Am Anfang eines jeden erfolgsversprechenden Projekts steht ein erfolgreicher Projektmanager (PM). Ein Projektmanager muss weitaus mehr können, als an fällige Termine zu erinnern oder Statusmeetings einzuberufen. Projektmanagement gleicht einer eigenen Wissenschaft. Nur wer sie versteht, kann die 5 Phasen des Projektmanagements perfekt ausführen. In diesem Artikel verraten wir Ihnen, was ein guter Projektmanager in jeder Phase mitbringen muss und geben Ihnen Tipps, wie Sie Ihren Erfolg in jeder einzelnen Phase steigern können.
Das Project Management Institute (PMI – die größte gemeinnützige Mitgliederorganisation für Projektmanagement) hat einen Plan für erfolgreiches Projektmanagement entwickelt, der die fünf Phasen Konzeption und Initiierung, Planung, Ausführung, Leistung / Überwachung und Projekt selbst umfasst. Ein Team von mehr als 80 PMI-Mitgliedern erstellt das Projektmanagement Buch des Wissens (PMBOK) Der PMBOK-Guide wird kontinuierlich durch die PMI aktualisiert und enthält die grundlegenden Praktiken, die weltweit eingesetzt werden, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Der PMBOK enthält einen Prozess-Standard, der auf viele Projekte angewendet werden kann. In der Praxis ist jedoch jedes Projekt anders. Nur ein guter Projektmanager kann die Hinweise der PMBOK auf die einzigartigen Anforderungen eines Projekts übertragen.
Nach dem PMBOK, sollten zunächst folgende Elemente eines Projektlebenszyklus definiert werden:
• Welche Arbeit muss erreicht werden
• Welche Leistungen müssen erzeugt und überprüft werden
• Wer ist beteiligt
• Wie erfolgt die Kontrolle, wer ist Entscheidungsträger/wer erteilt Genehmigung in welcher Phase
Phase 1: Projektinitiierung
Phase 1 ist der Projektbeginn, hier muss das Projekt auf breiter Ebene mit dem „Business Case“ definiert werden. Der Projektmanager muss in dieser Phase recherchieren, ob das Projekt überhaupt machbar ist und bis wann es durchgeführt werden soll. Wichtige Akteure werden hier ihre ersten Aufgaben erledigen, um den Projektmanager dabei zu unterstützen für das Projekt ein „go“ zu erhalten. Wenn grünes Licht gegeben wurde, benötigt der Projektmanager einen Projektauftrag oder ein Project Initiation Document (PID). Darin enthalten sind die Anforderungen sowie der Projektumriss.
Tipp: Es gibt viele PID-Vorlagen, die sich an den PMBOK-Richtlinien orientieren, die online verfügbar sind. Sie können sie einfach herunterladen und für den Einstieg nutzen. Halten Sie sich nicht zu lange an technischen Anforderungen fest, die werden in Phase 2 genau definiert.
Phase 2: Projektierung
Diese Phase ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Projektmanagement und konzentriert sich den zu entwickelnde Fahrplan für das gesamte Projekt. Diese Phase beginnt in der Regel damit sich Ziele zu setzen. Zwei der beliebtesten Methoden für das Setzen von Zielen sind S.M.A.R.T. und C.L.E.A.R.
Die S.M.A.R.T. Ziele-Methode stellt sicher, dass die Ziele gründlich geprüft werden, um deutlich die Auswirkungen des Zielsetzungsprozesses zu verstehen.
Specific: Um alle spezifischen Ziele zu analysieren werden die folgenden Fragen nach dem: wer, was, was, wann und warum beantwortet.
Measureable: Erstellen Sie Kriterien, die Sie verwenden können, um den Erfolg eines Ziels zu messen.
Attainable: Sie Ihre Ziele erreichbar? Finden Sie die wichtigsten Ziele und was es braucht, um sie zu erreichen.
Realistic: Sind Ihre Ziele realistisch? Sie sollten bereit und in der Lage sein, auf ein bestimmtes Ziel hinzuarbeiten.
Timely: Erstellen Sie einen Zeitrahmen, um Ihre Ziele systematisch zu erreichen.
Bei der C.L.E.A.R-Methode werden die Umweltfaktoren in heute besonders schnelllebigen Unternehmen berücksichtigt.
Collaborative: Ziele sollten die Mitarbeiter ermutigen, zusammenzuarbeiten.
Limited: Sie sollten Ziele in Umfang und Zeit überschaubar begrenzen.
Emotional: Ziele sollten die Leidenschaft der Mitarbeiter wecken und ihnen etwas geben, was sie emotional an das Projekt bindet.
Appreciable: Brechen Sie große Ziele auf kleinere Aufgaben herunter, um sie greifbarer für alle Mitarbeiter zu machen und die Motivation zu fördern.
Refinable: Reagieren Sie flexibel auf neue Situationen und passen Sie Ihre Ziele individuell an und verfeinern sie entsprechend.
Während dieser Phase wird der Umfang des Projekts festgelegt und ein Projektmanagement-Plan entwickelt. Es geht um die Kosten, Qualität, zur Verfügung stehenden Ressourcen sowie die Identifikation eines realistischen Zeitplans.
Zu diesem Zeitpunkt werden Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert, so dass Beteiligte genau wissen, für was sie verantwortlich sind. Hilfreich ist hier ein „Scope-Statement“, ein Dokument, dass die geschäftlichen Anforderungen klar definiert, Nutzen des Projekts, Ziele, Ergebnisse, wichtige Meilensteine und Verantwortlichkeiten umreißt.
Definieren Sie Meilensteine - Identifizieren Sie High-Level-Ziele, die während des gesamten Projekts und im Rahmen des Gantt-Diagramm erfüllt sein müssen. Beim Gantt-Diagramm handelt es sich um eine visuelle Zeitleiste, in der sie die Projekt-Timeline visualisieren.
Ein Risikomanagement-Plan identifiziert alle erkennbaren Risiken. Mögliche Risiken sind unrealistisch Zeit- und Kostenschätzungen, unüberschaubare Kundenüberprüfungszyklen, Budgetkürzungen, sich ändernden Anforderungen und Mangel an Ressourcen etc.
Tipp: Beziehen Sie die Teammitglieder von Anfang an mit ein und erbitten Sie sich von ihnen realistische Einschätzungen zur Umsetzung einzelner Projektbausteine.
Phase 3: Projektausführung
Dies ist die Phase, in der zu erbringende Leistungen entwickelt und ergänzt werden. In dieser Zeit passiert unwahrscheinlich viel: Statusberichte und Meetings, Entwicklungsupdates, Leistungsberichte etc.. Ein „Kick-off“ Treffen dient in der Regel für den Start der Projektdurchführungsphase. Darin werden die beteiligten Teams, über ihre Verantwortung informiert.
Aufgaben, die während der Ausführungsphase abgeschlossen werden:
• Team entwickeln
• Ressourcen ordnen
• Projektmanagementpläne führen
• Beschaffungsmanagement bei Bedarf
• Projektmanager leitet und verwaltet die Projektabwicklung
• Tracking-Systeme einrichten
• Aufgabenzuweisungen durchführen
• Status-Meetings
• Update des Projektplans
• Änderungen von Projektplänen nach Bedarf
Tipp: Nutzen Sie eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software. So halten Sie alle Teammitglieder in Echtzeit auf dem aktuellen Stand.
Phase 4: Projektleistung / Monitoring
In dieser Phase dreht sich alles um den Projektverlauf und darum sicherzustellen, dass alles im Einklang mit dem Projekt-Management-Plan läuft. Projektmanager verwenden in dieser Phase häufig Key-Performance-Indikatoren (KPIs) um festzustellen, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist. Ein PM wird typischerweise zwei bis fünf dieser KPIs heranziehen, um die Projektleistung zu messen. Mögliche KPIs sind dabei: vordefinierte Projektziele, ein Tracking von Aufwand und Kosten, Projekt Performance etc.
Tipp: Überprüfen Sie den Business Case am Ende jeder Phase und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen am Projektplan vor.
Phase 5: Projektabschluss
In der letzten Phase kommt das Projekt zum Abschluss. Neben der Anerkennung für besonders wertvolle Projektmitglieder organisiert hier der Projektmanager häufig eine kleine Veranstaltung oder ein Meeting und dankt den Beteiligten für ihre Arbeit.
Neben einem abschließenden Projektbudget und einem Projektabschlussbericht werden alle Projektdokumente und Leistungen an einem dafür vorgesehenen Ort gespeichert bzw. archiviert.
