7 Techniken für ein besseres Aufgabenmanagement in Teams

Vor Jahren habe ich meinen eigenen Tagesplaner entworfen. Er bestand aus photokopierten Seiten und ‚lebte‘ in einem Ringbuch-Ordner, mit handgeschriebenen Rubriken und strategisch umrissenen Unterabschnitten.

Sicher, das Endprodukt war etwas sperrig, aber es funktionierte besser als herkömmliche Planer. Und hier erfahren Sie, was ich daraus gelernt habe: Wenn Sie mal die Standard To-do-Listen außer Acht lassen, gibt es eine Menge Dinge, die Sie tun können, um die Art und Weise zu verbessern, wie Sie Aufgaben verwalten.

Obwohl wirksame Aufgabenmanagement-Tools heute in vielfältigen Formen existieren, verwenden die meisten Menschen keine Ringbuch-Ordner, um ihre täglichen Aufgaben am Arbeitsplatz zu organisieren.

Das bedeutet aber nicht, dass die Art und Weise, wie Ihre Mannschaft Aufgabenmanagement angeht, nicht auch von einem neuen Ansatz profitieren könnte. Für Wissensarbeiter von heute bedeutet besseres Aufgabenmanagement mehr als nur eine digitale To-do-Liste.

Wenn mehrere Team-Mitglieder, mehrere Kunden oder sogar mehrere Abteilungen ins Spiel kommen, wird eine robustere und koordinierte Lösung notwendig.

In "Jenseits Ihres Teams: Auswege aus Engpässen bei der Zusammenarbeit", beschreibt Thomas Koerner von Redbooth, was mit einem einheitlichen Ansatz zum kollaborativen Aufgabenmanagement alles möglich ist:

Wenn Aufgaben zentral organisiert werden, entsteht automatisch mehr Sichtbarkeit und Transparenz. Das System wird noch leistungsfähiger, wenn Sie mehrere Abteilungen in einer Organisation einbinden.

Sie bauen außerdem eine Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen auf, die Sie wachsen lassen können – und dabei werden Sie effizienter und minimieren die Notwendigkeit, immer wieder ganz von vorn zu beginnen.

Für besseres Aufgabenmanagement brauchen Sie heute keinen selbst entwickelten Planer mehr (obwohl der vielleicht Spaß macht!). Vielleicht möchten Sie aber auch, dass Ihr Team eine oder mehrere dieser 7 Techniken übernimmt.  

1. Betrachten Sie Ihre Aufgaben als Teil des großen Gesamtbildes

Es ist schwer, sich eine Organisation vorzustellen, bei der Ereignisse in einer Abteilung keine Auswirkungen auf die anderen Abteilungen haben. Es ist noch schwieriger, sich ein Team vorzustellen, in dem jedes Mitglied in perfekter Isolation, komplett unabhängig von allen anderen Mitgliedern des Teams, arbeiten kann.

Und dennoch fehlt der Art und Weise, auf der wir unsere Aufgaben verfolgen – und dies ist schließlich der Prozess, der uns täglich mehr als jeder andere daran erinnert, was der Zweck unserer Tätigkeit eigentlich ist – häufig der Kontext.

Woran arbeiten Ihre Kollegen? Was geschieht mit diesem Projekt, an dem Sie nur einen kleinen Teil bearbeiten? Was geschieht mit dem Projekt, an dem Sie nicht beteiligt sind – das aber erhebliche Auswirkungen auf die Meetings hat, die Sie einzurichten versuchen, um Ihr Projekt voranzutreiben?

Die Verstärkung der Idee, dass Ihre Arbeit nichts mit dem zu tun hat, was um Sie herum vorgeht, schränkt Sie letztlich ein – nicht nur in Ihrer Fähigkeit zur kurzfristigen und langfristigen Planung, sondern auch in Ihrem Verständnis für und Ihrer Reaktionsfähigkeit auf Trends am Arbeitsplatz und in Ihrer Fähigkeit, effiziente Leistung zu erbringen. Kein Wissensarbeiter ist eine Insel.  

2. Machen Sie Zusagen unter Zeugen

Die Kehrseite der Möglichkeit, Ihre eigene Arbeit in einem größeren Kontext zu bewerten, ist natürlich die, dass Ihre Kollegen ebenfalls einen Blick auf Ihre Arbeit werfen können.

Ohne Sichtbarkeit werden Teamleiter zu Mikromanagement gezwungen – und sehen oft keine Alternative dazu. Ohne Einblicke in die Fortschritte eines Teams bleibt Ihnen nur die Wahl, ständig zu überprüfen oder permanent E-Mails mit Bitte um Updates zu versenden.

Wenn Sie Ihre Aufgaben so nachverfolgen, dass sie von Ihren Kollegen wahrgenommen werden, wird aus jeder Aufgabe eine Gelegenheit, Effizienz und Verlässlichkeit zu demonstrieren. Es ist auch eine effiziente Methode, zu kommunizieren, woran Sie gerade arbeiten.

Eine handgeschriebene Liste kann verteilt werden. Eine Excel-Tabelle mit Aufgaben kann angehängt werden. Eine wöchentliche Zusammenfassung des Erreichten kann per E-Mail versendet werden. Aber in der Lage zu sein, mühelos zu zeigen, woran Sie gerade arbeiten, ist die beste (und effizienteste) Lösung von allen.  

3. Bitten Sie um Hilfe, wenn Sie sie benötigen

Einer der gefährlichsten Aspekte des traditionellen To-do-Listen-Modells ist, dass es veraltete Annahmen transportiert, die nicht die Weise widerspiegeln, wie agile und ergebnisorientierte Teams heute arbeiten.

Manchmal ist es wichtiger, dass ein Team eine Frist einhält, als dass ein Einzelner alle Punkte auf einer bestimmten Liste abarbeitet.

Es hilft enorm, sicherzustellen, dass Ihr Aufgabenmanagementsystem es Ihnen ermöglicht, Teammitglieder schnell über den Fortschritt bis zu einem bestimmten Punkt zu informieren und eventuell vorhandene lose Enden zu erkennen.

Ebenso wichtig ist die Möglichkeit, unmittelbar alle zugehörigen Dateien und Ressourcen zu teilen, die verwendet werden, sowie Hintergrundinformationen darüber auszutauschen, wo genau Sie Hilfe benötigen. Wenn Sie so weit zurückliegen, dass Sie um Hilfe bitten müssen, möchten Sie sicher nicht noch mehr Zeit auf der Jagd nach Unterlagen für die Kollegen verbringen, die Ihnen aushelfen.  

4. Aufgaben erfassen, sobald sie auftauchen

Eine Handlung ist etwas, das jemand tun muss. So unterscheidet sie sich von einer Idee, einem flüchtigen Gedanken oder einem Geistesblitz.

Wenn Sie Handlungsbedarf erkennen, könnten Sie gerade online mit einem Kollegen in einem anderen Land chatten, am Drive-in anhalten, um einen Kaffee zu holen oder in einem wichtigen Meeting sitzen. Wo auch immer Sie sich gerade befinden – Sie haben drei Möglichkeiten:

Zunächst können Sie sich dafür entscheiden, auf Ihr Gedächtnis zu vertrauen. Diese Situation kennen wir wohl alle – und wir alle wissen ganz genau, was mit einer unglücklichen Anzahl solcher geistigen Merklisten geschieht.

Die zweite ist, ihn in einem Format zu erfassen, das an einem späteren Zeitpunkt wieder aufgerufen werden kann. Eine Notizen-App auf einem Smartphone, ein kleines Notebook und die Ränder einer Tagesordnung sind Beispiele für Orte, an denen Handlungsbedarf notiert wird. Für Leute, die ausreichend Zeit haben, methodisch veranlagt sind und als Teil Ihrer täglichen Routine solche Elemente automatisch in ein Aufgabenmanagmentsystem übertragen, kann dieser Ansatz durchaus funktionieren. Leider haben nur wenige von uns Zeit dafür – oder entsprechen dem Persönlichkeitstypus, der so etwas automatisch tut.

Die dritte, und wirksamste, Option ist es, Aufgaben sofort in dem System zu erfassen, in dem sie auch enden sollen. Dies bedeutet das Erfassen und Erstellen neuer Tasks genau dort, wo Sie sind, wo immer das auch sein mag – vom Online Team-Chat bis zum Drive-in. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch das unangenehme Erwachen um 2 Uhr morgens, wenn Sie sich daran erinnern, dass Sie vergessen haben, eine Aufgabe in Ihr Aufgabenmanagementsystem zu übertragen … die eigentlich gestern hätte erledigt werden sollen!  

5. Aufzeichnungen ansehen, um für die Zukunft zu planen

To-do-Listen existieren für einen begrenzten Zeitraum. Ob es Ihre Liste für den Tag, die Woche oder das Quartal ist, eine To-do-Liste lässt einen wichtigen Zeitbaustein aus: die Vergangenheit.

Die Vergangenheit ist in unserem Gedächtnis archiviert – aber nicht umfassend oder besonders genau. Besseres Aufgabenmanagement setzt auf die Fähigkeit, kollektiv und unabhängig die Art und Weise zu überprüfen, in der Aufgaben durch Sie und Ihr Team in der Vergangenheit komplettiert wurden.

Zugang zu diesen Aufzeichnungen, von den Entscheidungsprozessen über unerwartete Hindernisse bis zu Vorschlägen für „das nächste Mal, wenn wir ein Projekt wie dieses machen“, kann Ihnen langfristig eine Menge Zeit sparen.

Frühere Aufgaben sollten automatisch aufbewahrt werden und schnell und einfach durchsuchbar sein. Während Sie und Ihr Team iterieren und mit der Zeit effizienter werden, zeigen diese Rückblicke als zusätzlicher Bonus, wie weit sie gekommen sind.  

6. Den Kreis schließen

Dies ist ein Bereich, in dem die traditionellen To-do-Listen auf einem Blatt Papier sich noch recht gut behaupten. Wenn Sie einen Punkt erledigt haben, haken Sie ihn ab! Es ist ein gutes Gefühl, eine Aufgabe geschafft zu haben und etwas,

das auf individueller Basis gut funktioniert. Aber sobald Sie das Team-Element einführen, wird es wesentlich komplexer, sicherzustellen, dass eine Aufgabe abgeschlossen ist.

Die Texte sind fertig, aber ist das Design komplett? Das Design ist komplett, aber ist die Programmierung abgeschlossen? Die Programmierung ist abgeschlossen, aber… die Liste geht weiter und weiter. Das Endergebnis ist, dass komplexe Aufgaben das Engagement und Know-how mehrerer Teammitglieder erfordern, und oft auch mehrerer Teams.

Sorgen Sie dafür, dass die Teammitglieder über eine einfache und optimierte Methode verfügen, mit der sie bestätigen können, dass jeder Beitrag zur Aufgabe abgeschlossen wurde – und dann gibt es immer noch die Befriedigung, eine Aufgabe von einer Liste zu streichen oder abzuhaken.  

7. Nehmen Sie sich Zeit für einen Frühjahrsputz

Wenn Sie sich ein besseres Aufgabenmanagement wünschen, ist eine der Techniken, die Ihrem Team am meisten helfen … weniger Aufgaben!

Diese Technik können Sie in jeder beliebigen Jahreszeit umsetzen – „Sommerputz“ funktioniert auch gut. Egal wie man es nennt, nehmen Sie sich die Zeit, um Aufgabenlisten zu überprüfen, sie neu zuzuweisen, Termine zu aktualisieren oder sie vollständig zu entfernen.

Allzu viele Aufgaben an einem Ort zu sehen, frisst mentale Bandbreite. Wenn diese Aufgaben nicht relevant oder aktuell sind, müssen sie entfernt werden, so dass Sie und Ihr Team sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren können.   Redbooth-Apps für iPhone, Android, iPad und Browser erleichtern Ihrem Team alle sieben der beschriebenen Techniken. Finden Sie heraus, wie Redbooth Teams produktiver macht>>