10 manières de rester organisé pour les chefs de projet

En tant que chef de projet, vous êtes la première personne responsable qui doit garder son projet sur la bonne voie et ce, surtout quand il y a de la pression.

Pour être un chef de projet à succès, vous devez être en mesure de gérer les délais, un budget, et la qualité du travail fourni. Cela peut être très stressant, même pour le plus simple des projets. Le manque d’organisation est préjudiciable à tout projet, mais il existe de nombreuses façons de vous assurer d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.

Voici dix conseils pour rester organisé pour les chefs de projet.

1. Définir les objectifs dès le début

Dès le démarrage, vous devez faire savoir à votre équipe ou vos employés quelles sont vos attentes pour le projet. Cela doit inclure la qualité du travail que vous attendez, qui est responsable de quelles tâches et comment votre équipe doit communiquer en interne. Plus tôt vous expliquez aux membres de votre équipe ce qu’on attend d’eux, plus il sera facile de s’assurer que tout le monde travaille vers un objectif commun et ceci éliminera toute confusion et suppositions dès le départ.

2. Définir le cadre

En tant que gestionnaire de projet, la première étape dans le processus de planification du projet est de définir son champ d’application. Pour ce faire, vous devez définir :

Les livrables : quels sont les résultats attendus ?

Les coûts : existe-t-il un budget fixé?

L’échéancier : combien de temps avez-vous pour réaliser le projet?

Les ressources disponibles : quelles sont les ressources physiques, humaines et financières allouées pour le projet?

Les intervenants : qui est impliqué dans le projet? Qui sont les influenceurs, les décideurs, et les bénéficiaires?

Pour rester organisé, un chef de projet se doit de connaître ces informations du bout des doigts.

3. Suivez un modèle

Lors de la gestion d’un projet, il n’y a pas besoin de réinventer la roue. Si c’est votre premier projet, trouvez des modèles que vous pouvez utiliser comme point de départ solide. Cela rendra votre travail beaucoup plus facile et cela vous donnera un ensemble de modèles utilisables pour des projets futurs. Une autre bonne idée est de tenir un journal de bord de votre travail et de conserver des notes détaillées sur la façon dont vous avez géré certains problèmes. Le jour où un problème similaire se pose, vous aurez des références sur lesquelles vous appuyer : une astuce qui permet de faire gagner du temps à tout chef de projet souhaitant rester organisé !

4. Examiner l’avancement par rapport à un plan de projet

Un plan de projet est la feuille de route essentielle à votre projet et doit contenir des informations détaillées sur le cadre, le coût et le calendrier du projet. Pour passer en revue votre avancement, posez-vous ces questions :

  • Les tâches achevées sont-elles parfaites et efficaces par rapport au résultat attendu ?
  • Le calendrier d’origine est-il toujours réaliste par rapport à la façon dont le travail progresse ? Si non, y a-t-il des tâches sur lesquelles il faut mettre l’accent ?
  • Avez-vous encore les bonnes ressources nécessaires pour réaliser le projet ?

Il est important d’examiner régulièrement l’avancement réalisé à l’aide des points et commentaires réalisés par votre équipe. Faites une priorité des réunions de l’équipe afin d’être en mesure de résoudre les problèmes qui se présentent et d’ajuster votre plan si nécessaire.

5. Fixer des délais

Il n’y a pas de meilleure façon pour les chefs de projet de rester organisé et de s’assurer que les choses soient faites à temps que de fixer des délais réalisables pour des tâches spécifiques du projet. Une étude du MIT a montré que les étudiants travaillent plus efficacement lorsqu’un projet complexe et vaste est divisé en petites tâches élémentaires. Vous devez vous assurer en permanence que toute personne affectée à chaque tâche, possède l’ensemble des compétences et la capacité de les terminer à temps. En plus, la définition de délais irréalistes peut placer une contrainte excessive sur les ressources du projet, ce qui entraîne une mauvaise qualité du travail et le possible burnout ou la démotivation des membres de votre équipe.

6. Se réunir fréquemment

En tant que chef de projet, il est essentiel de rencontrer votre équipe sur une base régulière afin de toucher tout le monde et communiquer sur les mises à jour du projet, y compris les réussites et les problèmes rencontrés.

Une étude réalisée sur plus de 500.000 réunions a montré que les gens sont le plus réceptif pour une réunion le mardi à 14h30. Si vous travaillez dans une équipe de projet virtuel, trouvez un moment qui convienne le mieux pour la majorité des membres de l’équipe. C’est souvent un défi de travailler sur plusieurs fuseaux horaires mais il faut prendre soin de changer régulièrement les horaires de réunion pour veiller à ce que ce ne soient pas toujours les mêmes personnes qui participent au milieu de la nuit aux réunions.

7. Développer un système de classement efficace

La gestion d’un projet c’est obligatoirement une montagne de paperasse, avec plusieurs documents créés et sans cesse modifiés. Cela peut devenir un cauchemar de garder une trace de tout et vous pouvez perdre un temps précieux pour la recherche de la dernière version d’un document.
Un système de classement approprié avec une convention rigoureuse de classement et d’identification des documents garantira une approche cohérente au suivi et à l’archivage du projet. Il existe bien sûr des exemples de bonnes pratiques que vous pouvez adopter et appliquer.

8. Déléguer efficacement des tâches

Être capable de déléguer des tâches est l’une des compétences les plus importantes que vous pouvez avoir en tant que chef de projet. Il y a un art de la délégation efficace, mais une fois que vous l’avez maîtrisé, vous diminuerez la pression que vous supportez vous-même et vous donnerez aux membres de votre équipe un sens de la responsabilité et de la réalisation.

Ne soyez pas vague en donnant des directives et assurez-vous que chaque membre de l’équipe sache exactement ce qu’il doit faire et dans quel délai. Vous devez également vous assurer que la personne à qui vous déléguez une tâche possède la bonne information et a la capacité de la réaliser.

Amis gestionnaires de projet, on vous l’a souvent dit : sachez déléguer ! Click To Tweet

9. Anticiper les problèmes

Il faut bien sûr espérer que les problèmes ne se posent pas, en particulier quand il y a des délais stricts à respecter.

Malheureusement, les problèmes sont souvent inévitables. Connaître, enregistrer, tenir à jour les risques et les problèmes aide à les résoudre le plus tôt possible afin d’éviter que votre projet sorte des rails. S’il y a un problème majeur qui menace d’arrêter votre projet dans sa progression, un processus prédéterminé permettra de diminuer l’anxiété et de rendre beaucoup plus facile d’aborder le problème de manière objective et de trouver une solution appropriée. Une communication bidirectionnelle transparente avec les principaux intervenants est également essentielle pour veiller à ce qu’il n’y ait pas de surprises majeures sur la voie du succès.

10. Utiliser un logiciel de gestion de projet

Un logiciel de gestion de projet est le plus efficace et inestimable outil pour les gestionnaires de projet. Il est impossible de se passer aujourd’hui des solutions logicielles en ligne si vous êtes à la recherche d’un moyen de conserver tous les documents clés en un seul endroit, de partager des informations avec votre équipe et gérer les tâches dans un noyau central. Vous pouvez ainsi découvrir le logiciel de gestion de projet en ligne de Rebooth et vous éviter d’avoir à mettre à jour des feuilles Excel complexes et des to-do listes difficiles à suivre.

Voici quelques précieux conseils pour aider les gestionnaires de projet à maintenir le cap. Si vous avez des astuces à partager, nous vous invitons à nous en faire part dans les commentaires ci-dessous. Merci !