Reuniones, reuniones y más reuniones. ¿Cuántas veces te ha pasado esta expresión por la cabeza después de una dura jornada laboral? Las reuniones son el reflejo de nuestra condición social y se hacen necesarias en cualquier entorno: en el trabajo, con la familia y los amigos, incluso de manera virtual a través de las redes. El contacto grupal y la búsqueda del consenso son de gran importancia para tomar decisiones, generar ideas, abordar problemas o encontrar soluciones. Pero esa no es siempre la mejor opción. Si no las optimizamos, las reuniones se pueden convertir en un hábito rutinario y poco productivo: requieren tiempo, desplazamientos y a menudo no se concretan los resultados. Si tienes esa sensación de no haber aprovechado el día por un exceso de reuniones, o sientes que se extienden demasiado sin sacar nada en claro, a continuación te presentamos 8 prácticas que te ayudarán a tener reuniones productivas. ¡Descubre cómo hacerlo siguiendo estos consejos!
1. Plantéate si es realmente necesario
El tiempo suele ser uno de los recursos más escasos y a la vez más valiosos para la productividad, por eso debemos racionarlo bien. No conviertas las reuniones en la única herramienta para sacar adelante tu trabajo y plantéate si son realmente imprescindibles en cada momento. Si lo único que queremos es compartir información, hay otros canales más eficaces como el correo electrónico, las llamadas o las videoconferencias. Antes de hacer una reunión, pregúntate qué es lo que necesitas, qué quieres lograr y si puedes hacerlo de otra manera. Cuando el factor de la distancia suponga un obstáculo para tu tiempo, evítate desplazamientos con herramientas online como el Chat o las Videoconferencias en HD.
2. Define qué objetivos tiene y qué temas debe tratar la reunión
Como en todo trabajo, es importante hacer las cosas con previsión. Si tenemos un plan, debemos programar cada una de las tareas y pasos que nos van a llevar a su consecución. De esta manera preconcebiremos la reunión solo si es necesaria y con la importancia que se merece. Define bien qué objetivos persigue, qué destinatarios tiene y comunícalo con la suficiente antelación para que todos los participantes realicen su investigación o análisis previo sobre el tema a tratar. Como organizador y moderador del encuentro deberás estar abierto a las aportaciones de los demás, pero siempre intentando hacer lo posible para que se ciñan a dichos objetivos y no se desvíe el debate hacia otros temas secundarios o de menor importancia, que podrían abordarse perfectamente en otro momento o incluso en futuras reuniones.
3. Elige bien a los destinatarios
Como se mencionaba en el punto anterior, además de identificar los objetivos del encuentro, hay que saber bien a qué asistentes convocar. Si son varios los temas a tratar, deberemos seleccionar a aquellas personas directamente involucradas en dichos temas. Lo ideal es que cada una de ellas sea responsable de intervenir en un punto de la reunión y que nadie se quede sin participar. Es preferible que no invites a más gente de la necesaria: el pequeño comité es el formato que rentabiliza mejor las reuniones, pero si sientes el compromiso de invitar a otras personas para que estén informadas, hazles saber -también al resto del grupo- que deberán asumir ese rol para no entorpecer las intervenciones de aquellos que deben participar activamente en el desarrollo de la reunión y en la toma de decisiones.
4. Prepáralo todo
Cuanto más rigor haya en los preparativos, más eficaz será la reunión. No es necesario que te lo tomes como una gran labor o una importante inversión de tiempo, pues en realidad solo se trata de organizarse un poco para no dejar ningún cabo suelto. Todo lo que necesitas antes de realizar una reunión se puede resumir en los siguientes puntos:
Fija una hora y un día: empieza por elegir un horario adecuado. Te interesa que los asistentes tengan la mejor disponibilidad posible para que se mantengan concentrados durante la reunión, por lo que deberás encontrar el mejor momento para llevarlo a cabo. Pregúntales antes, y si es necesario, sírvete de herramientas como Doodle para encontrar el denominador común de su tiempo.
Redacta un acta: para que tus reuniones sean más productivas escribe de forma clara los temas que se van a tratar y distribúyelos entre los asistentes.
Adjunta el material necesario: prepara y provee de toda la documentación que necesitéis como apoyo los asistentes y tú. Puedes hacerlo in situ y en formato papel, previamente a través de mail o directamente en Redbooth.
Acondiciona el espacio: asegúrate de reservar un despacho o sala adecuada con todas las comodidades e infraestructuras necesarias (proyectores, pizarra, wifi, etc.). En caso de realizarse la reunión por videoconferencia, verifica antes que todos los participantes disponen de la herramienta necesaria y que tanto ellos como tú tenéis una óptima velocidad de conexión.
5. Controla el tiempo
Llevar un control exhaustivo del tiempo puede ayudarte a enfocar la reunión de un modo más serio. Para ello, es importante:
La puntualidad: los asistentes deben acudir puntualmente. De lo contrario, ser demasiado tolerantes con los retrasos nos quitará credibilidad y hará que aquellos que sí han sido puntuales se sientan desdeñados.
La duración: si queremos que nuestra reunión sea más productiva, no debería durar más de una hora y media. Después de este tiempo, la concentración y la participación de los asistentes irán a la baja. Por ello es necesario distribuir bien los tiempos de intervención e intentar respetar la duración acordada.
Las pausas: si tu reunión tiene que exceder la duración aconsejable, prevé las pausas necesarias para descansar, tomar un café, leer un correo o hacer una llamada. Los breaks son de suma importancia y los asistentes deben ser informados de su previsión.
El final: piensa en dejar un tiempo para el final de la reunión – 15 minutos, por ejemplo – en que los asistentes puedan formular sus preguntas y dar sus respuestas.
6. Haz de moderador
Si eres tú quien dirige la reunión, tendrás que velar por su correcto desarrollo. Sé conciso a la hora de presentar si quieres que los demás también lo sean en sus exposiciones. Podrías empezar por comunicar de manera breve aquello que esperas que se desprenda de la reunión, por ejemplo, leyendo en voz alta el acta con los objetivos y temas a tratar. En el transcurso del encuentro deberás asegurarte de que se sigue el orden del día sin divagaciones, además de controlar la duración y el tiempo asignado a cada intervención. Por último, no olvides fomentar la interacción: no se trata solo de participar por turnos, también tiene que haber un diálogo. Seguramente habrá personalidades más influyentes y dominantes, y otras más introvertidas y reservadas. Si conoces a cada persona podrás equilibrar el debate, siempre desde una posición neutral.
7. Toma notas
Tomar apuntes es una tarea imprescindible que tienen que llevar a cabo todos los participantes con tal de seguir con atención todas las ideas y aportaciones que vayan saliendo. Si las reuniones se alargan, es fácil perder la concentración y desconectar pensando en otras cosas. Para evitarlo, ten a mano una libreta y un bolígrafo. De esta manera mantendrás tu concentración y darás sentido a tu posición de moderador/a aportando rigor analítico a la reunión.
8. Cierra bien la reunión
El final es una parte fundamental de la reunión, por lo que hay que terminarla correctamente. Si no se concluye bien, los objetivos se pueden quedar en el aire y no habrá servido de nada llevarla a cabo. Por eso es muy importante que evites salir antes de cerrar (parece mentira, pero estas cosas ocurren: una llamada urgente, una salida precipitada por tener que atender otros compromisos, etc.). Como se ha apuntado anteriormente, dejar 10 o 15 minutos para afrontar el final con tranquilidad es clave para el éxito y la productividad de la reunión: ese será el momento para sacar conclusiones, distribuir tareas y fijar sus plazos de ejecución. Si cada uno de los participantes dice en voz alta cuáles son sus consignas y compromisos reforzará el cumplimento de los objetivos. Finalmente, tiene que haber un seguimiento para que la reunión sea más productiva. Esa podría ser una de las tareas a asignar a una persona con capacidades de liderazgo: alguien que se encargue de hacer constar en el acta final la planificación de las tareas y que con el tiempo verifique los avances en el cumplimiento de los objetivos o advierta de los problemas que pueden surgir por el camino.
Y tú, ¿crees que sacas el máximo rendimiento a tus reuniones? Si todavía te queda algo de tiempo libre porque las tuyas son reuniones productivas, ¡compártenos tus trucos!
