Cuando la lista de cosas que tenemos que hacer nos parece interminable, resulta complicado ver la luz al final del túnel. Evidentemente no podemos trabajar las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Y tampoco sería saludable para nuestro cuerpo y para nuestra mente. Pero sí podemos intentar ser más eficientes en cada tarea que realizamos. Lo importante es conocer los pasos que deben seguirse para conseguirlo. Por eso, a continuación te traemos una lista de nada menos que 25 consejos para mejorar tu productividad. No es necesario que los sigas todos. Con incorporar algunos de ellos a tu jornada laboral, comprobarás cómo logras hacer más cosas en menos tiempo. Empecemos.
1. Deshazte del desorden
Organizar nuestro lugar de trabajo hará que encontremos lo que necesitamos más fácilmente. Procura que no haya nada fuera de su sitio que no sea estrictamente necesario. Recuerda que el orden de nuestra mesa de trabajo favorece también el orden en nuestra mente.
2. Reduce el tiempo en las redes sociales
Las redes sociales son como un agujero negro. Puede que tu intención sea la de dedicar solamente unos minutos a echar un vistazo a tu muro, pero de repente, sin darte cuenta, has perdido mucho más tiempo del que creías. Seguro que te es familiar.
3. Desconecta los aparatos electrónicos
No solamente las redes sociales pueden ser motivo de distracción. El correo electrónico, las notificaciones de nuestro móvil o las llamadas de teléfono pueden robarnos mucho tiempo. Evita la tentación poniendo todos tus dispositivos electrónicos en silencio.
4. Escucha música
Es posible que escuchar tus canciones favoritas te ayude a mantener más altos los niveles de concentración y motivación en lo que estás haciendo. De hecho, está demostrado científicamente que escuchar música puede mejorar la concentración. Crea una lista de música que te guste y empieza a ser más productivo.
5. Apaga el televisor
De la misma manera que sucede con el móvil o la tablet, tener el televisor encendido puede dar lugar a graves distracciones. Incluso aunque tengamos el sonido de fondo y no le estemos prestando atención, puede afectar negativamente a nuestra productividad. Y es que alzar los ojos hacia la pantalla de vez en cuando es inevitable. Por eso, lo mejor es apagarlo.
6. Haz ejercicio
Según un estudio aleatorio, los investigadores hallaron que los participantes que realizaban ejercicio de manera habitual presentaban niveles de energía más elevados que aquellos que llevaban una vida más sedentaria.
No es necesario que se trate de un ejercicio intensivo. Basta con salir a caminar a paso ligero a primera hora de la mañana para despertar tu mente. Empieza hoy mismo y mejora tu productividad de forma sorprendente.
7. Come bien
Llevar una alimentación sana y equilibrada es fundamental para mantener nuestra mente activa y que nuestro organismo disponga de los nutrientes necesarios para funcionar de manera óptima. Es recomendable empezar el día con un buen desayuno rico en alimentos saludables que ayuden a estabilizar nuestros niveles de azúcar en sangre.
8. Tómate un descanso de vez en cuando
Trabajar intensamente sin parar a lo largo de toda la jornada laboral solamente hará que terminemos agotados.
Muchas personas creen que tomarse un descanso supone una pérdida de tiempo, pero lo cierto es que ayuda a despejar la mente y a volver al trabajo con más energía. Intenta hacer algo relajante o divertido que sea completamente diferente a lo que estás haciendo y verás cómo, al retomar las tareas, te sientes más activo.
9. Divide las tareas en sesiones de 25 minutos
El Método Pomodoro es una técnica de trabajo que consiste en dividir las tareas en sesiones de 25 minutos y después tomarse un breve descanso. Eso sí, deben ser 25 minutos de trabajo intenso en los que no nos vemos interrumpidos por ningún tipo de distracción que pueda mermar nuestra productividad.
10. Siéntate correctamente
Si trabajas en una oficina, es muy probable que estés sentado durante muchas horas cada día en el mismo sitio. Esto resulta muy poco saludable para nuestra circulación sanguínea y para nuestra postura, afectando de manera negativa a nuestro estado de ánimo y a nuestro rendimiento. Intenta realizar algunas tareas de pie en tu escritorio y, si no es posible, lleva a cabo reuniones de pie o tómate un tiempo para estirar las piernas y favorecer la circulación de la sangre.
11. Haz una lista de tareas pendientes al inicio de la semana
Antes de empezar la semana de trabajo, elabora una lista con todos los proyectos y tareas que debes completar. Esto hará que te resulte más sencillo priorizar y establecer metas realistas. Si al final de la semana has conseguido cumplirlas, te sentirás mejor y más motivado para seguir afrontando las tareas que vayan apareciendo.
12. Crea un planning diario
Una vez que tengas claro cuál es la carga de trabajo semanal, es el momento de dividir el trabajo en secciones más pequeñas y crear una lista de tareas diarias. Intenta no llenar las 8 horas de tu jornada por completo, pues las cosas no siempre salen como habíamos planeado y es posible que surja algún imprevisto.
13. Intenta agrupar las tareas parecidas
Una vez que hayas organizado tus días, intenta crear grupos de tareas del mismo tipo para que el trabajo sea más eficiente. Por ejemplo, contestar a todos los emails, hacer llamadas de teléfono, redactar informes, etc. Te sorprenderá cómo mejora tu productividad.
14. Crea una rutina
Del mismo modo que agrupar tareas del mismo tipo nos hace más eficientes, hacer las tareas dentro del mismo horario cada día hará que nuestro rendimiento incremente. Planifica tus días en función de tus preferencias y asegúrate de que estás tomando el camino correcto. Puedes seguir el método de alguien cercano, pero ten en cuenta que lo que a él le funciona, puede no ser igual de efectivo para ti.
15. Céntrate solamente en una cosa
Al contrario de lo que muchas veces pensamos, hacer varias tareas al mismo tiempo no siempre es la mejor opción cuando intentamos luchar contra una montaña de trabajo. De hecho, estar pendiente de varias cosas a la vez puede ser contraproducente, además de causar estrés y ansiedad.
16. Enfócate en el tiempo, no en la tarea
Muchas veces tendemos a subestimar el tiempo que necesitamos para completar las diferentes tareas. Un truco que puede resultarte muy útil es preguntarte si serás capaz de completar la tarea en un tiempo concreto, en lugar de establecer un tiempo estricto para cada tarea y verte obligado a ceñirte a él.
17. Prioriza las tareas
Utilizando tu lista de tareas pendientes, da prioridad a aquellas que sean más importantes para el proyecto o a aquellas que deban completarse con mayor urgencia. Si una misma tarea se encuentra en estas dos categorías, deberás incluirla en la parte más alta de la lista. Por el contrario, si se trata de una tarea menos importante y de menor urgencia, déjala para más adelante.
18. Haz primero las tareas menos divertidas
La procrastinación es uno de los peores enemigos de la productividad. Una buena forma de romper con ello es enfrentarse a las tareas más aburridas al comienzo del día. De esta manera, conseguirás la dosis de motivación que necesitas para completar todas las tareas pendientes y evitar que se terminen enquistando en tu lista.
19. Externaliza las tareas más mundanas
Si es posible, externaliza algunas tareas como la facturación, la organización de reuniones o la introducción de datos en el ordenador. De esta forma, podrás concentrarte en las tareas de gestión que son más importantes para hacer crecer tu negocio.
20. Utiliza el bolígrafo y el papel
Muchas veces, los métodos tradicionales pueden sernos de gran ayuda y es precisamente el caso cuando se trata de escribir. Olvídate del ordenador portátil y, en su lugar, coge un bolígrafo y un papel. Un estudio ha demostrado que el uso del bolígrafo ayuda a mejorar nuestra memoria y nuestra capacidad para retener información sobre lo que hemos escrito.
21. Aprende a decir que no
Si te sientes agobiado por todas las cosas que tienes que hacer y con frecuencia terminas haciendo horas extra, no tengas miedo de decir “no”. Puede que no te resulte fácil, pero de esta forma te sentirás mucho mejor. Y es que, además de reducir la carga de trabajo diaria, podrás cumplir cada día con tus tareas sin tanta dificultad. La mayoría de los clientes quieren tener las cosas listas lo antes posible, pero deben entender que todo lleva su tiempo. Y, por supuesto, no seas tú mismo el que se sobrecargue comprometiéndote con proyectos para los que no tienes tiempo. Con ello, lo único que conseguirás es hacer las cosas con prisas, corriendo el riesgo de cometer errores.
22. Evita el exceso de investigación
La cantidad de información que podemos encontrar actualmente en Internet puede convertirse en un gran lastre para nuestra productividad. Establece límites claros sobre el nivel de investigación que necesitas para cada tarea y evita perderte en el pozo sin fondo que es Wikipedia.
23. Conoce los atajos del teclado
Los atajos del teclado son muy útiles para agilizar ciertas tareas en el ordenador. Aunque el tiempo que ahorramos en cada atajo puede parecer muy pequeño, piensa que todo suma y que al finalizar el mes puedes llegar a ahorrar incluso varias horas.
24. Utiliza herramientas informáticas
Del mismo modo que ocurre con los atajos del teclado, disponemos de una amplia variedad de herramientas que pueden ayudarnos a ahorrar mucho tiempo y hacer las cosa de una manera más eficiente. Por ejemplo, si quieres estar al día del estado de tus redes sociales, puedes probar con Hootsuite. Esta herramienta resulta de gran utilidad para controlar todas tus cuentas desde un único panel, lo que supone un gran ahorro no solamente de tiempo, también de esfuerzo.
25. Ama lo que haces
Aquí está la clave. Si no te gusta tu trabajo, cada día se convertirá en una lucha y los resultados de tu trabajo se verán afectados negativamente. Plantéate si tu única motivación es el dinero o si hay algo más que te anima a continuar cada día.
Esperamos que todos estos consejos para mejorar tu productividad te resulten útiles y puedas hacer tus tareas en menos tiempo. Seguro que algunos de ellos ya los estás aplicando en tu jornada laboral, pero puedes empezar a incorporar otros en los que no habías pensado. Verás cómo poco a poco consigues tus objetivos y te sientes más productivo y más motivado.
Y tú, ¿qué técnicas o herramientas utilizas en tu día a día para ser más productivo? Nos encantaría que las compartieras con nosotros.
