Un Diagrama de Gantt es la representación gráfica de la planificación de un proyecto concreto que facilita la organización de la secuencia de las tareas o actividades y el orden en el que estas deben ser completadas. Es un recurso muy eficiente para esquematizar y programar la duración global de un proyecto; una herramienta que será de mucha utilidad durante la gestión de los proyectos en los que estemos involucrados.
El Diagrama de Gantt se representa mediante una tabla. A la izquierda de la tabla se dispone la lista de tareas o actividades que se llevarán a cabo durante el proyecto y en la parte superior se fija una escala del tiempo determinado previsto para ese proyecto. Cada tarea o actividad es representada mediante una barra, de manera que es muy fácil determinar la fecha de inicio, duración y fecha final de cada una. Además, podemos rellenar las barras a medida que realizamos las tareas o actividades en cuestión y, de este modo, podremos determinar también en qué estado se encuentran. El Diagrama de Gantt resulta de mucha utilidad también porque nos indican la relación de dependencia entre unas y otras tareas o actividades.
¿Quién inventó el Diagrama de Gantt?
Aunque este tipo de diagramas para la gestión de proyectos puedan parecer algo muy actual, relacionado con la búsqueda de soluciones encaminadas a optimizar los recursos y la productividad de la empresa, lo cierto es que fue ideado a finales del siglo XIX. En estos años el ingeniero industrial Karol Adamiecki, de nacionalidad polaca, empezó a interesarse por las ideas y técnicas de gestión para mejorar la producción de acero de su fábrica. Creó una tabla a la que denominó “harmonogram”. Sin embargo, el hecho de que solamente publicara su trabajo en polaco y ruso limitó mucho su uso en otros países.
Pasarían pocos años hasta que Henry Laurence Gantt, ingeniero y consultor de gestión americano, crease su propia versión de la tabla. Precisamente este hecho hizo que adquiriera fama entre los países occidentales y es el motivo por el que en la actualidad lleva su nombre. Tal fue el éxito de este método que el diagrama se usó, por ejemplo, para la producción de pequeñas armas y munición en la I Guerra Mundial y en la supervisión de la construcción de la presa Hoover en la década de los 30.
En sus orígenes, los Diagramas de Gantt requerían de mucho tiempo y esfuerzo. Cada vez que era necesario realizar alguna modificación en un proyecto, el gráfico debía dibujarse de nuevo. Teniendo en cuenta que la mayoría de los proyectos se encuentran sujetos a constantes cambios, no es muy difícil llegar a la conclusión de que esto limitaba mucho su funcionalidad. Y no sería hasta la década de los 80 cuando el Diagrama de Gantt experimenta un auténtico resurgir gracias al nacimiento de la industria de desarrollo de software y programación.
Ventajas del Diagrama de Gantt
El software para la creación de Diagramas de Gantt
Afortunadamente, en la actualidad contamos una gran variedad de aplicaciones, programas informáticos o softwares que permiten crear Diagramas de Gantt de forma automática para gestionar mejor los proyectos de una empresa sin necesidad de dedicarle tanto tiempo y esfuerzo. Además, puedes importar tareas de tus hojas de cálculo y crear gráficos desde cero. La utilización de un software puede suponer una gran ventaja a la hora de gestionar un proyecto. Ahorras mucho tiempo y hace que la gestión resulte mucho más eficiente ya que automatiza el proceso. Por este motivo, también se utilizan con mayor frecuencia.
¿Por qué utilizar Diagramas de Gantt?
Los Diagramas de Gantt nos facilitan y muestran información sobre las diferentes tareas o fases de un proyecto, la relación de las tareas entre sí, nos permiten comprobar la evolución de cada una de ellas, qué recursos son necesarios, etc. Pero veamos con más detalle cuáles son las ventajas que el Diagrama de Gantt ofrece a día de hoy en el mundo empresarial.
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Toda la información en un mismo lugar
El Diagrama de Gantt nos brinda un marco visual del trabajo que debe llevarse a cabo, lo que reduce de forma considerable la probabilidad de cometer errores, especialmente cuando hablamos de tareas complejas. Gracias a ello, todos los miembros implicados en el proyecto cuentan con la misma información, pueden poner en común sus puntos de vista y ejecutar sus tareas en base a unas líneas previamente marcadas. -
Mayor transparencia
Como ya hemos visto, el Diagrama de Gantt fue creado para poder organizar proyectos en una línea cronológica, de fácil visualización, que determine el inicio y el fin de cada tarea que compone el conjunto. De esta forma, constituye un método más comprensible y fácil de recordar, independientemente de si se ha establecido un intervalo de tiempo diario, semanal, mensual o anual. -
Conocimiento de las relaciones entre tareas
Este tipo de gráfico resulta muy interesante también para mostrar de forma más sencilla y poder comprender las relaciones existentes entre las diferentes tareas o actividades involucradas en el proyecto; relaciones que muchas veces se establecen para cumplir con unos objetivos concretos y que tienen un tiempo de ejecución establecido que puede afectar al resto de tareas del diagrama. La simplicidad y comprensibilidad, en este marco, pueden garantizan un flujo de trabajo eficiente que nos ayude a incrementar la productividad y a lograr el éxito del proyecto. -
Visión a largo plazo
Con frecuencia tendemos a centrarnos en exceso en las tareas que realizamos cada día y nos olvidamos de los objetivos a largo plazo. En este sentido, la visualización del Diagrama de Gantt ayuda en la toma de decisiones que tendrán repercusiones a nivel global y a mantener enfocado cada proyecto hacia los objetivos fundamentales de la empresa a largo plazo. -
Distribución eficaz de los recursos
Al poder realizar pronósticos a largo plazo, podemos conocer con mayor claridad en qué momentos, tareas o actividades debemos anticiparnos y cómo asignarlas para optimizar el uso de los recursos de la empresa. Cuanto más nos ajustemos al gráfico, mayores serán las probabilidades de cumplir con los plazos fijados y de mantenernos dentro de los costes que se establecieron inicialmente.
Aunque ofrece ventajas muy interesantes para la gestión de proyectos, hay que tener en cuenta que el Diagrama de Gantt no está diseñado para resolver todos los problemas que se puedan presentar en los proyectos. Pero en cualquier caso, se trata de una excelente herramienta de gestión para cualquier tipo de empresa cuando se usa de manera eficiente.
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