7 técnicas para una mejor gestión de tareas en los equipos

Hace años, diseñé mi propio planificador diario. Lo fotocopié y coloqué en un clasificador de anillas, con títulos escritos a mano y secciones estratégicamente subrayadas.

Por supuesto, el resultado final ocupaba bastante, pero funcionaba mejor que un planificador tradicional. Y esto es lo que aprendí del proceso. Cuando vas más allá de una simple lista de tareas, existen muchas posibilidades para mejorar el modo en el que gestionas las tareas.

Aunque en la actualidad hay muchas herramientas de gestión de tareas efectivas y de muchos tipos, la mayoría de nosotros no utilizamos clasificadores de anillas para organizar las tareas del trabajo diario.

Sin embargo, eso no significa que el modo en el que tu equipo está enfocando la gestión de las tareas no pueda beneficiarse de un nuevo enfoque. Para los trabajadores del conocimiento de hoy en día, una mejor gestión de las tareas es más que una simple lista de tareas digital.

Como miembros de equipos múltiples, con múltiples clientes e, incluso, múltiples departamentos, se hace necesaria una solución más sólida y coordinada.

En “Ir más allá del equipo: solucionar los cuellos de botella de la colaboración,” el miembro de Redbooth Thomas Koerner describe las posibilidades de un enfoque unificado para la gestión colaborativa de tareas:

Existe más visibilidad y transparencia en todo lo que ocurre cuando hay una localización centralizada en un área. Es incluso superior cuando participan múltiples departamentos de una organización.

También estás creando una base de conocimiento para tu empresa que puedes utilizar para crecer, de manera que seas más eficiente y se minimice la necesidad de comenzar desde cero cada vez.

Para una mejor gestión de tareas hoy en día, no necesitas diseñar tu propio planificador (aunque podría ser divertido). En lugar de eso, quizás sea interesante considerar que tu equipo adopte una o más de estas 7 técnicas.  

1. Ver cómo tus tareas forman parte de un todo

Resulta difícil imaginar una organización en la que aquello que ocurre en un departamento no afecte a otros. Es incluso más difícil imaginar un equipo en el que cada miembro trabaja totalmente aislado, completamente independiente de los demás miembros del equipo.

Pero, al modo en el que muchas personas hacen el seguimiento de sus tareas, ese proceso que, más que ningún otro, les recuerda diariamente cuál es la finalidad de su trabajo, le falta contexto.

¿En qué están trabajando tus compañeros? ¿Qué ocurre con ese proyecto del que tú vas a ser una pequeña parte? ¿Qué ocurre con ese proyecto en el que tú no participas, pero que tendrá implicaciones importantes para la reuniones que intentas celebrar con el fin de hacer avanzar tu proyecto?

Reforzar la idea de que tu trabajo no está relacionado con lo que ocurre alrededor te creará limitaciones. Limitará tu capacidad para planificar a corto y largo plazo, para comprender y responder a las tendencias en tu lugar de trabajo y también para ser efectivo en lo que haces. Ningún trabajador del conocimiento es una isla.  

2. Alcanzar compromisos que puedan verse

Naturalmente, la cara opuesta de poder ver cómo tu trabajo encaja en un contexto más amplio es que tus compañeros puedan ser testigos de tus propios compromisos laborales.

Sin visibilidad, los líderes de los equipos está abocados a la microgestión y, con frecuencia, no encuentran una alternativa. Sin una visión del progreso del equipo, te quedan pocas opciones salvo consultar continuamente cómo van las cosas o enviar correos electrónicos constantemente solicitando información actualizada.

Cuando haces un seguimiento de tus tareas de un modo que garantice que otros compañeros las vean, cada tarea se convierte en una oportunidad para demostrar tu efectividad y responsabilidad. También es una forma eficiente de informar acerca de aquello en lo que estás trabajando.

Una lista escrita a mano se puede compartir. Una hoja de cálculo de tareas se puede adjuntar. Un resumen semanal de resultados se puede enviar por correo electrónico. Sin embargo, poder mostrar sin esfuerzo aquello en lo que estás trabajando es lo mejor (y más eficiente) de todo.  

3. Pedir ayuda cuando se necesita

Uno de los aspectos más peligrosos del modelo tradicional de listas de tareas es que incluye supuestos obsoletos que no reflejan el modo en el que muchos equipos ágiles y orientados a los resultados trabajan hoy en día.

En algunos casos, que un equipo cumpla un plazo es mucho más importante que el hecho de que una persona lleve a cabo todos los puntos de una determinada lista.

Garantizar que trabajas dentro de un sistema de gestión de tareas que te permite formar a los miembros del equipo para que avancen hasta ese punto y que no haya cabos sueltos ayuda enormemente.

También es importante poder compartir al instante todos los archivos y recursos relacionados que se estén utilizando o facilitar información sobre aquello con lo que necesitas ayuda. Cuando el retraso acumulado hace que debas pedir ayuda, seguro que no quieres dedicar más tiempo a buscar documentación para los compañeros que están echándote una mano.  

4. Capturar las tareas según vayan apareciendo

Un elemento de acción es algo que alguien debe hacer. Es decir, es diferente de una idea, un pensamiento o, incluso, un flash de inspiración.

Cuando identificas un elemento de acción, quizás estés conversando online con un compañero de otro país, parado en el coche en un autoservicio esperando un café o participando en una reunión importante. En ese momento, independientemente de dónde estés, tienes tres opciones.

La primera es decidir recordarlo. Todos lo hemos hecho. Y todos sabemos exactamente lo que ocurre con un desafortunado número de esos elementos de “acción”.

La segunda es capturarlo en un formato que deberá revisarse más adelante. Una aplicación de notas de un teléfono, un pequeño bloc de notas y los márgenes de una agenda de reuniones son ejemplos de lugares en los que se anotan los elementos de acción. Para las personas con el tiempo y la naturaleza metódica necesarios para establecer rutinas diarias con el fin de transferir esos elementos a una sistema de gestión de tareas, este enfoque funciona. Desafortunadamente, pocos de nosotros tenemos el tiempo necesario o el tipo de personalidad que nos permite hacerlo de forma automática

La tercera opción, y la más efectiva, es capturar las tareas inmediatamente en el sistema al que está previsto que lleguen desde el principio. Esto significa capturar y crear nuevas tareas en el momento en el que aparecen, dondequiera que estés, desde un chat de equipo online hasta un autoservicio. No solo ahorra tiempo, sino también evita ese horrible despertar a las 2 de la mañana cuando recuerdas que no has transferido una tarea a tu sistema de gestión de tareas… y tenías que haberlo hecho ayer.  

5. Revisar los registros para planificar el futuro

Las listas de tareas existen para un tiempo limitado. Ya sea para el día, la semana o el trimestre, una lista de tareas deja fuera un periodo importante de tiempo: el pasado.

El pasado se archiva en nuestra memoria, pero no de forma completa o, incluso, muy precisa. Una mejor gestión de las tareas se basa en poder revisar, de forma colectiva e independiente, la forma en la que tú y tu equipo habéis realizado las tareas en el pasado.

El acceso a estos registros, desde los procesos de toma de decisiones hasta los obstáculos imprevistos y las sugerencias que se realizaron para “la próxima vez que hagamos un proyecto como este”, puede ahorrar una gran cantidad de tiempo a largo plazo.

Las tareas pasadas deben conservarse automáticamente y permitir una búsqueda rápida y sencilla. Como ventaja añadida, a medida que tú y tu equipo repitáis las tareas y logréis una mayor eficiencia con el tiempo, la consulta de tareas pasadas reflejará lo lejos que habéis llegado.  

6. Cerrar el círculo

Este es un aspecto en el que la lista de tareas tradicional en una hoja de papel sigue funcionando bastante bien. Cuando termines una tarea, ¡táchala de la lista! Te hará sentir muy bien.

Funciona correctamente de manera individual. Aunque, tan pronto como se introduce un elemento de equipo, aumenta la complejidad de saber si una tarea está finalizada.

Se ha hecho la copia, ¿pero se ha finalizado el diseño? Se ha hecho el diseño, ¿pero está lista la programación? Se ha hecho la programación, pero… Y la lista sigue y sigue. El resultado es que las tareas complejas requieren la participación y el conocimiento de múltiples miembros del equipo y, con frecuencia, de múltiples equipos.

Asegúrate de que los miembros de tu equipo tengan una forma sencilla y optimizada de confirmar que cada aportación de ese participante a la tarea se haya realizado. Después, todavía quedará la satisfacción de tachar la tarea de la lista.  

7. Tómate tiempo para una limpieza de primavera

Si quieres lograr una mejor gestión de las tareas, una de las técnicas que más ayudará a tu equipo es… ¡tener menos tareas!

Hazlo cuando mejor te venga… La “limpieza de verano” también funciona. Llámalo como quieras, pero tómate tiempo para revisar las listas de tareas y reasignarlas, actualizar plazos o eliminar lo necesario.

Ver demasiadas tareas en un lugar consume mucha banda ancha mental. Cuando esas tareas no sean relevantes o actuales, deben eliminarse para que tú y tu equipo os podáis centrar en las tareas realmente importantes.   Las aplicaciones de Redbooth para iPhone, Android, iPad y navegador hacen que tu equipo pueda abordar estas técnicas con más facilidad. Averigua cómo Redbooth logra que los equipos sean más productivos >>