Las nuevas tecnologías nos ayudan en nuestra actividad diaria. Plataformas, softwares de gestión, aplicaciones… Todo ello hace posible que nos organicemos mucho mejor y optimicemos nuestro tiempo. Lo que sucede es que, a veces, nosotros mismos nos cargamos de más y más tareas, hacemos cada vez más larga nuestra lista de ocupaciones, sin darnos cuenta de que, con ello, lo que conseguimos es que disminuya nuestra eficacia y productividad. Por eso, antes de comprometerte con una nueva tarea, reflexiona y piensa si realmente es necesario asumirla en ese preciso instante.
¿Qué significa que estar demasiado ocupado disminuye la productividad?¿Qué sucede cuando queremos abarcar demasiado?
Si das mucho trabajo a tu cerebro, si pretendes convertirte en un “multitarea”, lo que haces en realidad es dividir el enfoque y que sea cada vez más difícil y más exigente cumplir con tus objetivos.
Imagina la siguiente situación:
Recibes un mail en el que uno de tus clientes te dice que no puede acudir a la cita que teníais programada. En ese momento estás trabajando en la redacción de un informe que debes presentar al final de la semana, te entra una llamada de un amigo que necesita hablar de un problema personal que le afecta y sientes la necesidad de atenderle. Mientras hablas con él, tu cabeza está pensando en cuándo podrías volver a citar al cliente. Tu concentración se disipa y contestas a tu amigo con cierta ambigüedad, al mismo tiempo que abres tu aplicación de calendario para ver qué día tienes disponibilidad. Tu amigo aprecia esta desconexión y tu falta, en apariencia, de interés, por lo que terminará la llamada con cierta decepción.
A veces estas situaciones son inevitables. Y no pasa nada. El problema es cuando suceden con demasiada frecuencia y este exceso de tareas hace que pierdas el control sobre las mismas.
Este déficit de atención que puede llevar, sin querer, a herir los sentimientos de una persona a la que quieres es solo un ejemplo de cómo abarcar demasiado te hace ser menos productivo. Cuando tienes un exceso de trabajo y sigues llenando tu tiempo con más y más ocupaciones, te adentras en un círculo vicioso que solo genera estrés y frustración, y no consigues hacer las cosas como te gustaría.
Por otro lado, estar demasiado ocupado también puede conllevar la aparición de problemas de salud como consecuencia del estrés generado, la privación de sueño, comes más rápido para ganar tiempo… así como en las propias relaciones personales, tal y como hemos visto en el ejemplo anterior, y en el ámbito laboral.
Consejos para mejorar la productividad
En primer lugar, se trata de desfragmentar. ¿No lo haces de vez en cuando con el disco duro de tu ordenador? Y ¿por qué no con tu cerebro? Si intentas hacer demasiadas cosas a la vez tu mente puede funcionar igual de mal que lo haría un ordenador en esa misma situación, pudiendo llegar a “colgarse” o a apagarse.
Para ser más productivo tienes que evitar una sobrecarga en tu sistema mental. No intentes abarcar todo la vez, define objetivos concretos, delimitados en el tiempo, y haz las cosas paso por paso. Primero una, cuando termines, la siguiente. Hasta donde llegues. Pero que lo que estés haciendo tenga toda tu atención, todo tu interés; ya habrá tiempo después para hacer la siguiente tarea y, si no es así, quizá no pase nada. Trata de relativizar, también.
Además, no te olvides de:
- Priorizar. Elabora una lista de tareas de más a menos importancia.
- Hacer preguntas o investigar cuando no tengas algo claro. No tienes que saberlo todo.
- Reservar algo de tiempo libre entre tus diferentes tareas, cuando planifiques tu jornada, incluso de hasta 15 minutos, por si surge algún problema inesperado. Deja también margen para hacer una pausa, un descanso, un paréntesis para recuperar energía.
- Aprender a decir que no. No pasa nada por declinar cortésmente la llegada de una nueva tarea si consideras que te corresponde a ti ejecutarla.
- Dormir el tiempo necesario para que tu cerebro descanse y recargue pilas. Una mente despejada trabaja mucho mejor.
- Llevar una alimentación saludable. Siempre se ha dicho que “somos lo que comemos”, por eso, cuida tu dieta porque va a influir en tu rendimiento.
- Practicar ejercicio. Basta con caminar durante media hora todos los días.
En segundo lugar, deja a un lado la tecnología. A no ser que estés de guardia o por otros motivos tengas obligación de estar localizable, aléjate de tu teléfono móvil, tu tablet o cualquier dispositivo tecnológico. Si estás trabajando verás cómo te concentras mejor en lo que estás haciendo en ese momento; ya tendrás tiempo para atender tu whatsapp o tus redes sociales, dos de los mayores ladrones del tiempo en nuestros días. Y si estás hablando con un amigo o un compañero, te centrarás plenamente en su conversación; eso denota respeto. Si lo apagas por la noche, el descanso está más que asegurado.
Aunque utilizar el teléfono o las tecnologías a veces forma parte de nuestro trabajo e incluso de las relaciones con los demás, en su uso adecuado está la clave para conseguir ser más productivos. Será contraproducente si estamos respondiendo a un correo electrónico cuando tenemos que terminar algo que se tiene que entregar antes de una hora.
La productividad supone equilibrar nuestro tiempo y manejarlo de manera efectiva para poder superar aquellas tareas que tenemos entre manos. Priorizando, buscando recompensas y no intentando abarcar demasiado, porque sino rendiremos bastante menos de lo que podemos y verdaderamente nos gustaría.
¿Te ha ocurrido alguna vez que estabas demasiado ocupado y has tenido la sensación de que ya no eras productivo? ¿De qué manera conseguiste mejorar tu productividad? ¡Cuéntanoslo en los comentarios!
