Los departamentos de Tecnologías de la Información (IT) no siempre tienen una buena percepción de valor, por considerarse costosos y poco eficientes en algunos casos. Las compañías especializadas que proporcionan este servicio y las ventajas que ofrece la gestión a través de la nube han hecho replantearse a muchas empresas la posibilidad de externalizar el área tecnológica, de manera que uno de los principales dolores de cabeza de muchos CEO es la búsqueda de la eficiencia para vencer la lentitud de los procesos y optimizar los resultados de este departamento.
A continuación te presentamos 8 hábitos que harán más eficiente tu departamento de IT:
1. Trabaja en base a una arquitectura definida
Es de caudal importancia definir un modelo tecnológico y de servicios que establezca unos principios que indiquen, por ejemplo, en qué casos hay que construir software en vez de comprarlo o reutilizarlo, o dónde se van a utilizar tecnologías comunes y dónde específicas. Estas pautas, escritas y comunicadas dentro y fuera del departamento, podrían inspirarse en procesos ya demostrados como eficientes en otras organizaciones e industrias similares. También existen modelos de gestión de infraestructuras de IT como ITIL, a los que se pueden adaptar distintos procesos para establecer medidores comunes de eficiencia de la gestión que se traduzcan en una identificación de mejoras para el ahorro.
2. Automatiza procesos con la nube
Conseguir un entorno de aprovisionamiento operando desde el mismo entorno IT puede llevar meses de trabajo. Por eso, los equipos de desarrollo pueden usar la nube como complemento para agilizar este proceso en cuestión de minutos. Los proveedores de servicios en la nube disponen de una tecnología muy mejorada para automatizar y ofrecer más posibilidades a los desarrolladores para aprovisionarse por sí mismos.
3. Apuesta por una mejora de las interfaces
Es cierto que al incorporar una nueva funcionalidad creamos un nuevo valor, pero muchos departamentos de IT incurren en el error de dejarlo de lado porque piensan que un cambio de software va a interferir en el normal funcionamiento de unas interfaces programadas al detalle. Es aquello de: “ahora que funciona, mejor no lo toquemos”. Hay que darle la vuelta a esto. Si reformamos la interfaz con un buen sistema de integración y unos equipos de proyecto resolutivos, podremos hacer pruebas sin dedicarles un tiempo excesivo, además de implementar las nuevas funcionalidades más fácilmente. Con la integración de sistemas se puede también acceder al conjunto de aplicaciones fundamentales de la empresa a través de las API estándar que exponen los datos y funcionalidades de manera bien definida y segura.
4. Codifica las excepciones manualmente
Dicen que los ordenadores son buenos para crear reglas generales, pero las personas son mejores creando excepciones. Esta máxima sirve para explicar que no todos los casos se resuelven de la misma manera, aunque en términos de tiempo, requiere la misma dedicación codificar un caso que se pueda repetir una vez cada mucho que uno que se repita cincuenta veces en un día. Para ello deberás ser muy selectivo con tal de programar automáticamente aquellos casos más generales y codificar manualmente aquellas excepciones que no puedan resolverse con una norma amplia.
5. Ten cuidado al reducir costes
Un clásico cuando hay que recortar gastos es mirar al departamento de IT. Si no hay otra opción, tendría que hacerse de una manera razonable porque de lo contrario supondrá la sentencia de muerte de esta área. Un error habitual es el de empeorar las condiciones de los técnicos que realizan el servicio en vez de optar por reducir costes de infraestructuras sin valor. Eso hace que cada vez más haya menos demanda de carreras informáticas entre los jóvenes. Realiza un estudio de la infraestructura para valorar su uso. Seguro que existen algunos softwares o sistemas en desuso que podrían ahorrarte algún que otro gasto.
6. Utiliza bases de datos rápidas
El almacenamiento de datos es una de las cuestiones que más preocupa al departamento de IT por la lentitud y la dificultad de encontrar respuestas a todo lo que se busca. Las estructuras de datos OLAP (online analytical processing) ofrecen una buena velocidad de respuesta, pero son más lentas para consultas complejas multitabla. Para ello se pueden usar MOLAP, que es una OLAP creada sobre una base de datos multidimensional. Por su parte, las bases de datos NoSQL (not only SQL) proporcionan un mecanismo de almacenamiento y recuperación de datos con más simplicidad de diseño, escalabilidad horizontal y mayor control de la disponibilidad. Con NoSQL se pueden manejar grandes volúmenes de datos para que los analistas puedan valorar su organización fácilmente.
7. Apuesta por la innovación
La innovación es un proceso paralelo al desarrollo diario, aunque requiere su propio espacio y tiempo. Se genera una contradicción cuando pedimos sistemas eficaces que nunca pierdan datos y nos den siempre lo que buscamos, pero en cambio no invertimos en mejoras de futuro que nos puedan ofrecer una ventaja competitiva. Los desarrolladores no deben verse forzados exigiéndoles mejores resultados inmediatos, sino que debemos entender que cada cosa va por su cauce. Del mismo modo, cuando intenten aportar soluciones nuevas aunque no se obtenga el éxito esperado debemos felicitarlos por asumir el riesgo. Ese es un ingrediente básico para la innovación.
8. Integra el departamento de IT en la cultura y las relaciones de la empresa
A menudo el departamento de IT parece vivir en un mundo paralelo a la empresa, viéndose como un proveedor de recursos o de mantenimiento al que no le afecta todo lo que pase en la dirección y entre el resto de empleados. El campo de las relaciones interpersonales e interdepartamentales es muy importante para mejorar las dinámicas de trabajo y la productividad. Incorporar a algún miembro de IT en el comité de dirección para que participe en la toma de decisiones puede ser muy beneficioso, también para entender las necesidades del área tecnológica y sus aportaciones al funcionamiento global del negocio. Igual de importante es integrar a todo el equipo en la cultura de la empresa y mantener una buena relación informal con sus miembros para que exista el sentimiento de pertenencia.
¿Formas parte de un departamento de IT? ¿Recomendarías otros hábitos para mejorar su eficiencia? Compártelos… Solo depende de TI.
