Los mejores consejos para gestionar con éxito las reuniones individuales con tu equipo
Está probado que la cooperación es clave para conseguir un buen ambiente de trabajo y mejores resultados en tu organización.
Como líder debes procurar mantener los canales de comunicación abiertos, alimentar el ánimo y el espíritu de los trabajadores y coordinar los esfuerzos individuales y colectivos en beneficio de la compañía. Una tarea que tan sólo se consigue a través de la comunicación, la honestidad y la transparencia.
La técnica más efectiva para abordar la comunicación directa con los miembros de tu equipo es la reunión individual y para que sea infalible tan sólo debes seguir estos 7 consejos que te ayudarán a gestionar con éxito estos encuentros en privado con cada uno de los miembros de tu equipo. Toma nota y aplícalos a tu rutina.
1. Programa las reuniones
Independientemente de si la periodicidad es mensual, trimestral o semanal – escoge la que mejor se adapte a las necesidades del trabajador, proyecto y/o sector – organiza y cumple siempre tu calendario de reuniones.
La mejor forma de implementar esta nueva rutina en tu equipo de trabajo es programar las reuniones en el calendario de la empresa y el individual de cada miembro del equipo. Otra buena práctica es crear un sistema de alertas que informe del encuentro 24h antes de la reunión para que los participantes puedan gestionar su tiempo y prepararse para la misma.
2. Prepárate para la reunión
No hay pérdida de tiempo más grande que presentarse en una reunión sin tener claro cuál es el objetivo y los temas a tratar.
Antes del evento, revisa los proyectos que está gestionando tu equipo y su estatus, y cómo el participante en cuestión está involucrado. Prepara una lista de preguntas acerca de cómo avanzan, los inconvenientes que han encontrado, las soluciones que ofrecen e incluso aporta referencias a proyectos similares para servir de inspiración.
También es importante que realices observaciones de cada miembros del equipo en sus perfiles profesionales y abordes, en estas reuniones individuales, temas relacionados con sus áreas de interés, su promoción interna, su satisfacción en la empresa o su rol dentro del equipo. Incluso puedes seducirles con nuevos proyectos relacionados y tantear su opinión, ideas, motivación y prospección de crecimiento en su puesto.
Para que la reunión sea eficiente y no se alargue más de la cuenta, la lista de temas a tratar no debe exceder de 6 puntos clave. Si son más, establece prioridades y organiza las reuniones que sean necesarias con cada individuo.
No hay pérdida de tiempo más grande que presentarse en una reunión sin tener claro el objetivo. Clic para tuitear3. No te pases de formal
Escoge un ambiente distendido y relajado para la reunión como una cafetería o una terraza al aire libre.
Una atmósfera cotidiana como esta te permitirá alejarte de tu rol de líder y tratar de igual a igual a tus trabajadores, creando un entorno de cooperación favorable para una interacción transparente y sincera con cada miembro del equipo.
Si no te sientes a gusto o no estás familiarizado con esta “informalidad”, practica con un amigo antes del evento. Te ayudará a relajarte y a romper el hielo de forma mucho más natural.
4. Anticípate a las preguntas
El objetivo de las reuniones individuales se acerca más a la construcción de una relación entre tu equipo y la empresa que a una evaluación.
Para que la reunión no se te vaya de las manos, es importante que marques uno o dos objetivos en los que enfocarás la conversación. De este modo serás capaz de preparar y resolver todas las dudas que tu personal tenga al respecto en esa reunión individual.
5. Anima al trabajo en equipo
La consecución de objetivos requiere trabajo en equipo. Las reuniones individuales son una gran oportunidad para promover la compatibilidad y cooperación entre todos y cada uno de los miembros del equipo.
Obsérvalos, aprende cómo trabajan entre ellos, qué aporta cada miembro y esfuérzate en establecer un entorno de trabajo agradable lleno de confianza y complicidad.
Utiliza esta información para animar a cada individuo en privado a mejorar su rol e interacción con los compañeros. Siempre es mucho más sencillo hablar de estas cosas en “petit comité” que en una reunión de grupo. El objetivo no es señalar una mala actitud, si no, comprender la dinámica del equipo y sugerir nuevos procesos de trabajo que ayuden a establecer un vínculo emocional y funcional entre todos los trabajadores.
6. Mantén la autoridad en un entorno de confianza
Una conexión personal con los miembros de tu equipo implica confianza, pero no te olvides, no eres su amigo, debes dejar bien claras las responsabilidades de todos y tus expectativas.
Mientras que para algunos empleados un buen ambiente de trabajo y un proyecto desafiante son estímulo de sobra para producir apasionadamente; los hay que necesitan un mayor seguimiento, orden y estructura en su día a día.
Mantener el equilibrio entre la camaradería y el liderazgo no siempre es sencillo, pero una buena forma de hacerlo es prestar atención al desarrollo individual de los proyectos y ofrecer soporte de forma activa a los miembros del equipo que se encuentren estancados mediante un control semanal y soporte formativo.
7. Construye relaciones
Mantener una buena relación con todos los miembros de tu equipo es crucial.
Demuestra un interés genuino en tus empleados. Aprende sus nombres, intereses y su función dentro de la empresa. Trátalos como personas y no como activos dentro de la compañía. Es la única manera de derribar barreras innecesarias, activar la creatividad y ayudarles a sacar lo mejor de sí mismos consiguiendo, finalmente, mejores resultados para tu organización.
Por último, la guinda para que tus reuniones individuales sean infalibles es adaptarlas a las circunstancias específicas de cada empleado. De este modo verás unos resultados extraordinarios en el progreso del proyecto y la compañía.
Y tú, ¿conoces algún otro consejo para gestionar con éxito las reuniones individuales de forma exitosas? Compártelo en los comentarios 🙂