Gracias a Internet ya es posible tener un equipo global distribuido alrededor del mundo. Muchas empresas cuentan con oficinas y departamentos específicos en diferentes países y, a pesar de la diferencia horaria, sus negocios siguen funcionando como un reloj suizo. Y es que gracias a las nuevas tecnologías comunicarse a distancia se ha convertido en el pan de cada día.
A diario, cientos de empresas utilizan servicios de videoconferencia para llevar a cabo reuniones virtuales junto a su equipo de trabajo, sin importar dónde ni cuándo. El único requisito para su desarrollo es una conexión a internet. Una forma económica y efectiva de agrupar a tu equipo y discutir un plan de acción o hacer el seguimiento de un proyecto evitando costes de transporte innecesarios.
Sigue estos pasos para sacar el máximo partido a tus reuniones virtuales y aprende a gestionar las reuniones de forma efectiva con tu equipo de trabajo.
Aprende a gestionar reuniones de forma efectiva con tu equipo remoto con estos sencillos consejos. Clic para tuitearCalendariza la reunión teniendo en cuenta a los participantes
Contar con un equipo remoto implica manejar personas y zonas horarias. Antes de crear un evento y enviar la invitación a la reunión, revisa que la franja horaria en la que se va a llevar a cabo es adecuada para todas las zonas horarias de tu equipo y se encuentra dentro del horario de trabajo.
Cuando envíes la invitación, recuerda anotar la hora en cada una de las regiones donde se encuentra tu plantilla para evitar malentendidos.
Utiliza un software para realizar videoconferencias
Cuando realices una reunión virtual con un cliente, ten presente cuán cómodo se siente con la tecnología. Todavía hoy, muchas empresas pequeñas y medianas tienen poca soltura con los sistemas informáticos.
Si utilizas Redbooth, puedes centralizar todo en una única herramienta. Esta plataforma te da fácil acceso a la gestión del proyecto y la comunicación con el equipo de trabajo. Al mantener todo en el mismo lugar, es mucho más sencillo compartir archivos, compartir pantalla, crear nuevas tareas y calendarizar reuniones. Además, puedes llevar a cabo tus reuniones virtuales desde cualquier dispositivo: móvil, tablet o sobremesa.
Consejo de experto: graba la reunión para que quede constancia de lo acordado en la memoria del proyecto.
Organiza los temas a tratar durante la reunión con antelación
Que la reunión sea en un entorno virtual no significa que sea improvisada. Para que tu reunión sea fructífera, debes tener presente los temas que vas a tratar con el resto de participantes.
La mejor forma de tener todo bajo control es redactar una orden del día con los asuntos a tratar con cada uno de los participantes y los objetivos en caso que haya que tomar decisiones durante la reunión. Para asegurarte que todos están al corriente de la situación, adjunta el archivo a la invitación de la reunión.
Designa un responsable de la reunión
Puedes ser tú u otro miembro del equipo que participe en el encuentro, recomendablemente un Project Manager. La función del responsable de la reunión es dejar constancia de lo acordado en la reunión y planificar los pasos a seguir después de la misma: asignación de nuevas tareas, calendarización de reuniones, adición de notas o comentarios a la memoria del proyecto.
Tal y como mencionaba anteriormente, no te olvides de grabar la videoconferencia para contar con una copia de la reunión. Esto es especialmente útil para miembros que no pudieron asistir o nuevas incorporaciones a la plantilla o proyecto que necesitan ponerse al día. Además, es una fuente de consulta del proyecto muy eficaz.
Prepara el material para la reunión
Como organizador de la reunión, prepara todos los documentos que deben ser revisados antes del encuentro o presentados y comentados en equipo durante la sesión. Crea una carpeta con todos los documentos que vayas a necesitar y compártela con los asistentes de la reunión una semana antes para que puedan revisarlos.
Cuándo no debes hacer una videoconferencia
Esta elección depende de cada uno, pero lo cierto es que las videoconferencias funcionan mejor para tratar proyectos o temas concretos. Si es tu primera reunión con un cliente o vas a tratar un tema de recursos humanos, lo mejor es el cara a cara. Si el tema es personal, evita lo digital. Siempre se agradece la calidez humana cuando se aborda un tema delicado.
Como ves, digitalizar tus reuniones es muy sencillo. Introduciendo estos procesos en tu gestión de equipos mejorarás la eficiencia y el rendimiento de tus empleados y favorecerás la consecución de objetivos del proyecto en remoto.
Y tú, ¿qué te funciona para sacar el máximo partido a tus reuniones virtuales? ¡Compártelo en los comentarios!
