo, haz uso de las redes sociales solo para aquello imprescindible que pueda repercutir en tu negocio (seguro que la opinión de un CEO o fundador sobre un proyecto en curso es importante para muchos usuarios). Para todo lo demás, ya encontrarás tiempo fuera del ámbito laboral. Si lo que quieres es que tu empresa tenga su propio perfil en las redes, asígnale el Community Management a algún miembro del equipo o bien, si crees que debes hacerlo tú, hazlo siempre bajo un propósito: ¿Para recoger información o investigar?¿Como herramienta de servicio al cliente?¿Para anunciar eventos y promociones?

10. No te quedes con las sobras

A veces, cuando tenemos mucho trabajo por delante nos olvidamos de que nosotros también existimos. En realidad, trabajamos para poder vivir y no al revés, de modo que – por más pasión que te despierte tu trabajo – debes poder discernir entre lo profesional y lo personal. Jamás pienses que dedicarte tiempo a ti es algo secundario. Resérvate tu tiempo para hacer ejercicio y eliminar toxinas, relajarte y entretenerte con lo que más te gusta. De esta manera recuperarás la energía necesaria, aumentarás tu concentración y disminuirás tensiones para poder rendir mejor y ahorrar tiempo en el trabajo.

¿Crees que te van a servir estos consejos de gestión del tiempo para afrontar el día a día de tu startup? ¿O quizá nos hemos dejado algunos? Si el tiempo te lo permite, ¡déjanos tu comentario!