Trabajar en equipo es mucho más que desarrollar un proyecto que integra diversas áreas. Es una forma fantástica de compartir conocimiento y aprender de tus colegas. Además, facilita la comprensión de los procesos y la dificultad del trabajo de los compañeros que se encuentran en departamentos distintos al tuyo. Una manera eficaz de detectar posibles obstáculos en el desarrollo de proyectos futuros.
Cabe destacar que el trabajo en equipo es una actividad muy recomendable para establecer relaciones entre compañeros y crear un ambiente de trabajo favorecedor para la productividad sin renunciar a la calidad laboral de los empleados.
Con el trabajo en equipo todo parecen ventajas. Pero los inconvenientes pueden aparecer en el momento de gestionar equipos eficientemente.
Recuerda que el equipo está formado por personas diversas, cada una con sus miedos, sus aspiraciones y sus intereses; incluso sus simpatías o antipatías con algunos compañeros. Y tu papel como líder es asegurar el correcto desarrollo del proyecto.
Aunque esto puede parecer un trabajo digno de un malabarista, es posible trabajar en equipo de forma eficiente. Hoy te traigo 5 consejos que seguro pueden ayudarte en la mejora de tus procesos de trabajo en equipo. ¡Empezamos!
1. Promueve el trabajo en equipo
Como su nombre indica, el trabajo en equipo es lograr un resultado juntos.
En este supuesto todos los miembros del equipo son imprescindibles para el desarrollo del proyecto. Cada integrante aporta su conocimiento y talento en unas áreas y etapas concretas, ya sea en solitario o en colaboración con otros, con el propósito de lograr los objetivos establecidos.
Me gusta remarcar la idea JUNTOS porque aquí no hay un miembro más importante que otro, y si lo hubiera, esa responsabilidad recae únicamente en la persona encargada de gestionar el proyecto.
Una buena técnica para promover el trabajo en equipo es realizar un primer encuentro con todos los miembros en un ambiente distendido – por ejemplo, desayunando en una cafetería – y animarles a conocerse un poco más para crear un buen ambiente de trabajo que fomente la colaboración y la ayuda entre departamentos.
Gestionar a personas no siempre es sencillo, por eso, siempre que sea posible, es mejor que mantengas un equipo de trabajo reducido. Estos suelen funcionar mejor por su flexibilidad y rapidez en la toma de decisiones, fruto de la agilidad en los procesos de comunicación.
2. Integra al equipo en el proyecto
Es importante que todos los miembros del equipo tengan una idea clara de en qué consiste exactamente el proyecto.
Para ello es recomendable desarrollar un documento guía que defina: el cliente, los objetivos, las fases del proyecto, los departamentos y responsables implicados, las tareas a desarrollar, las fechas de entrega y los procesos a seguir. Una fuente de consulta abierta a todos los miembros del equipo que esboce el proyecto sin entrar en detalles.
Asegúrate de que todos han revisado el documento. Programa una reunión para conocer a todos los integrantes del equipo, resolver sus dudas y escuchar sugerencias y propuestas de mejora. De este modo, todos los miembros del equipo participan de forma activa desde el inicio y se sienten parte del equipo.
Recuerda que muchos pasos pueden convertir un proceso sencillo en algo muy complejo. Siempre que puedas, escoge un equipo pequeño, son más fáciles de gestionar. De no ser así, asigna un responsable a cada área del proyecto y establece prioridades. Solo de esta forma podrás hacer un seguimiento ordenado del desarrollo del proyecto y asegurar su cierre de forma satisfactoria.
3. Establece un método de trabajo
No importa qué método de trabajo utilices, pero usa uno.
Uno de los más utilizados y que mejores resultados ha probado es el método Scrum.
Este modelo contempla tres roles : Scrum Master – gestor del proyecto y responsable de realizar los cambios -, Product Owner – representante de los stakeholders como clientes o inversores- y el Team – el equipo encargado de desarrollar y ejecutar las tareas.
Este proceso se basa en el conocimiento de los miembros del equipo y su intercambio de roles para una autogestión satisfactoria del Team, así como en la agilidad para establecer prioridades y desarrollar con eficiencia cada etapa del proyecto.
Recuerda que en escenarios en los que el cliente o los inversores tienen una participación activa en el desarrollo del proyecto, debes definir en qué fases los vas a involucrar y contemplar cómo su feedback puede modificar las prioridades, el curso de trabajo e incluso los miembros del equipo.
Te recomiendo que escojas el método que mejor se adapte a las características del proyecto, los miembros de tu equipo y su forma de trabajar. Cuanto más fácil de implementar, mejor.
4. Gestiona el tiempo
Gracias a Internet ya no hay barreras para trabajar desde cualquier parte del mundo. Un hecho que aplica tanto a la contratación de trabajadores como de empresas para el desarrollo de un servicio a un cliente que está al otro lado del charco.
Este cambio de paradigma viene de la mano de la gestión de equipos remotos y las videoconferencias de ultramar que añade la dificultad de buscar una franja horaria conveniente para todos los miembros del equipo.
Para asegurar el correcto funcionamiento y comunicación del equipo, antes de organizar reuniones o establecer fechas de entrega, es aconsejable reunirse con cada uno de los miembros del equipo para conocer su franja horaria y su horario de trabajo en relación a la zona geográfica del cliente o la sede principal de la compañía.
Mi truco para no preguntar siempre lo mismo es utilizar el widget reloj mundial del smartphone y guardar todas las franjas horarias de los miembros de mi equipo para consultar en cualquier momento del día su disponibilidad.
Otra opción es consultar en Google la zona horaria del país o la ciudad de tu cliente o miembro del equipo, el único inconveniente es que esta información no queda registrada en tu ordenador, pero te sirve como atajo para confirmar la hora de una reunión o videoconferencia.
5. Utiliza la tecnología para mejorar la productividad
La tecnología ha hecho más rápidos los métodos de trabajo gracias al cloud computing.
Herramientas como Redbooth, te permiten tener bajo control el desarrollo de tus proyectos – asignación de tareas, responsables, fechas de entrega y reuniones-, compartir y editar documentos e incluso comunicarte en tiempo real -videoconferencias, mensajería, chat interno – con todos los miembros de tu equipo.
Además, puedes acceder a Redbooth desde cualquier dispositivo con conexión a Internet cuando y desde donde quieras. Resultando en una mejor gestión del tiempo y una mayor productividad. Una solución integral que te ayuda a emplear el tiempo de forma eficiente y alcanzar tus objetivos más rápido.
Por otra lado, puedes hacer uso también de la técnica pomodoro, que te ayuda a definir cuántos minutos vas a dedicar al desarrollo de una tarea y cuántos a descansar. Es fantástica para mejorar la agilidad mental y ayudarte a acabar todo lo que tienes que hacer.
Y tú, ¿has gestionado equipos antes? ¿Qué es lo que mejor te ha funcionado para trabajar en equipo de forma eficiente? ¡Compártelo en los comentarios!
