El hecho de no poder completar a tiempo un proyecto o de que no esté ajustado al presupuesto puede convertirse en toda una preocupación para aquellas personas encargadas de gestionarlo.
La clave para completar con éxito este cometido reside en la organización y la planificación. Y una tarea grande dividida en una serie de acciones más pequeñas puede, de repente, parecer mucho más asumible. En este sentido, si sigues estos cinco pasos en el desarrollo de un proyecto y completas cada fase correctamente puedes estar seguro de que todo saldrá bien:
- Inicio
- Planificación
- Ejecución
- Control
- Cierre
A continuación vemos cada uno de ellos con más detalle.
1. Inicio
La primera parte del desarrollo de un proyecto consiste en estar seguro de que tienes claro lo que hay que hacer y los objetivos están bien definidos. Incluso el título del proyecto. Porque ¿cómo puedes alcanzar el éxito si no sabes exactamente cuál es el resultado que esperas con ello?
Debes determinar cómo medir el progreso y qué hitos quieres cumplir; esto te dará una guía para ir comprobando los avances y para tener al equipo motivado.
2. Planificación
Esta es, probablemente, la parte más importante de todo el proceso. La planificación incluye la organización de lo que se va a hacer, cuándo y por qué miembro del equipo. Tiene que ser minuciosa y estar bien pensada y detallada para asegurar que nadie se pierde en el camino. Habrá que añadir evaluaciones de posibles riesgos y deberás asegurarte de que todos tengan lo que necesitan para ser capaces de ejecutar las tareas asignadas.
En esta etapa es cuando se debe buscar un presupuesto detallado y realista, establecer plazos de tiempo, analizar riesgos, recursos y sistemas de comunicación, entre otros parámetros.
3. Ejecución
Ahora que el proyecto está correctamente planificado puedes comenzar a ejecutarlo. Aseguráte de que tienes el plan lo más cerca posible, físicamente hablando (es bueno manejarlo por escrito y usar plantillas que te ayuden a verlo todo muy claro) y de que cuentas con un centro de comunicación donde los miembros del equipo pueden colaborar en el progreso. Puedes ayudarte de un software para la gestión de proyectos. Es recomendable que, como responsable, revises continuamente el progreso y lleves a cabo cualquier cambio o adaptación conforme se avance en su desarrollo.
4. Control
El control debe realizarse durante la etapa de ejecución. Aquí es donde tienes que cerciorarte de que el plan se está manteniendo en la línea marcada, en la medida de lo posible; es importante que monitorices las acciones periódicamente para asegurarse de que el proyecto no se encuentra, de repente, fuera de control.
5. Cierre
Una vez que el proyecto está terminado, escribe un informe de cierre que incluya un resumen del mismo, cómo funcionó todo para mantener el plan, los cambios que tuvieron que incluirse y los motivos, y lo que se haría de un modo diferente si se tuviera que llevar a cabo de nuevo. Esto resulta de utilidad para la planificación de proyectos en un futuro y contribuirá a que el próximo sea aún mejor.
La clave para completar un proyecto con éxito tiene que ver con la planificación, y cualquier ayuda que se pueda obtener en este proceso puede marcar la diferencia.
Las plantillas para la gestión de proyectos te pueden ayudar con la planificación, para que no se termine excediendo el presupuesto fijado y para conseguir que tu proyecto se lleve a cabo de la mejor manera posible. Y siguiendo estos cinco pasos puedes estar seguro de que el tuyo será eficaz y concluirá de manera exitosa.
¿Tiene algún consejo basado en tu propia experiencia que pueda ayudarnos en el desarrollo de un proyecto? Esperamos tu aportación en los comentarios.
