Se entiende por productividad la cantidad de trabajo que se lleva a cabo en un determinado periodo de tiempo. Cuanto más trabajo se realiza durante ese intervalo, más productiva es esa persona. Y para conseguir hacer más cosas y ser más productivo es fundamental tener una buena capacidad de gestión del tiempo. Bien es cierto que hay días en los que rendimos menos, pero ¿cómo conseguir que nuestra productividad sea alta durante en casi todo momento?
Para diseñar una buena estrategia de gestión del tiempo tienes que conocerte a ti mismo. Es necesario que comprendas tu personalidad, cómo te organizas y priorizas y cuán disciplinado eres. También necesitas entender cuáles son los métodos de organización que mejor se adaptan a la programación de tu horario.
Con esto en mente, a continuación te traemos varios consejos que te ayudarán a crear una estrategia para la gestión del tiempo que maximizará tu potencial.
Analiza la forma en la que gastas tu tiempo
Antes de determinar cómo gestionar tu tiempo para aumentar tu productividad es necesario que analices cómo lo estás haciendo actualmente. Una forma útil de hacerlo es crear un diario o registro en el que, por ejemplo, durante dos semanas, escribas lo que has hecho en cada intervalo de 15 minutos durante tu jornada de trabajo. Una vez tengas esto escrito puedes volver sobre ello y averiguar si has conseguido cumplir tus objetivos durante esos intervalos de tiempo. También puedes incluir otra información de utilidad como, por ejemplo:
- Desde dónde pudieron llegar las distracciones.
- El momento del día en el que eres más productivo.
- Qué tareas son las que más tiempo te cuesta completar.
- Lo que ocupa la mayor parte de tu tiempo en tu vida (trabajo, familia, ocio…) y lo que ocupa ese mayor porcentaje durante tu jornada laboral (reuniones, gestión de proyectos, responder mails o teléfono, etc.)
- Si estás usando tu tiempo para completar las tareas más importantes.
Determina tus prioridades
Has monitorizado lo que haces todos los días. Ahora puedes escoger las tareas más importantes y colocarlas en la parte superior de tu lista. Todo lo que emprendes debe tener una regularidad y debes priorizar tus actividades en función de lo que es:
- Importante
- Urgente
- No importante
La mejor forma de gestionar tu tiempo es dejando lejos aquellas tareas que no son importantes para que puedas centrarte en las que sí lo son, que es de esperar que se conviertan en urgentes. Esto mantendrá tus prioridades urgentes al mínimo, por lo que conseguirás reducir el estrés.
Aprende a gestionar tu tiempo y serás un trabajador más productivo. Clic para tuitearPrepara un horario
Cuando tengas toda la información sobre cuál es tu actual gestión del tiempo, estarás preparado para trazar un plan. Un horario con la planificación de cada día de la semana te ayudará a controlar mejor el uso de tu tiempo. Algunas personas hacen esto al final de la jornada, antes de salir del trabajo, para ir abriendo camino hacia el día siguiente. Otras prefieren levantarse temprano para planificar y crear este horario.
Planifica tu tiempo
La programación se convierte ahora en tu mejor aliada. Es necesario que planifiques tu tiempo y sigas el horario marcado para que sepas qué y cuándo estás llevando a cabo tus tareas diarias. Con ello deberías ser capaz de determinar en qué momento del día eres más productivo.
Utiliza aquella herramienta de planificación que mejor funcione para ti, para recordar una cita o avisarte de que una tarea sigue pendiente. Sin embargo, hay quien todavía se organiza mejor con los planificadores de papel. Es cuestión de decidir la opción que mejor se ajusta a tu forma de trabajar. Estos son algunos consejos que puedes seguir respecto a la programación de tu tiempo:
- Asegúrate de que si utilizas una herramienta de planificación electrónica y una agenda en papel las dos estén siempre sincronizadas.
- Es importante que mires tu horario todos los días.
- Lleva la agenda contigo en todo momento.
- Recuerda que debes tener una copia de seguridad de tu horario, especialmente si utilizas la versión electrónica.
Sé organizado
Cerciórate de que tu entorno de trabajo está ordenado. Eliminar el desorden es tu primera prioridad. Una vez lo tengas todo controlado puedes configurar un sistema de organización. Y, cuando te organizas, tienes en tus manos la mejor ocasión para incrementar tu productividad.
Elimina distracciones
Ahora ya tienes todo controlado: has evaluado el uso de tu tiempo, has preparado un horario y programado tu tareas, has ordenado tu lugar de trabajo y ya estás organizado. Entonces, ha llegado el momento de eliminar las distracciones que tienes en tu entorno. Esto incluye tanto las tecnológicas como las que llegan por parte de las personas que te rodean.
Durante el análisis del uso de tu tiempo ya enumeraste aquellas que podías encontrar a lo largo de la jornada. Cuando se trata de distracciones tecnológicas puedes desinstalar u ocultar aquellas aplicaciones que no son necesarias para realizar tu trabajo. Cuando estás con una tarea complicada que precisa de toda tu concentración, cierra el correo electrónico y pon el teléfono en modo silencio. Y, siempre que sea posible, mantente lejos de aquellas personas que pueden despistarte.
Una gestión del tiempo adecuada hará que tu productividad aumente. Siguiendo los pasos anteriores lograrás centrarte en los aspectos más importantes de tu horario y serás capaz de manejar tu tiempo para rendir más que nunca.
¿Tienes algún otro consejo para la gestión del tiempo? Lo puedes compartir en los comentarios.
