Projektmanagement wird von vielen unterschiedlichen Faktoren beeinflusst: Projektanforderungen, Akteure, Risiken, Teammitglieder, gute und schlechte Nachrichten, Budgets etc. die Einfluss auf den Verlauf eines Projektes nehmen. Diverse Einflussgrößen sorgen dafür, dass in einem Projekt immer etwas schief gehen kann. Die gute Nachricht ist aber, dass Fehler zum Lernprozess dazugehören und es gut ist, wenn Sie als Projektmanager wissen, wann Dinge schief laufen, wie Sie reagieren und wie Sie mit Fehlern umgehen.
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1. Wichtige Akteure außer Acht lassen
Ein Projekt ist immer eine Gruppenarbeit und kann nur dann erfolgreich abgeschlossen werden, wenn alle Beteiligten und deren Interessen berücksichtigt werden. Einer der schlimmsten Fehler eines Projektmanagers ist es: nicht alle Beteiligten zu identifizieren, die das Projekt beeinflussen. Wenn Sie nicht die Interessen aller wichtigen Akteure berücksichtigen, kann dies zur Unterhöhlung des gesamten Projekts und zum endgültigen Scheitern führen.
2. Projektanforderungen nicht 100-prozentig kennen
Projekte werden über die ursprüngliche Idee in die Realität umgesetzt. En Projektmanager wird ein Projekt nicht erfolgreich abschließen, wenn er das Ergebnis nicht mit der ursprünglichen Idee vergleichen kann. Die Anforderungen eines Projektes sollten von Beginn an klar definiert sein und als zentrales Element der Projektarbeit gelten. Wenn Sie nicht wissen, wohin die Reise gehen soll, werden Sie auch keinen Weg finden, der dort hinführt.
3. Risikomanagement nicht ernst nehmen
Ein großer Fehler von Projektmanagern ist es, dass sie das Risikomanagement nicht ernst nehmen. Wenn Ihr Projekt an einen sensiblen Punkt angelangt, sollten Sie mit Ihrem Team bereits im Vorfeld geklärt haben, wie Sie vorgehen. Am besten erstellen Sie gemeinsam mit Ihrem Projektteam eine Liste mit möglichen Hindernissen und Risiken, die während Ihres Projektes auftreten können, sowie einen kleinen Aktionsplan, wie Sie im Falle des Eintritts reagieren. Weisen Sie die Bearbeitung eines bestimmten Risikos einem ausgewählten Teammitglied zu. So weiß im Ernstfall jeder Akteur, welche Rolle auf ihn zukommt und welche Aufgaben er für eine schnelle Reaktion übernehmen muss. Mit dem passenden Risikomanagement sind Sie bestes vorbereitet und können entspannt durch die Planungs- und Ausführungsphase des Projekts leiten.
4. Aus Erfahrungen nichts lernen
Im Eifer des Gefechts, wenn das Projektteam versucht den Zeitplan zu halten, Umfang und Budget des Projekts nicht zu sprengen etc. vergessen viele, Lehren aus den bereits gesammelten Erfahrungen während des Projekts zu ziehen. Häufig werden die gesammelten Erfahrungen erst am Ende eines Projektes zusammengetragen – deutlich zu spät. Mit Hilfe von regelmäßigen Meetings können Projektteams bereits während der Durchführungsphasen immer wieder Erfahrungen austauschen und so eventuelle Fehler rechtzeitig erkennen, beheben und somit zum Erfolg des Projekts beitragen.
5. Keine Zeit in die Zusammenstellung des passenden Teams investieren
Es gab eine Zeit in der Teammitglieder für die Arbeit in einem Projekt lediglich anhand ihres Lebenslaufs und ihrer Berufserfahrung ausgewählt wurden. Heute sind neben den reinen Fachkenntnissen auch Soft Skills gefragt. Eignet sich die ausgewählte Person für die Arbeit im Team? Welche Aufgaben kann diese Person im Team übernehmen und passt sie zu den anderen Teammitgliedern? Projektmanager, die diese Fragen ernst nehmen, schaffen einen methodischen und sicheren Umgang bei der Suche nach den geeigneten Kandidaten für die Projektarbeit. Ganz nebenbei arbeiten die Teammitglieder anschließend deutlich zufriedener und sind mit Eifer bei der Sache.
6. Schlechte Nachrichten für sich behalten
Hand aufs Herz: wir alle haben die Tendenz, schlechte Nachrichten lieber für uns zu behalten. Oft behandeln wir schlechte Nachrichten getreu dem Motto, „Warum sollen sich alle über das eine kleine Problem Sorgen machen?“ Dieser Ansatz funktioniert allerdings nur, wenn Sie in einem Projekt allein sind, aber nicht wenn ein ganzes Team beteiligt ist. Alle Teammitglieder arbeiten an unterschiedlichen Aufgaben und Arbeitspaketen unter der Annahme, dass alles nach Plan läuft. Ihr „kleines Problem“ könnte eine entscheidende Rolle bei der Arbeit einiger anderer Teammitglieder spielen, die sie selbst gar nicht vorhersagen können. Auch könnte dieses Problem im Risikoregister als ein potenzielles Problem aufgelistet sein und Sie sind sich dessen vielleicht nicht bewusst. Eine klare und transparente Kommunikation, auch von schlechten Nachrichten, ist im Projektmanagement das A und O.
7. Mit den falschen Tools arbeiten
Projekte generieren Tonnen von Dokumenten: sie erfordern Treffen, den Austausch von Informationen, die Planung von Änderungen, das Aufzeichnen von Aktivitäten u. v. m. Wenn Sie mit den falschen Werkzeugen arbeiten, stürzen Sie ein Projekt schnell ins absolute Chaos. Aber auch, wenn Sie passende Tools verwenden, die nicht im Gesamtprojekt integriert sind, wird ein effizientes Arbeiten unmöglich. Stellen Sie sicher, dass mit geeigneten Werkzeugen arbeiten, die alle Mitarbeiter und deren Arbeit integrieren und die es ermöglichen, dass das Team einfach miteinander arbeiten kann. Informationen und Aufzeichnungen werden so optimal aufbewahrt und von allen Akteuren auch gefunden.
8. Nicht kommunizieren
Der Erfolg eines gesamten Projekts steht und fällt mit der Kommunikation. Alle bereits benannten Punkte drehen sich um das Kernthema Kommunikation. Nur wenn Sie offen und klar kommunizieren, werden Sie die Interessen aller Akteure kennenlernen, das passende Projektteam zusammenstellen, ein zuverlässiges Risikomanagement durchführen, Probleme lösen, die passenden Werkzeuge einsetzen etc. Kommunikation lässt sich jeden Tag bei der Arbeit lernen, leben und verbessern. Setzen Sie auf Kommunikation und Sie werden sehen, dass das Projektmanagement deutlich besser von der Hand geht.
