El ciclo de vida de un proyecto nos lleva a pensar que la metodología del Project Management no radica en un proceso continuo, sino que tiene un principio y un final. A grosso modo, podríamos decir que los proyectos empiezan con el establecimiento de unos objetivos y se cierran una vez ejecutados y analizados los resultados que determinarán si se han alcanzado dichos objetivos. Pero lo cierto es que resulta complicado simplificar todo esto en un único proceso, pues el Project Management parte de un esfuerzo integral en el que interaccionan distintas áreas y departamentos. El éxito de un proyecto dependerá de la correcta administración de estas interacciones, por lo que debemos relacionar la gestión de proyectos con grupos de uno o más procesos cada uno.
El PMI (Project Management Institute), principal organización que estudia y promociona la Dirección de proyectos en todo el mundo, creó el Project Management Book Of Knowledge (PMBOK) con la intención de estandarizar la información y las prácticas de la gestión de proyectos (lo que hoy se considera como el “método PMI”). En él se describen los procesos de la gestión de proyectos y las áreas de conocimiento necesarias para poder aplicarlos. Los analizamos a continuación.
Tipos de proceso del Project Management
Entendiendo por “proceso” el conjunto de acciones orientadas a un resultado, podemos categorizar los procesos según su naturaleza, aunque se superpongan e interactúen entre sí.
- Los procesos del Project Management describen y organizan el trabajo del proyecto a través de una metodología (en este caso, como ya se ha indicado, la del PMI).
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Los procesos orientados al producto tratan de especificar y crear el producto o servicio del proyecto y están definidos por el ciclo de vida de éste. Pueden variar en función del área de conocimiento implicada.
La interrelación de ambos tipos de proceso es necesaria desde el momento en que no podremos definir el alcance y los objetivos de un proyecto si no sabemos cómo desarrollar el producto.
Áreas de conocimiento
Para asegurar que se desarrolle todo el trabajo requerido en un proyecto y se seleccionen correctamente los procesos se necesitan una serie de áreas de conocimiento que todo Project Manager debe dominar para poder tomar decisiones acertadas. Se trata de la gestión de los siguientes campos: integración, alcance, tiempo, costes, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones del proyecto.
Estas gestiones deben realizarse paralelamente a los distintos procesos para garantizar la eficacia del trabajo.
El ciclo de vida de un proyecto
Antes de adentrarnos en los puntos específicos de la metodología del Project Management es importante que entendamos bien qué es un proyecto y cuál es su ciclo de vida. Según el PMI, un proyecto es un emprendimiento temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio cuyo proceso tiene una duración determinada y un fin concreto. Se ejecuta de manera gradual a través de una serie actividades y está gestionado por un director de proyectos que se encarga de aplicar los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas que satisfagan los requisitos del mismo. Para facilitar esta gestión, el Project Manager puede dividir los proyectos en distintas fases que definen su ciclo de vida. El ciclo de vida es determinante a la hora de visualizar el alcance real del proyecto y define:
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Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase
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Cuándo se deben generar los productos entregables en cada fase y cómo se revisan
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Quién debe estar involucrado en cada fase
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Cómo controlar y aprobar cada fase
Esto permite a los Project Managers definir todos los recursos y acciones que van a emplear antes de pasar a la siguiente fase de un proyecto, así como conocer los riesgos y los costes que va a tener (normalmente van de más a menos y disminuyen a medida que se superan las primeras fases).
La metodología del PMI
Como hemos mencionado anteriormente, los procesos del Project Management describen y organizan el trabajo a través de una metodología. Según el PMI, existen 5 grupos de proceso :
Proceso de iniciación o comienzo: es la fase en la que se investiga la viabilidad del proyecto y se describe su finalidad y sus requisitos. Durante este proceso se descubrirán las carencias y se buscará la mejor manera de solventarlas. El motor de arranque del proyecto consta de un documento que incluye las necesidades de negocio, el ámbito de aplicación y los resultados esperados, los objetivos, los recursos necesarios, los costes y los riesgos, entre otros aspectos.
Proceso de planificación: en esta fase se planifica el tiempo, el coste y los recursos para estimar el volumen de trabajo y minimizar los riesgos durante la ejecución del proyecto. Si el proceso de iniciación asienta unas bases y establece un compromiso, este entra más en detalle sobre cada cuestión y establece responsabilidades entre todos los implicados. Para ello se desarrollan una serie de documentos acerca de:
- El alcance: necesidad de la empresa, beneficios del proyecto, objetivos, resultados, etc.
- La programación: planificación de tareas y establecimiento de calendarios a través de un diagrama de Gantt.
- El presupuesto: desglose de todos los gastos previstos y aceptados por la dirección.
- El equipo: asignación de tareas y responsabilidades.
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La estructura de desglose del trabajo: representación visual que divide el alcance del proyecto en secciones gestionables para el equipo.
- Los entregables: identificación de resultados a pequeña escala y por plazos.
- Los riesgos: identificación de los riesgos previsibles como el timing inadecuado, estimaciones de costes, ciclos de revisión del cliente, recortes presupuestarios o falta de recursos previstos.
El plan de comunicación: desarrollo de la mensajería adecuada en torno al proyecto y calendario de reuniones para el seguimiento de los objetivos.
Nota: Para desarrollar un buen plan de trabajo deben definirse bien los objetivos. La popular guía “S.M.A.R.T” (specific, measurable, attainable, relevant & time-bound) puede ayudarte a saber por dónde empezar.
Proceso de ejecución: la ejecución del proyecto es la etapa en la que se integran, desarrollan y completan las acciones destinadas a cumplir los objetivos de acuerdo con la planificación hecha. Es el momento de más intensidad y en el que hay más presión, ya que a menudo habrá que realizar informes de estado y rendimiento, reuniones, gestiones de compras, actualizaciones de desarrollo o la revisión de objetivos ante posibles limitaciones que obliguen a cambiar el rumbo del proyecto. Podríamos decir que en esta fase es donde se pone a prueba la productividad y la perseverancia del equipo o equipos.
Procesos de control o monitoreo: este grupo de procesos incluye todo el seguimiento del proyecto en el que se miden las actividades en curso (si todo se está realizando como estaba previsto o se detectan problemas); se analizan las distintas variables del proyecto (los costes, el esfuerzo y el alcance) en contraste con la planificación previamente elaborada; se identifican las posibles soluciones que encaucen el desarrollo del proyecto hacia el cumplimiento de los objetivos; y se establece un sistema de control de cambios que calcule el impacto de las posibles modificaciones. Cuando el proyecto logra sus metas concluye esta fase. De lo contrario, probablemente haya que hacer los ajustes necesarios o, incluso, dar por finalizado el proyecto antes de tiempo por falta de recursos.
Proceso de cierre: aunque a veces se pasa por alto, el cierre del proyecto debe hacerse correctamente para garantizar el éxito del mismo. Para dar por concluidas todas las actividades en los distintos procesos, disolver los equipos y firmar el proyecto con el cliente es necesario realizar un informe de cierre que incluya el análisis de los resultados y detalle el historial de acciones llevadas a cabo (así como aquellas que no se han podido realizar), las medidas de calidad, los costes y la duración final. También es muy importante que se aproveche este momento para recompensar los esfuerzos del equipo (se pueden realizar eventos lúdicos fuera del entorno de trabajo) y se saquen lecciones de aprendizaje que permitan mejorar y se puedan aplicar en proyectos futuros.
Aunque cada proyecto tiene sus peculiaridades, es probable que estos procesos del Project Management sirvan como directrices a las que puedas adaptar tus proyectos y te ayuden a tomar decisiones correctas. Pruébalo, y si te funciona, cuéntanoslo. Procesaremos la información.
