14 Praktische Tipps für die Bewältigung der E-Mail-Flut am Arbeitsplatz
Sie rufen Ihre E-Mails ab… und sehen 25, 50, oder sogar Hunderte von ungelesenen Nachrichten. Ihnen wird Angst und Bange, wenn Sie daran denken, wie Sie diese Flut bewältigen – und gleichzeitig Ihre Arbeit schaffen sollen.
Nichts sabotiert ihre Produktivität mehr als ein außer Rand und Band geratener Posteingang. Darum haben wir 14 Tipps zusammengestellt, die Sie für die Bewältigung Ihrer E-Mail-Flut nutzen können, darunter Techniken, welche direkt von Autoren und Produktivitätsexperten stammen. Sie werden auch einige Tricks zur Verhinderung der E-Mail-Flut von Anfang an entdecken.
Ohne Umschweife: Hier sind 14 Tipps für Sie, um die Kontrolle über Ihren Posteingang wiederzugewinnen! Bessere Produktivität beginnt heute!
Systeme und Technologien: Automatisierung, RSS-Reader und mehr
1. Reduzieren Sie die Gesamtzahl von E-Mail-Ordnern
Wie viele Ordner und Unterordner verwenden Sie zum Ablegen Ihrer E-Mails? Wenn diese Zahl zu hoch ist, werden Sie möglicherweise Effizienz einbüßen, da Sie bei jeder E-Mail neu entscheiden müssen, wo Sie sie archivieren möchten.
Barry Schwartz, Autor von The Paradox of Choice: Why More Is Less (Das Paradox der Wahlfreiheit: warum mehr weniger ist) warnt, dass, wenn man zu viele Optionen zur Verfügung hat, Entscheidungslähmung eintritt und damit eine Verringerung der allgemeinen Zufriedenheit entstehen kann. Brauchen Sie, angesichts der Suchfähigkeiten Ihres E-Mail-Programms, wirklich separate Ordner für jedes einzelne Thema? (Wenn Sie jetzt noch nicht überzeugt sind, lesen Sie mal bei TED Talk von Barry Schwartz nach.)
2. Holen Sie sich die Nachrichten mit einem RSS-Reader
Anstatt aktuellen Informationen per E-Mail zu erhalten, richten Sie einen kostenlosen RSS-Reader ein, damit Sie alle Schlagzeilen Ihrer bevorzugten Blogs und Nachrichtenquellen auf einen Blick erhalten … und in gebührendem Abstand von Ihrem Posteingang. Lassen Sie sich von der Abkürzung „RSS“ nicht abschrecken – RSS-Reader sind kinderleicht einzurichten. Normalerweise brauchen Sie lediglich ein Nutzerkonto und die URLs der Quellen, die Sie hinzufügen möchten. Zu den beliebten RSS-Readern gehören Digg Reader und Feedly.
3. Automatisieren Sie Ihre E-Mail-Nachbearbeitung
„Automatisieren Sie die Nachbearbeitung durch das Einrichten und die Verwendung der ‚Warten‘-Regel“, sagt Carson Tate, Autor von Work Simply: Embracing the Power of Your Personal Productivity Style (Arbeiten Sie einfach: Nutzen Sie die Power Ihres persönlichen Produktivitätsstils) und Gründer von Working Simply.
„Und so funktioniert es: Wenn Sie eine E-Mail senden, bei der Sie eine Antwort des Empfängers benötigen, nehmen Sie sich selbst ins cc dieser E-Mail-Nachricht. Diese E-Mail wird dann automatisch in einem Ordner abgelegt, die Sie für alle Ihre Follow-ups festgelegt haben“.
„Sobald neue Nachrichten automatisch in diesem Ordner hinzugefügt werden, wird die Zahl, die angibt, wie viele Nachrichten sich im Ordner befinden, fett dargestellt. Sie werden keine Zeit mehr mit der Suche in den gesendeten Nachrichten verschwenden oder versuchen, sich zu erinnern, ob Sie Ihre offenen Anfragen weiterverfolgt haben. Ihr E-Mail-Programm erinnert Sie automatisch.“
4. Verringern Sie die Gesamtzahl der Newsletter, die Sie erhalten … ohne etwas zu verpassen
Unroll.Me erkennt automatisch alle Newsletter, die Sie abonnieren, ermöglicht Ihnen, diejenigen zu kündigen, die Sie am wenigsten brauchen und bündelt dann den Rest in eine bequeme tägliche Zusammenfassung (automatisch in Kategorien organisiert), die Rollup genannt wird. Jetzt können Sie alle Ihre Newsletter täglich in einer einzigen Mail lesen.
Josh Rosenwald, CEO von Unroll.Me sagte dazu: „Wie viele andere Menschen auch haben wir uns häufig darüber beklagt, wie frustrierend es ist, per E-Mail zu kommunizieren und in Verbindung zu bleiben. Unsere Posteingänge waren mit nutzlosen Dingen überlastet und wir merkten, dass wir das Problem nur selbst beheben konnten.“
Schreiben Sie kürzere, intelligentere E-Mails – schneller
5. Vergessen Sie die Grußformel
Wie viel Zeit vergeuden Sie am Ende einer Nachricht damit, zu entscheiden, welche Grußformel Sie benutzen sollen? Sollten Sie mit „Mit freundlichen Grüßen“, „Alles Gute“ oder etwas kreativer enden? Laut einem kürzlich erschienenen Artikel in der Bloomberg Businessweek, “You’re Ending Your Emails Wrong,” (Sie beenden Ihre E-Mails falsch) haben Verfasser von E-Mails jetzt die Erlaubnis, die Nachricht ohne wenn und aber zu beenden. Rebecca Greenfield, Autorin des Artikels, erklärt in dem begleitenden Video: „Keine Grußformel. Beenden Sie einfach die E-Mail“.
6. Schreiben Sie E-Mails, die schnellere Antworten erhalten
Wenn Sie bei der Arbeit E-Mails senden, die nicht beantwortet werden, werden Sie am Ende noch mehr Zeit mit E-Mails verbringen – und E-Mails für die Nachbearbeitung verfassen. In „The (Not So Difficult) Trick to Get Your Emails Read,“ (Der [nicht so schwierige] Trick, mit dem Ihre E-Mails gelesen werden) von der Fast Company, veranschaulicht Drake Baer den Unterschied zwischen einer E-Mail, die wahrscheinlich schnell eine Antwort erhält, und einer, die höchstwahrscheinlich keine erhält.
Der Schlüssel ist, die Gedanken und Ideen auszulassen, die sich für den Autoren kathartisch oder ‚komfortabel‘ anfühlen, aber den Empfänger behindern. Wenn Sie schneller im „Komfortabel“-Modus und mit vielen Hintergrundinformationen schreiben, tun Sie das zuerst – und dann schlagen Sie zu und kürzen rücksichtslos bis auf die essentielle Botschaft zurück, bevor Sie absenden.
7. Gehen Sie voran und ‚BLUFfen‘ Sie
„BLUF steht für ‚Bottom Line Up Front‘ (Das Fazit zuerst), erklärt Ron Webb, Executive Director, Open Standards Benchmarking, Stats Hub, and Information Systems für das American Productivity and Quality Center.
„Fordern Sie alle Mitarbeiter auf, den Zweck oder Grund für die E-Mail-Nachricht voranzustellen. Toben Sie sich nicht mit einer Menge von Details aus und stellen Sie Ihren Aktionsaufruf für die Leser an das Ende. Wenn der BLUF nur zu Informationszwecken dient, können die Leser sie für später archivieren. Wenn er Maßnahmen erfordert, werden sie sich anders auf die Nachricht konzentrieren.“
Entwickeln Sie eine neue E-Mail-Denkrichtung
8. Der E-Mail-Tipp vom Experten: Werden Sie sich über Ihre Prioritäten klar
„Die E-Mail-Flut ist überwältigend, wenn Sie sich nicht über Ihre Prioritäten im Klaren sind. Je klarer Sie sind, desto einfacher wird es, E-Mails zu verwalten“, sagt Gayle Lantz, Autorin von Take the Bull by the Horns (Den Stier bei den Hörnern packen) und Gründerin von WorkMatters, Inc.
„In einer Führungsrolle ist dies besonders wichtig, weil es Ihre Aufgabe ist, andere dabei zu unterstützen, Prioritäten zu setzen. Sie sollten die treibende Kraft Ihrer täglichen Aktivitäten bei der Arbeit sein, nicht Ihr Posteingang. Wenn Sie dies tun, werden Sie proaktiver Ihre Mannschaft und sich selbst managen können. Sie erzielen bessere Ergebnisse für ihre Abteilung und Organisation".
9. Erkennen Sie den Stil Ihres E-Mail-Posteingangs
Wäre es nicht schön, wenn man nur alles im Posteingang nehmen und einfach … verschwinden lassen könnte? Im Redbooth-Blog haben wir Schritt-für-Schritt-Anleitungen für das Herauslöschen (und Delegieren im weiteren Verlauf – vielleicht brauchen Sie sich ja gar nicht selbst mit all diesen E-Mails abzuplagen?) vorgestellt.
Wenn es Sie andererseits nicht stört, viele E-Mails zu erhalten, sind Sie in guter Gesellschaft. In The Atlantic’s “Inbox Zero vs. Inbox 5000: A Unified Theory,” (Posteingang Null vs. Posteingang 5000: Eine vereinheitlichte Theorie) berichtet Associate Editor Joe Pinsker aus der Forschung und bestätigt, dass einige Leute bei offenen Enden und nicht abgelegten E-Mails schier verrückt werden, während anderen dies kein bisschen ausmacht.
10. Seien Sie brutal!
„Löschen, löschen, löschen,“ rät Dr. Melissa Gratias, eine Produktivitätspsychologin mit Spezialisierung auf die Unterstützung von Menschen, bei der Arbeit effizienter zu werden (MelissaGratias.com).
„Die große Mehrheit der E-Mails ist entbehrliche, sich wiederholende Kommunikation“, sagt sie. „Seien Sie brutal!“ Wenn Sie sich wieder Ihren E-Mails zuwenden und sich beim Zögern ertappen, erinnern Sie sich an diese Worte!
Wählen Sie die richtigen Tools für den Job
11. Nehmen Sie den Telefonhörer in die Hand und rufen Sie an
„Um weniger E-Mails zu ERHALTEN, sollten Sie weniger E-Mails SENDEN. Jeff Weiner, CEO von LinkedIn, erzählte mir dies vor drei Jahren auf einer Veranstaltung in New York City“, erinnert sich Jason Womack, Autor von Your Best Just Got Better: Work Smarter, Think Bigger, Make More (Sie haben sich gerade verbessert: Intelligenter arbeiten, großzügiger denken, mehr daraus machen) und Gründer von Get Momentum und The Jason Womack Company.
„Wenn ich eine E-Mail mit einer Frage erhalte, bei der ich den Eindruck habe, dass es einiges an „Hin und Her“ geben wird, nehme ich den Hörer in die Hand“, sagt er.
„In über 50% der verbrachten Zeit mit der Sache, die der Aufmerksamkeit bedurfte, speichere ich die E-Mail, und wir wenden uns den größeren und besseren Dingen zu.“
12. Verlassen Sie E-Mail zu Gunsten einer Kollaborations-Plattform
Bei Redbooth haben wir eine Leidenschaft dafür, Teams dabei zu unterstützen, effizienter zu arbeiten – und das bedeutet, Team-Chats, Direct Messaging, virtuelle Arbeitsbereiche und Videokonferenzen in unsere Collaboration-Software zu integrieren.
Charles Studt, Marketing VP bei Redbooth, entdeckte, dass er nach seinem Eintritt ins das Unternehmen morgens bei Kaffee und Müsli weniger E-Mails checken musste. In „How a VP of Marketing Got Out From Under the Crush of Email,” (Wie ein Marketing VP sich von ein Haufen von E-Mails befreien konnte) beschreibt er, wie es war, mit weniger E-Mails zu erwachen – und wie er sein Frühstück zurückgewann!
13. Wissen, wann persönliche Kommunikation notwendig ist
In “5 Reasons Why Meeting Face to Face Is Best,” (5 Gründe, warum persönliche Treffen das beste sind) erklärt Craig Jarrow, Autor von Crush Your Procrastination: The Best of Productivity From Time Management Ninja (Weg mit der Prokrastination: Das Beste an Produktivität vom Zeitmanagement-Ninja), die Vorteile, die sich aus persönlichen Gesprächen ergeben. Grund Nummer eins: die Fähigkeit, Körpersprache, Mimik und sogar die Haltung zu sehen (und zu lesen).
Ein unproduktiver E-Mail-Austausch kann tagelang hin und her gehen, ohne dass die Quelle des zugrunde liegenden Problems erkannt wird. Wenn Sie sehen, wie ein Kollege reagiert und in Echtzeit antwortet, überspringen Sie die unendlichen E-Mails und kommen direkt zum Punkt.
14. Ändern Sie, was Ihr Posteingang über Sie aussagt
Joost Wouters ist der Autor von The 15-Minute Inbox (15 Minuten Posteingang) (auch bei Amazon Spanien erhältlich).
Was sagt Ihr E-Mail-Posteingang über sie aus? Könnte eine Veränderung des Posteingangs die Art ändern, wie Sie arbeiten? Hier teilt er seine Erkenntnisse darüber, wie viel es wert ist, einmal inne zu halten und einen Blick in den Posteingang zu werfen.
Wenn Sie sich jetzt Ihren Posteingang ansehen, welche Geschichte erzählt er?
Was befindet sich jetzt in Ihrem Posteingang? Haben Sie E-Mails oder haben Sie keine? Wissen Sie genau, welche E-Mails dort sind? Wichtiger noch, warum sind sie noch da? Befinden sie sich dort quasi als To-do-Liste oder für zukünftige Referenz? Zu Ihrer Information? Für die Nachbearbeitung? Oder sind sie markiert mit „Ich muss diese Nachricht unbedingt beantworten, wenn ich Zeit habe“?
Während meiner Arbeit als Berater habe ich viele Mailboxen von verschiedenen Managern in unterschiedlichen Unternehmen in verschiedenen Ländern und auf allen organisatorischen Ebenen gesehen. Einmal sagte ich zu einer Managerin, wenn Sie mir ihren Posteingang zeigen würde, könnte ich ihr sagen, welche Art von Manager sie wäre. Sie glaubte mir nicht: Daher forderte sie mich auf, es zu versuchen. Als ich durch ihren Posteingang ging, bemerkte ich mehrere Dinge.
Zuerst einmal enthielt ihr Posteingang eine Menge E-Mails mit Anfragen nach Dingen, die nicht in ihrem Zuständigkeitsbereich lagen. Daher konnte ich sagen, dass sie entweder ein sehr netter Mensch war, der es schwierig fand, nein zu sagen, oder dass ihr Klarheit darüber fehlte, was ihre eigentliche Aufgabe und Zuständigkeit war und was sie am besten zum Unternehmen beitragen konnte. Zweitens war ihr Ablagesystem sehr detailliert, mit rund 300 Ordnern in Baumstrukturen, die vier bis fünf Ebenen tief waren. Viele Ordner enthielten nur eine E-Mail-Nachricht. Das sagte mir, dass sie es schwierig fand, Entscheidungen zu treffen. Es zeigte auch, dass sie wahrscheinlich nicht proaktiv nach Möglichkeiten suchte, ihren Tag zu priorisieren, sondern eher reaktiv wartete, was ihr Postfach ihr zu tun aufgab.
Das sind eine Menge von Informationen aus nur einem Posteingang. Und meine Schlussfolgerungen lagen auch nicht weit von der Wahrheit entfernt.
Nun, wenn Sie also jetzt Ihren Posteingang ansehen: welche Geschichte erzählt er? Welche Art von E-Mails sehen Sie? Persönliche, geschäftliche, Spam, Newsletter, relevante, irrelevante? Oder eine Mischung aus allem? Und wenn Sie sich die Zeitspanne zwischen der ältesten E-Mail in Ihrem Posteingang und heute ansehen: sind es Tage, Wochen, Monate oder Jahre?
Haben Sie die Kontrolle über Ihren Tag, oder befinden Sie sich in der Hand der E-Mails, die Sie empfangen? Befähigen Sie Ihre Teammitglieder, oder betreiben Sie Mikro-Management, indem Sie sie bitten, Sie bei allem in cc zu informieren? Wissen die Menschen um Sie klar, wann sie sich an Sie wenden sollen und wann nicht?
Treffen Sie Ihre Antworten sachlich. Fühlen sich nicht schuldig, wie auch immer sie lauten. Schauen Sie der Realität ins Gesicht. Die einzige gültige Frage an dieser Stelle lautet: Wollen Sie so weitermachen?
Und wenn sie diese Geschichte bis hierher nicht gerade mögen: Ich habe tolle Neuigkeiten für Sie. Es ist IHRE Geschichte! Sie sind nicht nur eine der Hauptpersonen, sondern auch der Autor. Sie können die Geschichte umschreiben und den Plot ändern. So können Sie zu einem proaktiven Baumeister in Ihrem Geschäft werden, anstatt ein reaktiver e-Feuerwehrmann.
Bei Redbooth sehen wir es als unsere Aufgabe an, Teams und Unternehmen weltweit dabei zu unterstützen, effizienter zu arbeiten, ihre Zusammenarbeit zu verbessern und ihre Produktivität zu maximieren -– und die E-Mail-Flut zu beenden! Holen Sie sich eine kostenlose 30-Tage Testversion (Keine Kreditkarte erforderlich) der Redbooth Collaboration-Software>>
