Sea cual sea el tamaño de una empresa es fundamental alcanzar los objetivos planteados para un determinado proyecto sin salirse del presupuesto ni del periodo de tiempo asignado para ello. Supone un reto para cualquier tipo de organización pero tal vez más para las pequeñas empresas puesto que disponen de recursos, tanto materiales como personales, tal vez más limitados.
Pero esto no significa que no deban prestar atención al proceso de gestión de proyectos. Es más. Deben identificar cuál será el método más adecuado para llegar hasta la meta fijada y aplicarlo para lograr esos objetivos. Esto favorece la colaboración entre los miembros del equipo, por pequeño que sea.
Una planificación encaminada a desarrollar una eficaz gestión de proyectos hará que todos consigan entender cómo deben realizar su trabajo, sabrán identificar las posibles limitaciones y los desafíos a los que se enfrentan, les ayudará tener iniciativa para solucionar las posibles complicaciones que puedan surgir por el camino y, en definitiva, servirá para que el hecho de trabajar en equipo les haga ser más productivos, para rendir más y cumplir con los objetivos establecidos en dicha planificación.
Por otro lado, también para las pequeñas empresas resulta de utilidad incluir herramientas de gestión de proyectos para simplificar procesos y potenciar la comunicación y el intercambio de información entre los integrantes del grupo.
Pero, ¿qué es la gestión de proyectos?
El Project Management Institute define proyecto como una actividad de grupo que es temporal y única, y está destinada a producir un servicio, producto o resultado. Es temporal porque tiene un comienzo y un final establecidos en la planificación inicial, donde se debe incluir los objetivos y recursos destinados para ellos. Y es única porque no es algo que se haga todos los días, sino un trabajo encaminado a dirigir los pasos para llegar hasta una meta determinada.
Pero a todo esto se debe añadir el hecho de que pueden surgir complicaciones por el camino, algunas de ellas derivadas, en este caso, de la forma de colaborar y trabajar que tienen las pequeñas empresas, quizá no tan acostumbradas a implementar procesos tan estandarizados. Por eso, este tipo de organizaciones necesitan una correcta gestión que les ayude a mejorar la calidad del producto, la colaboración de los miembros del equipo y, en última instancia, la satisfacción del cliente final.
La gestión de proyectos es fundamental independientemente del tamaño de la empresa. Clic para tuitear¿Por qué deben las pequeñas empresas elaborar procesos de gestión de proyectos?
Las empresas pequeñas se enfrentan a un escenario económico y empresarial complejo y dinámico, con exigencias que van transformándose y que incluso aumentan cada día. Y quizá no cuenten con el presupuesto y recursos adecuados para hacer frente a este panorama, por lo que necesitan llevar a cabo un proceso eficaz que optimice su trabajo diario.
Una gestión de proyectos bien hecha ayudará a estas organizaciones a ajustar y definir métodos eficaces para hacer las cosas, mejorar la comunicación dentro del equipo y crecer como empresa. A continuación resumimos los motivos por los que resulta imprescindible gestionar correctamente un proyecto, por pequeño que sea. Si es importante para la empresa, siempre será un gran proyecto.
1. Seguimiento
Si quieres comprobar que el proyecto que tienes en marcha progresa adecuadamente es importante que lleves a cabo una correcta gestión y seguimiento del mismo. Esto te ayudará a identificar posibles ajustes que deban hacerse para poder llegar hasta el objetivo final con las máximas garantías de éxito.
2. Compromiso del grupo
Las herramientas de gestión de proyectos no sólo te ayudarán a realizar un seguimiento del proceso y a crear informes y documentación; contribuyen a fomentar la colaboración del equipo y permite que todos sus miembros compartan su conocimiento y se establezcan interesantes colaboraciones durante el transcurso del mismo. Todos podrán realizar sus contribuciones para cumplir ese objetivo común y la empresa se verá beneficiada de su capacidad para resolver los problemas y para innovar.
3. Mejor estimación de los recursos
Culminar con éxito un proyecto supone realizar una planificación acorde a los recursos disponibles y analizar el impacto que este ha tenido sobre el cliente final o sobre la propia productividad de la empresa. Asimismo, te ayudará a priorizar, a reducir costes y a optimizar el trabajo desempeñado por los miembros del equipo.
4. Control de costes
Quizá una pequeña empresa tenga poca experiencia sobre gestionar proyectos, por lo que será complicado establecer un presupuesto para su consecución, algo que resulta fundamental para medir su progreso. Con una correcta planificación, y con ayuda de un software de gestión, podrás diseñar con facilidad un presupuesto del proyecto. Esto te permitirá disponer de una imagen real y concreta de en qué se está gastando el dinero dedicado a alcanzar la meta, pudiendo controlar los costes y ayudándote a reducir posibles errores o desviaciones.
No importa el tamaño de una empresa. La gestión de proyectos es fundamental para obtener el éxito ya que no solo estarás asegurando su correcta finalización o entrega, sino que también servirá para abordar aquellos temas que son vitales para el crecimiento de tu organización.
¿Tienes una pequeña empresa y has puesto en marcha un proyecto que ha concluido satisfactoriamente? Ahora en los comentarios nos puedes contar tu experiencia y explicarnos cuáles han sido los beneficios que has apreciado de esa gestión eficaz durante su desarrollo.
