No todos los proyectos se finalizan con éxito. Es más, muchos se quedan en el tintero o se entregan semanas más tarde de lo previsto. Y es que los mismos procesos no siempre funcionan con todos los proyectos.
Aunque la metodología ágil se ha implementado en las empresas como la fórmula mágica para el desarrollo de proyectos en entornos de cambio constante – como ocurre en el sector tecnológico y las startups -, lo cierto es que hasta los procesos SCRUM pueden fallar si no se contemplan correctamente los recursos humanos, físicos y temporales.
Hoy te comparto los 7 motivos principales por los que tu proyecto ágil puede fallar. Una lista de los errores más comunes a tener en cuenta para planificar tus proyectos y asegurarte de que siempre salgan adelante a pesar de los contratiempos.
1. Seleccionar un equipo poco eficaz
Una buena selección del equipo de trabajo es primordial para el progreso de cualquier proyecto. Clic para tuitearComo responsable del proyecto deberás escoger a aquellos trabajadores que tengan el conocimiento y las habilidades necesarias para sacar adelante el proyecto de forma eficiente.
Si encuentras que requieres de un especialista para cubrir un aspecto concreto del proyecto, o que uno de los equipos de trabajo necesita refuerzos para cumplir con la fecha de entrega, prioriza estas áreas para la contratación de recursos humanos temporales o por proyecto.
No es necesario que tengas muchas personas trabajando en el mismo proyecto -esto puede entorpecer el progreso-, pero sí que es necesario que cuentes con los recursos imprescindibles para asegurar su éxito a tiempo.
2. Escoger una fecha de entrega inconcebible
Cuando se te asigne un nuevo proyecto, no te apresures a confirmar una fecha de entrega. No hay nada peor que comprometerse e ir retrasando el día constantemente por falta de planificación previa.
Antes de aceptar el plazo propuesto por defecto, tómate un tiempo para valorar todos los aspectos del desarrollo del proyecto – desde la contratación del personal a los imprevistos- y entrega una propuesta de acción con una fecha final coherente y realista.
Puedes apoyarte en tu equipo para la estimación del plazo de entrega. Consúltales cuánto creen que pueden tardar en realizar una tarea concreta y desarrolla un documento guía borrador con todas las fases e hitos del proyecto que contemple los tempos de cada tarea para presentar a tu responsable una estimación lo más cercana a la realidad posible. De este modo manejarás las expectativas y tendrás el control del desarrollo del proyecto desde el primer día.
3. Modificar el proyecto continuamente
La gran ventaja de los procesos ágiles es su flexibilidad para intercambiar roles e implementar cambios en tiempo real. Pero si realmente quieres finalizar un proyecto, no puedes cambiar a cada minuto los hitos, tareas y fases del mismo.
La clave para el éxito de un proyecto es la acción. Así que mueve a tu equipo para que se ponga manos a la obra y desarrolle el proyecto como estaba previsto. Una vez entregado, es el momento para hacer llúvias de ideas, sugerencias y reuniones para la mejora de los aspectos clave del proyecto. Recuerda, primero una cosa, después la otra.
4. No disponer de presupuesto suficiente
Tan importante como definir una fecha de entrega es la asignación de presupuesto para el proyecto. Como gestor del mismo, no puedes permitirte el lujo de estimar a la baja el dinero necesario para la finalización del proyecto. Si te quedas sin recursos has perdido tiempo, dinero y la energía de tu equipo para una tarea que va a quedar incompleta.
Para que esto no te suceda, ten presente siempre una partida de imprevistos que contemple posibles contratiempos para los que se puede necesitar inversión y asegurar, de este modo, el éxito del proyecto.
5. Establecer un sistema de trabajo basado en una aplicación
Si es la primera vez que introduces la metodología ágil en la gestión de proyectos de tu empresa no lo hagas tomando como base una aplicación con un proceso de trabajo cerrado. De este modo estás obligando a tus trabajadores a cambiar su forma de organizarse y trabajar para adaptarla a la plataforma entorpeciendo los procesos.
No hagas que tu equipo de trabajo se readapte a una plataforma, en su lugar intenta aprovechar las herramientas que ya utiliza tu empresa para la gestión de proyectos ágiles.
6. Ausencia o exceso de reuniones
Los proyectos ágiles requieren de una serie de reuniones o encuentros a lo largo de su desarrollo para controlar su avance, asignar nuevas tareas y responsabilidades e implementar cambios si fuera necesario.
La periodicidad de las reuniones debe responder a una necesidad real: solucionar un problema, aportar nuevas ideas, presentar una propuesta, comprobar el estado de una tarea o fase… Evita en la medida de lo posible las reuniones innecesarias y largas. Solo conseguirás quemar a tu equipo y distraerlos del desarrollo de sus tareas.
7. Que cada miembro del equipo establezca sus prioridades
Por suerte o por desgracia en los procesos ágiles cada miembro del equipo es a su vez responsable de sus tareas y su tiempo. Esto significa que debemos confiar en la capacidad para establecer prioridades de cada trabajador para el buen desarrollo del proyecto.
Para conseguir que todos los miembros del equipo se comprometan y sean conscientes que un retraso en su tarea implica un retraso en el total del proyecto, te recomiendo que realices actividades de construcción de equipos que fomenten un buen ambiente de trabajo.
Como ves existen varios motivos por los que los proyectos ágiles pueden fallar. Sin embargo, si eres capaz de ponerle remedio a tiempo siguiendo estos consejos de lo que no debes hacer, estoy segura que sacarás todos tus proyectos adelante.
