Tiempo y volumen de trabajo son las dos variables de la productividad, y sin embargo, no siempre van de la mano. Trabajar más no nos garantizará ser más productivos si no lo hacemos de manera inteligente. Por su parte, el tiempo suele ser inversamente proporcional al volumen de trabajo, por lo que ser altamente productivos dependerá de cómo resolvemos la fórmula “+ trabajo – tiempo”. Para conseguirlo, presta atención a estos 16 consejos para aumentar la productividad fácilmente:
1. Piensa en ti
El trabajo es importante, pero tú eres lo primero. Al final, ser más productivo depende sobre todo de nuestro estado emocional, de hacer lo que realmente nos gusta y de que nos sintamos realizados. Pensar en tus objetivos personales te ayudará a definir mejor tus prioridades y a mantenerte motivado para alcanzar tus metas.
2. Hazte un calendario
Existen muchas maneras de organizarse. Puedes hacerte una lista de tareas, pero para que sea efectiva deberás situarlas en el tiempo. Se dice que solo el 41% de las tareas anotadas acaban por cumplirse, lo cual nos puede llevar más de un dolor de cabeza (estrés, insomnio,…). Las personas altamente productivas le ponen fecha a sus tareas. Usa un calendario y programa tu día en bloques de 15 minutos. Suena difícil, pero seguro que eso ayudará a que te pongas manos a la obra.
3. Sé selectivo
Céntrate en aquellas cosas que realmente te ayuden a la consecución de tus objetivos y, a poder ser, dales prioridad en el orden temporal. A veces tendemos a postergar lo realmente importante porque se nos hace una verdadera montaña, lo cual solo incrementa todavía más el problema. Empieza por dar pequeños pasos hacia tus metas, y luego seguro que te quedará tiempo para dedicar, por ejemplo, a leer esa revista que tanto te gusta o a planificar tus próximas vacaciones.
4. Aparca el futuro
El futuro es importante, por supuesto. Pensar en él nos puede ser de gran utilidad para fijar nuestros objetivos y saber adónde queremos llegar, pero no podemos confiarle todas nuestras acciones en el presente. Por poner un ejemplo: ¿cuántas veces has hecho la compra para toda la semana y al final has tenido que tirar productos a la basura porque se han echado a perder? Anticiparte demasiado, a veces, no te hace ver la realidad. Pensar a corto plazo es una manera de ir avanzando en tus pequeñas tareas rutinarias, que seguro tendrán repercusión a largo plazo.
6. Aprovecha las mañanas
Podemos enumerar un buen puñado de razones por las que activarse por la mañana aumenta la productividad. Desde tomar un buen desayuno, darte una ducha fría hasta realizar actividades físicas te hará más competente durante el día. Como se ha dicho antes, el día va de más a menos, por lo que tus actividades y prioridades deben ir en consonancia. Levántate pronto y empieza a comerte el mundo.
7. Coge ritmo
No te vamos a pedir que seas Usain Bolt, pero sí que hagas el esfuerzo de buscar siempre la forma más rápida de hacer las cosas –dentro de tus posibilidades. El tiempo es oro, por lo que cualquier atajo puede tener mucho valor. Intenta buscar la ruta más corta para llegar al lugar que quieres. Utiliza las herramientas adecuadas para realizar cada tarea y si es necesario fórmate para usarlas más rápido (por ejemplo, un curso de mecanografía, de lectura veloz, etc.). Ponerte límites de tiempo (retarte a ti mismo/a) es un ejercicio que te puede motivar a hacer dicho esfuerzo. Preparados…listos…¡ya!
8. ¡Los descansos también cuentan!
Del mismo modo que cada silencio cuenta en una partitura, un descanso es muy importante para la productividad. Trabajar de forma continuada afecta negativamente en la calidad del trabajo, por lo que es necesario tomarse pequeños descansos frecuentes: a modo de ejemplo, nos puede servir realizar estiramientos, salir a dar una vuelta, tomar un almuerzo o cualquier pausa que nos relaje en medio de un trabajo. Igualmente esencial es disponer de un día de descanso o un fin de semana entero sin preocuparnos por nuestro negocio o trabajo. El recreo personal nos permitirá ordenar ideas y despejar la mente para recuperar la vitalidad en nuestras tareas diarias.
9. ¡No te distraigas!
Acuérdate de tu madre cada vez que te llamaba la atención porque te distraías. Deshazte de todo lo innecesario (herramientas, papeles, apuntes, documentos,…) para evitar distracciones y tener a tu disposición solo lo que te sirve. Por otro lado, piensa si realmente es necesario responder cada mail o atender a cada mensaje de tu móvil de manera inmediata. La dependencia de los dispositivos móviles es una gran enemiga de la productividad.
10. Mantén cierto orden visual
Tan importante como el orden mental es el visual. De acuerdo con el punto anterior, ordenar aquellos documentos, herramientas, papeles y apuntes que necesitemos tener a mano hará que perdamos menos tiempo en encontrarlos y nos ahorrará distracciones, además de darle un necesario descanso a nuestros ojos. La decoración de tu espacio de trabajo también puede ayudarte a generar un ambiente agradable. Encuentra y elige tu harmonía visual, porque ya sabes lo que dicen: “para gustos, colores”.
11. Usa un cuaderno
La mejor manera de liberar tu mente es tomando apuntes. Dejar por escrito todo lo que te encuentres por el camino es un hábito que te permitirá afrontar tu trabajo con cierta tranquilidad. A veces, la memoria nos puede jugar alguna que otra mala pasada. Anota aquellas ideas que se te ocurran, información interesante que encuentres o esas reflexiones que te sirvan a nivel personal. Y no te estreses, que está todo apuntado.
12. Delega responsabilidades
Saber delegar fue una de las mayores virtudes de Steve Jobs al frente de Apple. Durante las reuniones, asignaba numerosas tareas para asegurarse de que cada cual se centraba solo en aquello que debía hacer y nada más. La multitarea extrema imposibilita grandes resultados en un trabajo, por lo que resulta de caudal importancia aprender a delegar tareas en aquellas personas realmente capacitadas para ello. Ser empáticos puede facilitarnos mucho la labor. De esta manera, podremos dedicar más tiempo a lo que necesitamos de manera eficiente.
13. Aprende a decir NO
Si hay que saber delegar, también hay que saber descartar y rechazar. Probablemente, en medio de tu proceso de trabajo, recibirás ofertas tentadoras que te pueden hacer desviar de tus objetivos: una cena, una reunión, una fiesta o cualquier propuesta que te pueda quitar tiempo y energía fuera de tus descansos puede interferir negativamente en tu productividad. Por la misma razón, saber priorizar y eliminar tareas prescindibles de tu planificación de trabajo es algo que tendrás que poner en práctica si quieres agilizar tus proyectos sin sobrecargarte.
14. Ponle música
La música tiene un efecto impresionante sobre nuestras emociones, además de ser una buena acompañante en cualquier tarea. Dependiendo del momento en el que te encuentres, te irá mejor un género musical u otro: para concentrarte, lo mejor es que sea instrumental, mientras que para una inyección de energía, lo que te convendrá es algo con ritmo que te provoque ese estímulo motivador. Sí, es verdad que en ciertos momentos te convendrá más el silencio, pero en ocasiones saber elegir una buena banda sonora también te puede aislar de tu entorno. Usa los auriculares para crear ese clímax (y también para no molestar a quienes te rodean).
15. Valora lo que tienes
Aunque no resulte tan sencillo de hacer como de decir, debes intentar ser positivo en todo momento. No te quedes atrapado en el pensamiento de lo improductivo, en las cosas en que has fallado o en lo que podrías haber hecho. Sé constructivo y piensa en todo lo que puedes mejorar, sé consciente de tu eficacia y felicítate por los pequeños éxitos (no solo en el qué, sino también en el cómo). Tener una lista las cosas que funcionan y aquellas que no puede serte de gran ayuda.
16. Buenas noches, y hasta mañana
No olvides que cada cosa tiene que hacerse a su debido tiempo. Dormir las 7 horas diarias es de vital importancia para poder poner punto y aparte a las duras jornadas laborales y para ello es importante que no te lleves el trabajo a la cama ni física ni mentalmente, es decir, procura no retrasar tu descanso por la carga de trabajo e intenta resetear tu cabeza para que la saturación neuronal no te impida dormir. Mañana será otro día.
¿Crees que alguno de estos consejos para aumentar la productividad te pueden servir, o bien crees que ya rindes suficiente? De ser así, por favor, ¡cuéntanos cómo lo haces! No te preocupes, que todo queda en familia.
