Dans l’univers de l’entreprise, tout peut s’apparenter à un projet. Que ce soit le lancement d’un produit, d’une boutique, un nouvel aménagement de locaux, la rédaction de supports publicitaires, etc. Tout est projet sans le dire vraiment ou sans être affiché comme tel. Donc peut-être que votre société a besoin d’un responsable de projet sans le savoir. Et les compétences ou la méthodologie d’un responsable de projet sont souvent requises plus qu’on ne le pense. Parcourons donc les avantages indéniables de traiter presque toute votre activité en mode projet.
Un seul responsable
Un responsable de projet incarne un sujet et le porte depuis son origine jusqu’à son parfait achèvement. L’identification d’une personne en charge d’un projet facilite la communication vis-à-vis de l’externe comme en interne, et ce, quelle que soit la taille de la structure. C’est le point d’entrée et de sortie unique de toutes les informations relatives au projet. L’unicité de la responsabilité a l’avantage d’une plus forte responsabilisation et d’une motivation décuplée. votre société a donc besoin d’un responsable de projet pour incarner les missions, fédérer les énergies et motiver les équipes.
Un meilleur contrôle des délais
Dépasser un délai peut avoir un impact considérable en termes de pénalités ou de satisfaction client. Gérer les tâches comme des projets vous permet d’avoir une meilleure visibilité de la durée de celles-ci et d’anticiper les dérapages. En mode projet vous devrez utiliser des outils de planification et de suivi, souples et flexibles, mais qui vous donneront une bonne anticipation et une meilleure lecture des impacts de divers événements sur le délai de vos projets. Vous pourrez toujours alors réallouer des moyens supplémentaires ou sinon négocier un dépassement de délai.
Un meilleur contrôle des coûts
En confiant un projet à une personne il va de soi que vous lui confiez un budget également. La gestion précise des moyens financiers alloués vous permettra une gestion globale plus fine et vous pourrez même en attendre des économies. Comme pour le facteur temps, la gestion d’un projet et de son budget sous-entendent des reportings fréquents pour mesurer les écarts et les corriger si le besoin se présente.
Gérer les risques
Un gestionnaire ou un responsable de projet doit identifier les risques inhérents à son projet . Et il doit ensuite prévoir des plans de secours ou des plans d’actions pour corriger les risques éventuels. En gérant vos actions en mode projet vous renforcez votre “sécurité” et n’êtes plus surpris des conséquences éventuelles d’accidents de parcours. Si votre société rencontre des difficultés face aux imprévus, aux aléas et à l’irrégularité de l’activité, c’est certainement une société qui a besoin d’un responsable de projet.
Trouver la bonne solution dès le départ
Un projet sous-entend une planification et une réflexion en amont. Ces phases d’avant-projet permettent très souvent, en petite équipe, de trouver la meilleure recette ou la meilleure formule pour atteindre l’objectif du projet. A l’inverse, en absence de mode projet on tâtonne parfois, on corrige en fonction des problématiques ou des obstacles rencontrés, et bien souvent la meilleure solution n’est que le fruit d’adaptations successives et empiriques qui ont pour la plupart consommées du temps et l’argent.
Communiquer plus facilement
En mode projet la communication plus aisée vient souvent de l’unicité du responsable. Il est l’interlocuteur privilégié de tous : clients, partenaires, collaborateurs. De plus, une gestion de projet permet de définir plus aisément des objectifs intermédiaires, des jalons, des indicateurs qui auront une signification plus forte et plus claire et donneront, de fait, une communication plus claire de l’avancement du projet, à toutes les personnes concernées.
Porter plus d’attention au concret
De bons indicateurs et de bonnes métriques pour mesurer la performance d’un projet permettront de se concentrer sur les résultats et les faits avérés. C’est bien sûr dépendant de la qualité et la définition de vos indicateurs, mais en général ils vous donneront des informations qui vont vous permettre de déterminer le degré d’efficience de votre équipe et le niveau de qualité de vos livrables. Ils évitent aussi la dispersion sur des opinions subjectives, infondées sur des faits, et qui prêtent à la discussion.
Améliorer le climat de travail
En général, les gens qui travaillent en équipe sur un projet où plusieurs projets ont une meilleure efficacité et plus de plaisir au travail. Leur mission est cernée, précise, dans un cadre spécifique (sujet, délai, budget). Il est évident que des difficultés peuvent survenir mais le travail en mode projet renforce aussi la cohésion, l’entraide et les réussites sont souvent gratifiantes car concrètes et mesurables.
Il y a bien sûr des tâches courantes et répétitives en entreprise qui sortent du champ des “projets”. Mais probablement que votre société a besoin d’un responsable de projet car beaucoup de missions au sein de l’entreprise peuvente lui être confiées : vous y trouverez un axe de progrès pour beaucoup de vos collaborateurs et y établirez une véritable efficacité de gestion et de production.
Mais peut-être voyez-vous d’autres avantages à travailler en mode projet et d’avoir un responsable de projet au sein de votre société ?
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