Lista de tareas de un Project Manager: aspectos fundamentales

Si tuviésemos que definir la peor pesadilla de un Project Manager, ésa sería no cumplir con el plazo de entrega, es decir, el fracaso del proyecto.

La inexperiencia, los despistes y los retrasos innecesarios pueden ser grandes obstáculos en el camino hacia el éxito, por lo que resulta fundamental que un gestor de proyectos sepa cómo utilizar correctamente los recursos disponibles y mantenga las líneas de comunicación abiertas.

Como Project Manager, deberás saber que una de las reglas cardinales de la gestión de proyectos es precisamente mantenerse en contacto permanente con el equipo para asegurarse de que todas las partes tienen la misma disponibilidad y compromiso.
Las demás, se pueden resumir de la siguiente manera:

Estas reglas son básicas para cualquier Project Manager, pero aquí no está todo. También hay una amplia lista de tareas esencial a las que debe enfrentarse, como el seguimiento los compromisos del equipo, la gestión de las distintas personalidades, el control de los plazos establecidos, la asignación del trabajo, la planificación de los horarios o la organización de las reuniones del equipo.

No importa el tamaño ni el timing: cualquier proyecto es complicado de gestionar, pero se puede simplificar con una lista de tareas fundamental que indique algunos movimientos – obvios y no tan obvios – que cada Project Manager necesita hacer en su búsqueda del éxito. Si se llevan a cabo, dichas tareas nos pueden ahorrar mucho tiempo, estrés e incluso trabajo.

Aspectos fundamentales para la lista de tareas de un Project Manager

1. Mantén la coherencia en el trabajo del equipo

Es importante que te asegures de que todo tu equipo camina en la misma dirección y tiene muy claro cuál es el objetivo final desde el primer momento. Imagínate por un momento que tu diseñador gráfico piensa en algo “elegante y con clase”, mientras que tu redactor se decanta por un estilo “casual con un toque sarcástico”. Seguro que esta situación te daría más de un dolor de cabeza, por lo que resulta esencial una buena coordinación y la coherencia con nuestras metas.

A partir del primer día, cada miembro del equipo tiene que saber para qué producto final va a invertir sus esfuerzos, incluyendo la imagen, el carácter y el tono. Este primer encuentro también les permitirá aportar ideas en una fase del proyecto en la que se pueden añadir más fácilmente al plan de trabajo, permitiéndote a ti identificar aquellas cosas que – como responsable – puedes haber pasado por alto. Esta también es tu oportunidad de fijar el tono de tu estilo de gestión: ¿vas a hacer que te perciban como alguien receptivo a sus ideas, o alguien que no aporta más que palabras? ¿Vas a ser un líder constructivo o vas descartar ser intransigente con sus aportaciones?

2. Establece un tiempo límite

Como “arquitecto” del proyecto, querrás seguirlo de principio a fin. Sé consciente, de todas formas, que tu plan no tendrá el mismo aspecto al final del proyecto que cuando lo empezaste: inevitablemente, siempre hay sorpresas – buenas o malas – que debes asumir. No nos hace falta ser supersticiosos. Las casualidades existen, pero no siempre para bien (otros lo llaman “Ley de Murphy”): un proveedor entregará tarde algo que necesitabas ayer, un miembro del equipo caerá enfermo cuando menos lo esperes o algún recurso tecnológico fallará sin pedir permiso. No desesperes. Puedes minimizar el impacto de las sorpresas negativas mediante un horario tan flexible como sea posible.

En cada fase del proyecto, ante todo debes preguntarte si estás siendo realista y si lo que estás realizando es razonable. Pregúntaselo también a los miembros de tu equipo. Ellos te ayudarán a identificar los posibles problemas específicos o los retrasos que puedan surgir en el transcurso del proyecto. En segundo lugar, sé proactivo. Si ves que un proveedor es poco de fiar, encuentra uno nuevo o programa una reunión con él antes de que sea demasiado tarde para trasladarle la importancia de cumplir con los plazos. Finalmente, asegúrate de que en tu equipo haya personas capaces de sustituir a otras en caso de enfermedad o emergencia.

Un consejo: si has tenido la habilidad de confeccionar un horario con tiempo extra para este tipo de imprevistos, mejor mantenlo en secreto. El equipo debe fijarse en el tiempo límite “oficial” y seguir trabajando para cumplirlo (por si acaso, yo no te lo he dicho).

3. Asigna y delega tareas

Como Project Manager, necesitarás asignar y delegar tareas. Como punto de partida, te será muy útil saber cuáles son las fortalezas y debilidades de los miembros de tu equipo para asegurarte de que a cada uno de ellos le corresponde una tarea adecuada a sus cualidades.

Volviendo al punto anterior, si en cada fase del proyecto debes preguntarte si estás siendo razonable, en este caso todavía más: probablemente no querrás que a tu mejor empleado se le agoten las pilas antes de tiempo, así que sé cuidadoso con las cargas de trabajo. Y recuerda: escucha a tu equipo. Tal vez alguien tenga una habilidad que desconoces y que sería perfecta para una parte del proyecto que no tenías en cuenta. Si esto no funciona, siempre puedes volver a reasignar una tarea (nunca tengas miedo de hacer cambios sobre la marcha, pues mantener las decisiones solo porque están escritas en papel o por temor a decepcionar a alguien puede costarte muy caro).

Al final, distribuir tareas es como montar un puzle. Debes encontrar la manera de que tu equipo encaje de forma natural según sus funciones individuales. No fuerces nada, y recuerda que cada pieza es valiosa.

4. Establece protocolos

Anteriormente hemos hablado de la necesidad de mantener una cierta coherencia en relación con nuestro objetivo final. Una de las cosas más frustrantes para los miembros de tu equipo es que se les asigne una tarea sin una dirección clara o sin los detalles necesarios para que puedan hacer su trabajo en consonancia con el resto del grupo. A nadie le gusta volar a ciegas, pero tampoco resulta agradable tener que hacerle demasiadas preguntas al director de proyecto (muchas personas no lo hacen por miedo a parecer incompetentes).

Por lo tanto, es tu responsabilidad garantizar esa coherencia que facilite y mejore el flujo de trabajo con un horizonte para tu equipo. Sea cual sea el volumen de trabajo que esperas, ponlo siempre por escrito. Cada uno debe saber cuáles son tus expectativas y hacia dónde camina su trabajo. Añade todo tipo de especificaciones, procedimientos y pasos a realizar para completar una tarea. Toda información que establezca un protocolo antes de empezar a trabajar es buena. Podría ser, incluso, que tengas varios protocolos para diferentes áreas del proyecto. Solo debes asegurarte de que cada uno está establecido donde le corresponde. Y una vez más, no tengas miedo de cambiar dichos protocolos si descubres un método o procedimiento mejor a lo largo del camino. Recuerda: sé flexible.

5. Fomenta el trabajo en equipo

Puede que la mitad de tu equipo esté compuesto por personas que trabajan desde casa o consultores externos; no importa: igualmente puedes inculcar al conjunto del grupo el sentido de trabajo en equipo. Los recursos online como las videoconferencias son una buena forma de mantener el contacto permanente entre todos ellos, pero asegúrate de que estas llamadas no duran más de 30 minutos como máximo y que no dejan de ser puntuales. Convertirlas en un hábito puede entorpecer el trabajo porque no siempre son necesarias y pueden hacerse pesadas para el grupo. Mantén este tipo de contactos semanales como una oportunidad para mejorar la comunicación interpersonal, por ejemplo, entre los diferentes departamentos del proyecto, pero nunca como sustitutivo de un encuentro importante de todo el grupo. Pregunta a los miembros de tu equipo en qué están trabajando (sin esperar un informe de progreso detallado) y cuál es la siguiente tarea que van a realizar. Aprovecha esta oportunidad para hacer que tus empleados se sientan valorados y ayúdales a construir una buena relación entre ellos para que se avengan a contactarse, independientemente de dónde se encuentren.

No te olvides de los ejercicios motivacionales de trabajo en equipo. Elevar la moral y fomentar la conciencia de grupo puede ayudar a tus empleados a desahogarse juntos, incluso fuera de la oficina (por ejemplo, organizando una partida de paintball, una sesión de yoga, trabajos voluntarios distendidos o una cata de vino). Reunir a las personas fuera del ámbito de trabajo refuerza la idea de unidad y crea vínculos entre ellas. Muchos estudios han demostrado que los empleados que se llevan bien con sus compañeros de trabajo son más enérgicos, más productivos y con van al trabajo con más ganas por la mañana.

6. Alienta el intercambio de ideas

Todo gestor de proyectos debe mostrarse receptivo a nuevas ideas con la esperanza de cultivar la innovación en el lugar de trabajo. Pero también es fundamental que los miembros del equipo se sientan cómodos al compartir ideas con los demás si quieres tener un equipo de éxito a nivel creativo.

El clima en el lugar de trabajo tiene mucho que ver en ello. Un estudio reciente de la Academy of Management Journal reveló que un número alarmante de profesionales en entornos de trabajo competitivos admite que se abstiene de aportar ideas por miedo a que les sean robadas (el mito del que se cuelga “medallas” que no le son propias) o aún peor, por temor a que no les sea reconocida su contribución. Este comportamiento (el de ocultar información que puede mejorar un proyecto, alcanzar una meta o incrementar la calidad del producto) también es contagioso según este estudio.

El Business News Daily, al informar sobre el mismo, señaló que el “conocimiento ocultado” propicia la desconfianza – una sentencia de muerte en aquellos lugares de trabajo donde la colaboración y el trabajo en equipo son las claves del éxito: “(…) Los empleados que tienden a ocultar intencionadamente el conocimiento parecen destinados a recibir, como efecto espejo, un comportamiento también egoísta por parte de sus compañeros, que en última instancia les pueden hacer daño y disminuir su creatividad”, afirma el estudio.

Trata de evitar un clima competitivo en el lugar de trabajo, donde los miembros del equipo puedan sentir que tienen que rivalizar entre sí para obtener recompensas o elogios. Si haces que cada miembro de tu equipo se sienta un activo valioso – y de esta manera fomentes la cooperación y el aprendizaje – compartiendo el conocimiento y las ideas, nadie se sentirá como una amenaza y podría incluso convertirse en el modus operandi. Mantener sesiones de brainstorming de manera regular también puede ayudar a mejorar el flujo de ideas.

7. Sigue el progreso de tu equipo

A ningún director le gustaría saber en el último minuto que su equipo no podrá entregar un trabajo dentro del plazo establecido. Pero si eso ocurre, es responsabilidad suya. Las sorpresas de última hora son el producto de una mala gestión, por lo que deberás establecer un tiempo límite para el proyecto (como se ha apuntado anteriormente) lo suficientemente flexible para que se puedan cumplir las expectativas de flujo de trabajo. Asegúrate de que los acontecimientos a lo largo de esa fecha se están cumpliendo y que el trabajo se está produciendo a un ritmo constante.

Crear un Diagrama de Gantt puede ser una buena manera de que todos los miembros del equipo lleven un seguimiento del progreso del grupo. Durante el proceso de planificación, tu equipo y tú ya deberíais tener una idea de cuánto tiempo puede llevar una fase o tarea del proyecto, por lo que si alguien se adelanta y lo anota tendrás una herramienta más para comprobar el progreso del trabajo. Los Diagramas de Gantt son un buen recurso para coordinar el trabajo en equipo.

No olvides que tienes a tu disposición herramientas para la gestión de proyectos específicamente ideadas para el seguimiento del progreso de un trabajo o proyecto.

Las reuniones de personal con regularidad son otra gran manera de evaluar el progreso y también suponen una oportunidad para solucionar problemas si alguien ha encontrado dificultades o retrasos. De esta manera podrás asegurarte de que todo el equipo sigue en el mismo plano y que todos los miembros del mismo comparten ideas para mejorar el flujo de trabajo, la comunicación y la unidad del grupo.

Obviamente, reunirte de manera individual con cada miembro del equipo siempre que sea posible es crucial; se refuerza la noción de que “estás presente”, eres receptivo y les das la oportunidad de expresar las preocupaciones que podría incomodarles comunicar en un ambiente de grupo.

Siempre que puedas y creas que debes, haz preguntas. Habla con tu equipo. Los informes de progreso no siempre tienen que ser entregados durante las reuniones.

8. Expresa tu opinión de manera honesta

Un gestor de proyecto que tiene miedo de hablar sobre un trabajo mediocre con un empleado no está haciendo ningún favor a nadie. Eso no hace más que incrementar la posibilidad de que siga cometiendo errores, provocando, no solo una pérdida de productividad, sino también el impedimento de que pueda intuir dichos errores para superarse a sí mismo.

Igual que un buen Project Manager debe reconocer dar prestigio y reconocer el buen trabajo, también debe reconocer y señalar el trabajo insatisfactorio. Eso no se refiere solo a un posible error puntual, sino a una dinámica de bajo rendimiento o conjunto de errores. A veces, una simple notificación (honesta, pero con la sensibilidad necesaria) puede resolver el problema. Sé amable, pero sé honesto. Se trata de dar al empleado la oportunidad de revertir su fallo por el bien del grupo. Recuerda: un equipo es tan fuerte como su miembro más débil.

9. Procura el bienestar de tu equipo

Nunca olvides que detrás de los números y las estadísticas de la productividad están las personas. Con sus sentimientos, vulnerabilidades, debilidades, fortalezas o necesidades propias de cualquier ser humano. Mientras tú tratas de cumplir con los plazos y complacer a los gerentes, deberías detenerte para prestar atención a lo que está ocurriendo a tu alrededor. ¿Parecen demasiado estresados los miembros de tu equipo? ¿Se les nota muy cansados últimamente, o trabajan demasiadas horas? ¿Se saltan el almuerzo? ¿De repente hacen muchas llamadas personales?

Debes hablar con ellos. Averigua lo que está ocurriendo en sus vidas. Puede que hayan perdido a un ser querido, que hayan roto con la pareja, que necesiten un poco de relajación o que estén descontentos con el ambiente de la oficina.

Pregúntate si hay algo que puedes hacer, como responsable y gestor del equipo, para ayudarles a aliviar las situaciones adversas. Cuando sea necesario, dales un tiempo de descanso, llévalos a comer o tal vez reubícalos a una zona más tranquila de la oficina si no les gusta el espacio abierto. Parte de tu trabajo como gestor es asegurarte de que tus empleados son felices y que el trabajo no les repercute en su salud física o mental. Tan importante es esto, que ahora muchas empresas priorizan aquellos perfiles de gerente con más inteligencia emocional, que puedan reconocer o incluso prevenir la insatisfacción en el trabajo y que sean capaces de mantener contentos a sus empleados.

Según este artículo de enterpreneur.com, “los mejores managers no son necesariamente los que lanzan productos rompedores y dan prioridad a las ganancias por encima de todo lo demás. Son personas conscientes, que aprecian a sus equipos y reconocen que los trabajadores son seres emocionales”.

De acuerdo con entrepreneur.com, el no-reconocimiento de la insatisfacción del empleado cuesta a las empresas de Estados Unidos un valor aproximado de 550 mil millones de dólares al año, señalando que los trabajadores descontentos propician un 37% menos de ventas, son un 31% menos productivos, sufren un 51% más los cambios de personal y son un 300% menos innovadores.

Pero mostrar compasión y preocupación por los miembros de tu equipo no es solo una medida inteligente de negocios; es muy positivo y ayuda a establecer la confianza y la lealtad entre tus empleados, generando un ambiente más feliz en el lugar de trabajo.

Y tú, ¿incluirías algún otro aspecto esencial en esta lista de tareas de un Project Manager? ¡No dudes en compartirlo con nosotros en los comentarios!