Todos sabemos que la clave para el éxito de un proyecto reside en su planificación.
Un buen plan de proyecto nos permite saber cuánto tiempo vamos a tardar, cuánto dinero vamos a invertir, quiénes son los responsables de qué partes del proyecto y cómo avanzamos en la consecución de objetivos.
Un buen plan de proyecto ofrece una visión general de las tareas, responsables, presupuesto y tiempo. Clic para tuitearSobra decir que es sumamente inocente creer que el proyecto va a salir según lo planeado, sin contratiempos o cambios de última hora, pero esto no debería convertirse en la excusa perfecta para no dedicar el tiempo necesario a organizar el desarrollo del proyecto. Es más, contar con un plan detallado del proyecto te ayudará a ver las cosas más claras, ser capaz de reaccionar rápidamente frente a las adversidades y hacer un seguimiento del mismo.
Dicho esto, ha llegado el momento de pasar a la acción y redactar tu plan de proyecto. No te preocupes si es tu primera vez, hoy te voy a guiar paso a paso por el proceso para que desarrolles un plan de proyecto detallado y efectivo. ¡Empecemos!
Consejos para elaborar un plan de proyecto
Escribe un guión de tu proyecto
Para desarrollar tu plan de proyecto, primero debes concretar grosso modo lo que quieres conseguir con el proyecto. Para este propósito deberás:
- Definir los objetivos generales del proyecto.
- Establecer las metas, los recursos y las fechas de entrega.
- Asignar tareas y responsables.
Para que no se te escape nada, te aconsejo que realices una investigación intensiva de todas y cada una de las áreas del proyecto incluyendo proyectos anteriores similares al tuyo – recuerda que no tienes que reinventar la rueda; siempre puedes aplicar procesos que ya han sido probados y utilizarlos en tu proyecto. Aprovecha el conocimiento de tu empresa.
Una vez tengas toda esta información, ha llegado el momento de definir en detalle cada uno de los puntos anteriores.
Controla el desarrollo del proyecto
Es recomendable que marques metas, plazos de entrega e indicadores para medir la correcta evolución del proyecto y sus fases. Esto te ayudará a detectar qué proyectos están funcionando mejor – o peor – y qué porcentaje del proyecto se ha llevado a cabo con éxito, ayudándote a mantener al equipo motivado.
Marcar metas asequibles y seguir los avances del proyecto te ayudará a mantener a tu equipo motivado. Clic para tuitearUna herramienta efectiva para este propósito es la lista de comprobación – o checklist. Un listado detallado con cada acción de cada tarea del proyecto que te servirá como cuadro de mando. Cada vez que se realice una entrega o se finalice una acción podrás eliminarla de la lista, llevando un control exhaustivo del desarrollo del proyecto.
Ten presente el factor riesgo
Como hemos comentado al inicio, no podemos controlarlo todo en nuestro proyecto, pero sí que podemos reducir el factor sorpresa y estar preparados para los riesgos más comunes:
- Incremento en los costes del proyecto.
- Retraso en las entregas.
- Pérdida de miembros del equipo.
En cualquiera de los casos, es necesario que te adelantes a su aparición y crees un plan de contingencia que te proporcione una metodología de acción para enfrentarte al problema y reducir la repercusión del riesgo en el proyecto.
No te olvides del sentido común
Muchas veces lo más sencillo suele ser lo primero que pasamos por alto cuando estamos desarrollando un proyecto. A medida que adquieras más experiencia desarrollando proyectos, tú mismo te darás cuenta de esos detalles. De momento, te comparto algunos trucos que a mi me han funcionado:
- Incluye siempre toda la información importante: nombre del proyecto, nombre del cliente, fechas y versiones del documento.
- Desglosa los objetivos y metas, y asígnales equipos y notas que especifiquen qué se espera de ellos.
- Define claramente las fechas de entrega dentro de la vista previa de la fase del proyecto.
- Añade anotaciones a aquellas tareas que necesiten una explicación extra – cuanto más detallada la información, mejor.
- Sé flexible tanto en los escenarios positivos como los negativos.
- Utiliza una herramienta de planificación de proyectos como Redbooth. Cuenta con diversidad de plantillas que se ajustan a tu proyecto y te aseguran el éxito en su desarrollo.
Como ves, vale la pena destinar el tiempo necesario al desarrollo de tu plan de proyecto. Si cuentas con una hoja de ruta desde el inicio, te será mucho más sencillo asegurar el éxito del proyecto.
Y tú, ¿qué pasos sigues para elaborar un plan de proyecto con éxito? ¡Compártelo en los comentarios!
