La implementación de metodologías ágiles para la gestión de proyectos ha aumentado en los últimos años como consecuencia de la frenética evolución de los mercados. Uno de los modelos más empleados en la industria del software es el llamado Scrum, aunque los expertos no lo definen como una metodología en sí misma sino como un marco de trabajo para llevar a cabo procesos dinámicos. Scrum se fundamenta en un entorno colaborativo y tiene como objetivo el desarrollo y la creación de un producto en un corto periodo de tiempo. Algunas de las claves de su éxito son la involucración del cliente en el proceso de desarrollo del producto y la optimización de la capacidad del equipo para adaptarse a los cambios y cumplir con los plazos de entrega. Si quieres empezar a explorar sus ventajas, a continuación te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la gestión de proyectos Scrum.
Características de la gestión de proyectos Scrum
1. Libertad para el equipo
En el marco Scrum, como en la mayoría de metodologías ágiles, se prioriza el trabajo en equipo dotando de autonomía a los desarrolladores para tomar las decisiones adecuadas a los posibles cambios. Hay una plena confianza en el equipo y por ello no dedican esfuerzos a elaborar pautas o un plan de acción previo.
2. División de los proyectos por ‘sprints’
En la gestión de proyectos Scrum, los módulos o fases del proyecto se llaman sprints, periodos de tiempo fijo de una duración determinada (suelen ser de entre una y cuatro semanas). Como se ha dicho, Scrum no detalla pautas previas sino que planifica cada sprint a medida que avanza el proyecto. El Product Backlog, en este caso, es el documento que recoge los requerimientos que definirán el trabajo previsto para cada sprint en base al resultado deseado.
3. Ausencia de la figura del Team Leader
Por lo general el equipo Scrum se autorregula a sí mismo, de manera que no existe la figura de un líder que decida qué persona va a realizar cada tarea o la manera en que se va a resolver un problema. Este tipo de decisiones las toma el equipo en su conjunto. En cambio, sí existen ciertos roles que pueden desempeñar los miembros del equipo, de los cuales destacan el Scrum Master (una figura que ejerce como un “guía” cuya función es apoyar al equipo para garantizar su máxima productividad, evitar distracciones y alcanzar los objetivos fijados) y el Product Owner (quien representa al cliente y hace de puente entre este y el equipo de desarrollo, además de ordenar las tareas prioritarias para conseguir el producto deseado).
4. Comunicación continua
Una de las mejores bazas del trabajo en equipo es la fluidez de comunicación. Durante los distintos sprints del proyecto, las partes implicadas (Scrum Master, Product Owner y desarrolladores) realizan reuniones diarias de máximo 15 minutos en las que se comparten todas las impresiones sobre el trabajo realizado, se identifican obstáculos y se proponen mejoras. Al final de cada sprint el equipo de desarrollo proporciona la información necesaria al Product Owner acerca de las nuevas funcionalidades y todo aquello relevante para afrontar el siguiente sprint, creando una retroalimentación muy positiva que garantiza los mejores resultados.
5. Lucha contra las adversidades
Scrum se utiliza mucho para resolver problemas que suelen presentarse en los modelos de gestión de proyectos tradicionales, como el incumplimiento de expectativas del cliente, la demora en las entregas, los costes elevados o la baja calidad del producto. Scrum también es idóneo cuando se necesita capacidad de reacción ante la competencia, cuando los equipos sufren demasiada rotación o decrece la moral del grupo, o cuando se requiere identificar y solucionar ineficiencias de manera sistemática. Se trata de un proceso especializado en el desarrollo del producto que pone el foco en conseguir la mejor calidad posible con los recursos de los que se dispone.
6. Focalización en el producto y el usuario
Otra de las características de Scrum es que se todos los sprints tienen como horizonte el producto y su usabilidad. Fraccionando el producto en diferentes entregas se pueden realizar todas las pruebas necesarias para garantizar la satisfacción del usuario. Por eso, el Product Backlog recoge breves descripciones de funcionalidad a partir de la experiencia del usuario y del cliente, que serán el punto de partida para la planificación de las tareas de cada sprint (Sprint Backlog).
Fases del proceso Scrum
A continuación te ofrecemos un breve resumen de las fases más importantes del proceso Scrum en el que podrás visualizar de manera clara las características descritas anteriormente.
1. Planificación del sprint
Como hemos apuntado, el sprint es un bloque temporal corto y fijo (oscila entre 2, 3 y 4 semanas). Cada sprint debe proporcionar un resultado concreto, un incremento del producto final que pueda ser entregado al cliente cuando este lo solicite. Se planifica de la siguiente manera:
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Selección de requisitos (Product Backlog): durante un máximo de 4 horas se elabora una lista de objetivos y prioridades del producto que actuará como plan del proyecto. En ella, el Product Owner prioriza los objetivos en función del valor que aportan en relación al coste y los distribuye en distintas entregas. Este documento es entregado al equipo de desarrollo, que deberá estudiarlo, preguntar las dudas que surjan y seleccionar los requisitos que se puede comprometer a completar y entregar durante el sprint.
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Planificación del sprint (Sprint Backlog): el equipo de desarrollo elabora una lista de tareas necesarias para llevar a cabo los requisitos a los que se ha comprometido. En ella se calcula una estimación del esfuerzo y se asignan las tareas de manera conjunta.
2. Ejecución del sprint
El sprint se desarrolla a medida que el equipo va cumpliendo con sus tareas. Para garantizar la correcta ejecución del sprint existen 4 tipos de seguimiento:
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Reunión de sincronización (Daily Scrum): se trata de una reunión diaria de unos 15 minutos de duración en la que el equipo valora el trabajo que se está realizando (necesidades en las tareas, progreso hacia los objetivos del sprint, obstáculos que se encuentran) de manera que se puedan hacer las adaptaciones necesarias para cumplir con los compromisos. En esta reunión cada miembro del equipo responde a tres preguntas:
¿Qué he hecho desde la última reunión?
¿Qué voy a hacer a partir de ahora?
¿Qué impedimentos tengo para llegar a los objetivos? -
Scrum de Scrums: a diferencia del Daily Scrum, esta reunión es para grupos de equipos que trabajan en un mismo proyecto. Se suele celebrar después de la reunión de sincronización y en ella participan representantes designados de cada equipo. El Scrum de Scrums sirve para discutir el trabajo intergrupal, especialmente los solapamientos e integraciones. En este caso, se responde a las siguientes preguntas:
¿Qué ha hecho mi equipo desde la última reunión?
¿Qué va a hacer mi equipo antes de que nos volvamos a reunir?
¿Existe algún factor que ralentice o entorpezca el trabajo del equipo?
¿Algo de lo que está haciendo mi equipo puede entrometerse en el camino de otro equipo? -
Orientación del Scrum Master: durante el sprint, el Scrum Master trata de orientar al equipo para el correcto desarrollo del trabajo. Para hacer este seguimiento, trata de minimizar los obstáculos que el equipo no puede resolver por sí mismo y lo protege de interrupciones externas que puedan afectar a su compromiso o productividad.
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Mediación del Product Owner: el Product Owner se reúne con el equipo para refinar el Product Backlog y prepararlo para el siguiente sprint. Si es necesario, se cambian o se replantean los objetivos del proyecto para garantizar la mejor calidad posible y el retorno de la inversión (rentabilidad).
3. Valoración y adaptación
El último día del sprint se valoran los resultados conseguidos en una reunión de revisión que consta de dos partes:
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Demostración (Sprint Review Meeting): en un máximo de 4 horas, el equipo presenta al cliente los requisitos completados en el sprint (el incremento del producto). A partir de los resultados y los cambios que se hayan encontrado en el contexto del proyecto, el cliente realiza las adaptaciones pertinentes replanificando el proyecto.
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Retrospectiva (Sprint Retrospective): durante 4 horas, el equipo de desarrollo valora el funcionamiento del trabajo y los hándicaps que podrían impedir el progreso con normalidad. El Scrum Master deberá recoger las conclusiones para eliminar los obstáculos y planificar las mejoras.
Ya conoces algunos detalles más de la gestión de proyectos Scrum. Si te ves preparado/a para dar el salto, ¡no dudes en comentarnos tu experiencia!
