Die IT sorgt für die Unterstützung der unterschiedlichsten Unternehmensprozesse. Aber woran erkennen Sie ein erfolgreiches IT-Projekt? Welche Faktoren sind in der IT für ein effizientes Projektmanagement entscheidend? Wie werden die Anwenderanforderungen erfüllt, die Termine oder Budgets sowie die hohe Anforderungen an Qualität und Sicherheit gehalten?
Verschiedene Anbieter wie das PMI (Project Management Institute) oder die GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement) sind bekannt dafür, dass sie beständig an optimalen Methoden für ein effizientes Projektmanagement arbeiten. Für IT-Projekte sind Projektmanagement-Methoden entscheidend, die sowohl Management als auch Anwender und Teammitglieder des Projekts zufriedenstellen und letztendlich das IT-Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss führen. Im schnelllebigen IT-Zeitalter ist darüber hinaus ein zuverlässiges Veränderungsmanagement notwendig.
1. Projektauftrag präzisieren
Im Rahmen des Projektauftrages werden alle Ziele sowie Budgets dokumentiert. Der Projektauftrag dient nach Projektabschluss als Basis für die Überprüfung der erreichten Ziele. Entscheidend ist dabei, dass alle vom IT-Projekt betroffenen Mitarbeiter frühzeitig ins Boot geholt werden. Finden Sie bereits zu Beginn des IT-Projektes heraus, was sich die einzelnen Interessensgruppen von dem Projekt versprechen. Teilen Sie die Projektplanung nach Rollen auf, was erhoffen sich Mitarbeiter und Management vom IT-Projekt?
2. Teilaufgaben definieren
IT-Projekte sind meist umfassend. Aufgrund der komplexen Aufgaben verliert sich schnell der Blick für die einzelnen Teilaufgaben. Konkretisieren Sie bereits zu Beginn des Projektes nicht nur komplexe Aufgaben, sondern brechen Sie diese auch auf alle Teilaufgaben herunter. Dieses Vorgehen hat gleich zwei Vorteile. Zum einen können die unterschiedlichen Interessensgruppen schnell erste Projektergebnisse erkennen, zum anderen können Sie als Projektmanager gezielt konkrete Teilaufgaben an ausgewählte Mitarbeiter delegieren.
3. Projektteam minimieren
„Viele Köche verderben den Brei …“ Gleiches gilt auch für den Aufwand für die einzelnen Abstimmungsprozesse in zu großen Projektteams. Mit einem kleinen Kernteam lassen sich wichtige Schritte schneller umsetzen. Legen Sie bereits zu Beginn des Projekts fest, bei wem welche Verantwortlichkeiten und Entscheidungskompetenzen liegen und sorgen Sie für eine offene Kommunikation. Setzen Sie vor jedem Projektmeeting eine Agenda auf. Mit dem Leitfaden der Agenda und einem Gesprächsprotoll zu jedem Meeting führen Sie sicher durch die Projektbesprechung und halten alle beschlossenen Inhalte schriftlich fest.
4. Änderungswünsche berücksichtigen
„Nichts ist so stetig wie der Wandel.“ Oft kommt es bereits im Laufe eines IT-Projekts zu Change Requests – Änderungswünschen oder notwendigen Anpassungen. Als Projektmanager sollten Sie diese Wünsche und Anforderungen entsprechend ernst nehmen und auf ihren Sinn, aber auch im Rahmen des Zeitplans und auf zusätzlich entstehende Kosten hin prüfen. Dabei sollte der Change- Requests-Prozess klar definiert sein. Gerade im Rahmen von hochkomplexen IT-Projekten kann ein eigens dafür ernannter Systemarchitekt im IT-Projekt die Änderungsprozesse und deren Auswirkung auf das Gesamtprojekt überwachen.
5. Abnahmeprozess steuern
Klären Sie bereits am Anfang eines Projekts, wie der Abnahmeprozess geregelt ist. Abschlussvoraussetzungen, Zeitfenster, Entscheidungsträger etc. sollten für die jeweilige Abnahmestufe im Vorfeld klar definiert sein.
6. Kommunikation widmen
Eine Kernaufgabe im Projektmanagement ist die Kommunikation. Hierzu gehört es auch, dass der Projektmanager das Projektteam motiviert, möglichst früh Missstimmungen erkennt und ihnen entgegenwirkt sowie für einen starken Zusammenhalt und das „Wir“-Gefühl im IT-Projekt sorgt. Nur wer aktiv und offen kommuniziert, kann auch ein effizientes Risikomanagement betreiben. Mit den notwendigen Informationen können Sie als Projektmanager umgehend auf Risiken reagieren und entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten.
7. Anwender abholen
Nichts ist schlimmer in einem Unternehmen, als Mitarbeiter, die das Ergebnis des IT-Projektes nicht nutzen wollen. Der Erfolg des IT-Projektes steht und fällt mit der Zufriedenheit der Anwender. Nehmen Sie Ängste der Mitarbeiter vor ungewohnten und mit Einarbeitungsaufwand verbundenen IT-Anwendungen ernst. Planen Sie auch nach der Durchführung des IT-Projekts Zeiten ein, in denen Sie Anwender bei der Umstellung aktiv begleiten.
8. Projektübergabe sichern
Zum Abschluss des IT-Projekts gehört die begleitete und dokumentierte Übergabe ins Unternehmen. Nur so können Sie als Projektleiter das IT-Projekt abschließen, um sich anschließend neuen Projekten zu widmen.
