9 cosas que todo Project Manager debería saber
Se ha hablado mucho de las múltiples habilidades de un gestor de proyectos, una figura en auge y cada vez más demandada en el mercado laboral. Así es: ahora muchas empresas gestionan su capacidad productiva a través de proyectos de corto, medio o largo plazo. Sea cual sea su magnitud, todos tienen objetivos y timings muy claros. Por eso, el perfil del Project Manager es el de una persona muy metódica: con dotes de liderazgo, altamente comunicativa, capacitada para gestionar emociones y asumir grandes retos. Pero además, debe tener una serie de conocimientos y un bagaje que le permita desarrollar su trabajo con acierto y total seguridad. Si eres gestor de proyectos o te gustaría serlo, seguro que este artículo te interesa. Descubre 9 cosas que todo Project Manager debería saber. No pierdas detalle y pasa a la acción:
1. Adáptate
Como buen comunicador, el Project Manager debería saber cómo dirigirse a cualquier persona de la organización. Eso significa que como gestor de proyectos deberás explotar tus capacidades comunicativas a todos los niveles, es decir, que además de dominar el mensaje tienes que saber adaptarlo a sus diferentes públicos.
Esta habilidad camaleónica se fundamenta en la empatía y te permite obtener mejores resultados de las personas de tu entorno: motivando cuando alguien lo necesita; negociando mejor con los interlocutores y dando instrucciones con mejor respuesta. Es probable que alguien necesite contar un problema personal antes de empezar una negociación: la clave estará en saber escucharle. También es posible que una persona te pida brevedad, mientras que otra necesite más detalles. Hay que saber adaptarse.
2. Plasma tus ideas
Más allá de la técnica, una de las mayores virtudes del Project Manager es la de llevar a la realidad las ideas que genera. Damos por entendido, pues, que se trata de una persona muy creativa. Una persona visionaria, capaz de definir objetivos muy claros – en base a unas necesidades – y encontrar la mejor fórmula para alcanzarlos.
Para ello, es necesario que sepas rodearte de talento y que seas capaz de escuchar y encontrar los mejores medios (tecnológicos y humanos) que te permitan llegar a dichas metas. En definitiva, el trabajo en equipo es muy importante para materializar las ideas.
3. Delega responsabilidades
Esta función está en todos los manuales del Project Management. Saber asignar tareas a las personas idóneas favorece la productividad personal y del conjunto del equipo: si das responsabilidades a los demás les harás sentirse valorados, además de librarte de ciertas cargas de trabajo que podrían resultarte contraproducentes.
Conocer las virtudes y el talento de cada persona te será de gran ayuda para distribuir el trabajo adecuadamente y garantizar el éxito del proyecto, pero delegar también tiene que ver con la confianza hacia los demás: confiar solamente en tu propio criterio podría llevarte al fracaso. Escucha y déjate aconsejar en todo momento, y toma decisiones firmes cuando sea necesario.
4. Habla (en privado y en público)
Tan importante es lo que se dice, como la manera en que se dice. Como se ha apuntado antes, una comunicación fluida, constante y adaptable facilita el entendimiento y la cohesión del grupo. Un buen Project Manager no debe limitarse a sintetizar la información en documentos, correos electrónicos o chats. El “tú a tú” es fundamental y por ello hay que dominar la vertiente más humana de la comunicación: el habla.
La manera como presentamos la información es determinante tanto en el plano privado como en el público, con especial importancia en este último. Como gestor de proyectos deberás aprender a presentar de manera efectiva con un mensaje comprensible y atractivo para obtener el compromiso positivo de los demás. Puede que la personalidad sea un factor relevante, pero no siempre nacemos preparados para presentar. En la comunicación hablada entran en juego todo tipo de códigos (gestual, sonoro, etc.), por lo que la formación y la práctica en este campo es esencial.
5. Aprende a renunciar
Uno de los consejos que se suelen dar para mejorar la productividad es que hay que saber decir que no. Si es necesario delegar, también lo es descartar tareas e invitaciones que no ayuden a la consecución del proyecto. Del mismo modo, si eres capaz de visualizar las metas, también deberías serlo para renunciar a ellas cuando no dispones de los recursos necesarios: replantear unos objetivos y un proyecto a tiempo te puede evitar un posible fracaso.
6. Sigue la vanguardia de la tecnología
Los recursos tecnológicos optimizan los proyectos, ya que permiten mejorar la calidad, organizarse mejor y reducir los plazos de entrega. Por eso es importante que te mantengas actualizado y tengas una actitud curiosa y voluntad de aprendizaje constante. Conocer bien las herramientas online y también offline que mejoran la capacidad organizativa es esencial para cualquier gestor de proyectos. Si es la primera vez que te aventuras en esto, Redbooth te ofrece una prueba y un sencillo tutorial para que empieces a familiarizarte con las distintas funciones de esta útil aplicación.
7. Gestiona el tiempo
Una de las principales tareas del Project Manager es el control del tiempo, un recurso habitualmente escaso y directamente relacionado con la productividad. Saber establecer fechas límite razonables y llevar un seguimiento ordenado de la evolución del proyecto se vuelve imprescindible para que éste camine en la buena dirección. Para llevarlo a cabo con más facilidad puedes servirte, como hemos visto en el punto anterior, de una serie de herramientas que deberías saber manejar, tales como las plantillas de gestión de proyectos o los Diagramas de Gantt. Un buen Project Manager debería saber identificar las prioridades, evitar las pérdidas de tiempo por motivos secundarios y motivar a su equipo para cumplir con los plazos.
8. Mantente al día de las novedades del sector
Otra buena forma de aprender nuevas técnicas y mantenerse actualizado a la vez que hacer contactos interesantes es asistir a los seminarios, congresos y charlas formativas que se realizan en el entorno del Project Management. Como buen gestor de proyectos deberías estar al día de todo lo que se ‘cuece’ en el sector, así como conocer las nuevas herramientas sociales de contactos que te permitan encontrar personal especializado para las distintas áreas de trabajo involucradas en el proyecto. Plataformas como Meetup, Xing o LinkedIn te ofrecen muchas oportunidades de conocer a profesionales, eventos y oportunidades de negocio.
9. ¡Celebra los logros!
En la vida, no todo es trabajo, números y resultados. También existe un lugar para las emociones. Saber dar pequeñas recompensas a un trabajo bien hecho es lo mismo que saber apreciar el esfuerzo humano. Por eso es muy importante que sepas cómo ser un buen líder en todas sus facetas y celebres los logros, por pequeños que sean, de una manera proporcionada pero incentivadora. Desde un halago, una cena con el grupo, o hasta la concesión de unas vacaciones o días de descanso pueden ser un buen premio para uno mismo y para el resto del equipo. El éxito se debe compartir.
Pues bien. Después de leer esto, ¿crees que tienes conocimiento de todo lo que un Project Manager debería saber? ¿Te quedan dudas, o bien crees que nos hemos dejado algo por el camino? Será un placer conocer tu opinión: seguro que tú también sabes cosas que el resto deberíamos saber.