Cómo aunamos nuestro talento: la historia de un estudio de animación

En el planteamiento original que hicimos de nuestra empresa de animación, Animagic, ya contemplamos la idea de tener a gente trabajando de forma remota.

Habría resultado muy complicado limitarnos a contar únicamente con la gente que vivía aquí, en Vancouver. En Animagic, nos dedicamos principalmente a hacer animación y gráficos animados para publicidad, lo que también hacen, y muy bien, infinidad de estudios en activo. Hay gente muy competente empleada en estudios gráficos.

Por eso ya desde el principio sabíamos que la ubicación geográfica no sería un problema para la contratación de personal.

Nuestra sede central está en Vancouver, Canadá. Pero algunos miembros del equipo y contratistas están afincados en México (Guatemala, México DF, Puebla y Durango) o en ubicaciones más remotas, como Corea y Londres, o Barcelona, donde reside otro miembro del equipo.

Necesitábamos contar con una plataforma que nos permitiera trabajar todos juntos. Redbooth ha sido durante poco más de un año nuestra oficina virtual.

Los comienzos

Al principio, tirábamos de una serie de herramientas en línea de uso común. Comenzamos con Dropbox. Y luego empezamos a utilizar Basecamp, una herramienta que yo conocía de mi época de estudiante de cine. Fue la primera herramienta online que utilicé para gestionar un proyecto. También usábamos Skype para hacer videoconferencias.

Como director creativo de Animagic, intenté organizar los procesos de la forma más eficiente posible. Es muy importante que un equipo esté bien organizado, y cuando cada miembro está en una ubicación distinta, la organización es crucial.

Cada miembro del equipo tiene que saber exactamente dónde están las cosas y cuáles son sus cometidos.

La experiencia nos demostró que Basecamp era un poco caótico para organizarnos. Dedicamos unos cuantos meses a trazar una línea clara de estructuración, que incluía una jerarquía de carpetas en Dropbox, una organización sistemática de los proyectos y clientes… Todo ese tipo de cosas.

Al ser un estudio de animación y diseño animado tenemos una enorme cantidad de archivos. Organizar todo esto con Basecamp era todo un reto,

ya que cuando se suben archivos a Basecamp, se crea automáticamente un duplicado de los archivos, y eso hacía que nos surgieran dudas frecuentes, como por ejemplo, saber cuál era la versión más reciente de un archivo determinado, si era la que estaba guardada en Basecamp o en Dropbox.

Hace poco más de un año, ya me harté de esta situación y empecé a buscar nuevas herramientas que nos permitieran organizarnos mejor.

En busca de una solución

Cuando empecé a buscar, lo bueno es que ya sabía exactamente lo que buscaba. Necesitábamos una herramienta que cubriera estos cuatro frentes:

• – que nos proporcionara una estructura organizativa eficiente,
• – que nos permitiera gestionar archivos voluminosos,
• – que tuviera una plataforma integrada para hacer reuniones por videoconferencia
• – y que tuviera también mensajería instantánea integrada.

Me enfrasqué en una búsqueda de una herramienta que reuniera todas estas características. Recuerdo que empecé escribiendo lo típico en un buscador: “mejores herramientas existentes de gestión de proyectos”. Esto me llevó a un enlace que decía algo así como “las 40 mejores herramientas de gestión de proyectos”. Solamente presté atención a soluciones que cubrieran las necesidades de nuestro equipo.

Lo que verdaderamente me llamó la atención de Redbooth fue su integración con Dropbox. Para nosotros, Dropbox es una de las principales herramientas para trabajar remotamente, prácticamente es nuestro servidor. Cuando vi que Redbooth se integraba perfectamente con Dropbox, supe que había encontrado lo que buscaba.

El poder tener todo en uno fue también un factor decisivo para nosotros. Puesto que mi equipo está repartido por varias ciudades con distintas zonas horarias, es importante que tengamos una herramienta que más bien sea un sistema central.

Configuración de los sistemas

En Redbooth, creamos un espacio de trabajo para cada proyecto en el que trabajamos juntos.

Nuestros clientes pueden ir siguiendo este proceso, aunque también podemos cambiar la configuración de algunas tareas a privada. Es decir, que podemos incluir tareas internas, a la vez que mantenemos todo lo relacionado con el proyecto en un solo lugar: desde la preparación de la producción a la producción puramente dicha y a la animación.

Aunque nuestro trabajo sea creativo, siempre hay que ceñirse a un proceso: Primero escribimos el guión, luego vienen las secuencias en viñetas, la concepción artística y la animación inicial y, por último, la animación y la composición en imágenes. Para cada proyecto siempre seguimos estos pasos.

Lo bueno de Redbooth es que se pueden configurar plantillas para listas de tareas. Cuando creo un proyecto nuevo, simplemente me sirvo de las plantillas de tareas donde ya vienen todos los pasos.

Como ya hay una persona encargada de gestionar cada paso, tan solo tengo que asignar la tarea a esa persona en la plantilla, de manera que cuando se lance el proyecto, estas tareas ya estén previamente asignadas.

A mí me resulta muy cómodo y rápido crear un proyecto nuevo en Redbooth y configurarlo. Con el software que teníamos antes, esto solía ser un proceso muy repetitivo.

Configurar un proyecto solía llevarme dos horas. Ahora en apenas 10-15 minutos ya lo tengo listo.

Comunicación fluida

Se ahorra mucho tiempo al poder consultar el trabajo desde el teléfono, y eso me encanta.

A veces, cuando tengo que ausentarme para asistir a reuniones y tenemos conceptos o ilustraciones en proceso, me gusta saber que aunque esté fuera de la oficina puedo hacer un seguimiento y recibir notificaciones y estar al corriente de lo que ocurre en el equipo.

Tan solo tengo que desbloquear mi teléfono, ir haciendo un seguimiento e incluso hacer comentarios sobre la marcha. De manera que cuando vuelvo a la oficina, ya están implementando los cambios pertinentes.

Antes de usar Redbooth, tenía que esperar a volver a casa para consultar el correo electrónico o cualquier otra herramienta que estuviera usando mi colega para estar al corriente del proyecto. Y, por su parte, ellos tenían que esperar a estar sentados delante del ordenador para responderme.

Esto es justamente lo que me pasó ayer. Mientras estaba reunido, un cliente nos envió un proyecto urgente que necesitaba tener listo para unas vacaciones inmediatas.

Tan pronto como salí de la reunión, le pedí al artista conceptual que dibujara un par de personajes para este proyecto. Para cuando llegué a casa, él ya me había enviado un par de bocetos. Se los reenvié al cliente y los aprobó.

Un poco después, esa misma tarde, le envíe un mensaje a mi animador que vive en España y a eso de la medianoche aquí en Vancouver, él ya estaba creando la animación.

Por la mañana, cuando me desperté, ya tenía el borrador de la animación acabado. Se lo envié al cliente a las 9 de la mañana, y no daba crédito.

Me dijo: “¿Pero, cómo diantre lo hacéis? ¡Si tuvimos la reunión ayer!”

Lo que nos depara el futuro

Nuestros proyectos cada vez son de mayor envergadura y más complejos, por eso es importante que contemos con una plataforma de gestión de proyectos completamente fiable.

Actualmente, aparte de todos los proyectos publicitarios que estamos desarrollando, también estamos preparando nuestro primer proyecto de propiedad intelectual. Una campaña de índole social bautizada como I am More (Yo soy más), con el fin de concienciar sobre chicas con falta de autoestima y satisfacción con su cuerpo.

Se trata de un proyecto de enorme calado y estamos pensando en producirlo todo remotamente, por eso vamos a necesitar las mejores herramientas que tengamos al alcance para conseguirlo.

Cuando entremos en la fase de promoción de este proyecto, nuestro radio de acción irá más allá de nuestro equipo; tendremos que ampliar nuestra plantilla y colaborar con otras empresas. Queremos que vengan a Redbooth para coordinarlos con el proyecto. Y puedo estar seguro de que todo irá sobre ruedas.

Ilustración de Animagic Studios.

Aprovechar nuestras aptitudes para marcar la diferencia

En Animagic, nos dedicamos a crear historias y proyectos con sentido y con significado, por eso aunamos nuestro talento y aptitudes para lograr un impacto positivo en la sociedad. Con I am More, concienciaremos a la sociedad sobre la falta de autoestima y satisfacción con su cuerpo que padecen algunas jóvenes. Si quieres más información, visita nuestro sitio web o síguenos en Facebook o Twitter.