7 Dinge die gute Führungskräfte bei One-On-One Dialogen anwenden

In der heutigen Geschäftswelt sind one-on-one Gespräche essentiell für den Erfolg des eigenen Unternehmens. Für Führungskräfte und Angestellte bilden Dialoge die Gelegenheit Grenzen zwischen den Hierarchien zu brechen und Unklarheiten zu beseitigen um folgend das gemeinsame Ziel zu erreichen.

Die heutige Geschäftswelt ist kein lineares System, sie ist eine komplexe Welt in der Kooperation und Team orientiertes Arbeiten unentbehrlich sind. Mit anderen Worten: Erfolgreiche Unternehmen benötigen ein hohes Maß an interner Kommunikation!

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Um das zu erreichen, müssen erfolgreiche Führungskräfte die Zeit finden, sich mit ihrem Team auf individueller Ebene aus jeglicher Art von Gründen zu treffen. Allgemein ist ja bekannt, dass viele Menschen eher zurückhaltend mit Fragen über die gemeinschaftliche Arbeit umgehen und nicht immer das direkte Gespräch aufsuchen. Weiterhin ist das gegenseitige Kennenlernen unmöglich ohne dass die einzelnen Individuen miteinander Dialoge führen. Zuletzt benötigen Angestellte detailliertes und maßgeschneidertes Feedback über Ihre Leistung am Arbeitsplatz um die nötigen Verbesserungen an der eigenen Arbeit durchzuführen und um Schwächen zu erkennen und auszugleichen.
Im übrigen Teil des Artikels werde ich 7 Dinge ausführlich beschreiben die gute Führungskräfte nutzen, um das beste Ergebnis aus ihren “one-on-one” Dialogen herauszuholen.

1. Reguläre “one-on-one” Dialoge aufbauen

Ob monatlich, halbmonatlich oder jede Woche, gute “one-on-one” Dialoge benötigen lange und intensive Planung im Vorfeld. Falls sich Ihr Geschäftsumfeld ständig rapide verändert ist es ratsam diese Art von Treffen öfter abzuhalten.
Wie bereits Peter F. Drucker, ein Pionier auf diesem Gebiet, sagte: „Was du nicht messen kannst, kannst du nicht lenken.“. Auf dieses Thema bezogen, könnte man dieses Zitat wie folgt auffassen: Ohne individuelle Gespräche mit den Mitarbeitern, ist es nicht möglich diese in die richtige Richtung zu führen und damit das Arbeitsverhalten und den “work-flow” konsequent an das aktuelle Marktgeschehen anzupassen.

2. Sicherstellen, dass beide Parteien gut vorbereitet sind

Nur weil Sie eine Führungskraft sind, bedeutet das nicht, dass Sie davon ausgenommen sind ihre eigenen Vorbereitungen zu treffen. Bevor Sie ein “one-on-one” beginnen, sollten Sie folgende Punkte recherchieren:

• Wer genau ist die Person?
• Was ist ihre exakte Rolle im Unternehmen?
• Ist die Person im Vorfeld bereits besonders aufgefallen? Wenn ja, auf welche Weise?

Machen Sie sich zu der Person Notizen, je mehr Details, desto besser. schreiben Sie sich 5-6 Punkte auf, die Sie mit dem Mitarbeiter in Ihrem “one-on-one” Gespräch diskutieren möchten. Lassen Sie auch den Mitarbeiter abwechslungsweise eine kurze Liste von Punkten anbringen, die diese mit Ihnen gerne durchgehen möchten. Auf diese Weise wird der Dialog nicht nur zeitfeffizient sondern auch strukturiert, denn beide Parteien wissen nun genau was gegenseitig kommuniziert werden soll.

3. Führen Sie das Gespräch auf entspannte, aber immer noch professionelle Art

Die Verhaltensweise mit der Sie ihrem Dialogpartner gegenübertreten, könnte ausschlaggebend für das endgültige Resultat sein. Wenn Sie Ihrem Gegenüber freundlich und nicht allzu formell auftreten, fühlen sich Ihre Angestellten wohl und die angespannte Haltung ist schnell verflogen. Das führt dazu, dass der Angestellte eher seine ehrliche Meinung sagt, anstatt nur die Dinge zu zitieren, die wie er glaubt, Sie gerne hören würden.

Hören Sie sorgfältig zu was jede einzelne Person zu sagen hat und versuchen Sie weitestgehend zu vermeiden ihr die eigene Sichtweise auf das Gesagte aufzuzwingen. Studien haben ergeben das einfühlsame Führungspersönlichkeiten nicht nur ein positiveres Arbeitsumfeld erzeugen sondern eben auch bessere zahlenbezogene Ergebnisse erzielen.
Wenn ein Mitarbeiter ein Problem hat, nehmen Sie sich die Zeit um gemeinsam nach einer Lösung für jede Art von Hindernis, dem er oder sie gerade begegnet ist, zu suchen. Bieten Sie jede Art von Hilfe, die Sie zur Hand haben, an um die Person zu motivieren die bestmögliche Arbeitsleistung zu erzielen ohne dabei Zeit für unnötige Anstrengungen zu verschwenden.

4. Stellen Sie die richtigen Fragen

Sobald die Vorbereitungen getroffen und Sie sich inmitten eines “one-on-one” Gesprächs befinden, ist es wichtig die richtigen Fragen zu stellen, egal welche Themen Sie geplant hatten zu besprechen. Diese Fragen werden nicht nur helfen den Beschäftigten besser kennzulernen, außerdem werden sie Ihnen helfen zu verstehen wie der Verstand des Gesprächpartners funktioniert und was er oder sie sich davon erhofft in Ihrem Unternehmen zu arbeiten.

Hier sind 6 beispielhafte Fragen die bekannt dafür sind Dialoge zu verbessern:

1. Wie definieren Sie Erfolg?
2. Wo sehen Sie sich in unserem Unternehmen in einem halben Jahr? Wo in 3 Jahren?
3. Können Sie sich mit der Philosophie des Unternehmens identifizieren? Welche Ideen können Sie für einen langzeitlichen Erfolg beisteuern?
4. Haben Sie Schwierigkeiten in Ihrer jetzigen Position? Zum Beispiel, halten Sie wichtige Termine ein? Wenn nicht, was ist der Grund? Gibt es eine Lösung?
5. Können Sie sich und Ihre Vorstellungen in unserem Unternehmen ausleben? Wenn nicht, was hindert Sie daran?
6. Haben Sie einen Vorschlag was ich verbessern könnte um Sie und die Firma besser zu führen? Gibt es etwas bei dem ich Ihnen persönlich behilflich sein kann?

5. Teamarbeit fördern

Niemand ist eine Insel; wir müssen zusammenarbeiten um unsere Ziele zu erreichen. “One-on-ones” geben uns die Gelegenheit den Zusammenhalt und die Kooperation im Team zu fördern. Wenn sich Ihre Angestellten innerlich zerrissen und ausgeschlossen fühlen verhalten sie sich auf Personaltreffen eher verschlossen und behalten nützliche Informationen für sich. Lernen Sie inwiefern Ihr Team funktioniert oder eben nicht funktioniert und machen Sie die Problematiken, die dafür verantwortlich sind, ausfindig. Priorisieren Sie alle Anstrengungen um den Zusammenhalt im Team herzustellen. Falls Personen keine Informationen preisgeben, ist es meist hilfreich auf Gestik und Mimik zu achten, denn meist liefert die Körpersprache mehr Informationen als die Worte der Personen selbst.

6. Verhalten Sie sich einfühlsam und beruhigend, doch nehmen Sie Ihre Verantwortung ernst

Während es für Führungskräfte sehr wichtig ist eine persönliche und menschliche Verbindung zwischen ihnen und dem restlichen Team herzustellen, ist es mindestens genauso wichtig für jeden die eigene Verantwortlichkeit aufrechtzuhalten. Seien Sie verständnisvoll und einfühlsam, während Sie jedoch weiterhin sicherstellen sollten, dass die Leistungen stimmen und das alle Produktionsraten eingehalten werden. Meistens ist es jedoch so, dass wenn jeder Mitarbeiter glücklich ist und seine Aufgaben herausfordernd auf ihn wirken, seine Leistung sich überhalb den Erwartungen seiner Vorgesetzen bewegen. Wenn, wie auch immer, dies nach einigen “one-on-ones” nicht der Fall ist, müssen härtere Maßnahmen ergriffen werden.

7. Über alles: Schaffen Sie positive Beziehungen mit Hilfe von one-on-ones

Nachdem Sie mehrere “one-on-ones” durchgeführt haben, sollten Sie sich als Vorgesetzter mit den einzelnen Angestellten bekanntmachen. Sie müssen nicht jedes noch so kleine Detail aus ihrem persönlichen Leben kennen, aber sollten ein allgemeines Wissen darüber erlangen wer die Personen sind, was sie antreibt, welchen Beschäftigungen sie außerhalb der Arbeit nachgehen und natürlich ihre Namen. Eine positive Beziehung zu schaffen ist entscheidend, nicht nur zwischen Führungspersonen und Angestellten, auch zwischen den einzelnen Teammitgliedern. Wenn die Angestellten einmal mitbekommen das Sie ein generelles Interesse an deren Person und Wohlbefinden zeigen werden unnötige Blockaden aufgelöst, was den Leuten erlaubt ihre kreativen Talente auszuleben und dem Unternehmen damit zu besonderem Ansehen und Erfolg in der Wirtschaft zu verhelfen.

“One-on-ones” mögen sich vielleicht zu anfangs als schwierig gestalten, werden jedoch ab einem bestimmten Punkt zur Selbstverständlichkeit. Sie werden lernen sie nach individuellen Umständen und Persönlichkeiten anzupassen und die daraus resultierenden Vorteile exponentiell zu steigern. Nach einem gewissen Eingewöhnungsprozess werden “one-one-one” Gespräche garantiert der Schlüssel zum Erfolg Ihres Unternehmens.