Um ein wirklich erfolgreicher Projektmanager sein zu können, müssen Sie in der Lage sein Ihre Zeit gut einzuteilen. Die besten Projektmanager sind in ihrer Arbeitszeit besonders produktiv und vermeiden unter allen Umständen energieverschwendende Zeitfresser.
In diesem Beitrag finden Sie eine Reihe von Tipps, die Ihnen dabei helfen Ihre Zeit effektiv zu nutzen.
Tipp1: Erstellen Sie einen gut strukturierten Projektplan!
Sie fragen sich vielleicht gerade, was der Projektplan mit dem Zeitmanagement zu tun hat. Ganz einfach: nur wenn jeder im Projekt beteiligte Mitarbeiter genau weiß, was zu tun ist und Sie sich auf die regelmäßig zu erreichenden Meilensteine konzentrieren können, verbringen Sie deutlich weniger Zeit damit Fragen zu beantworten, die aufgrund einer unklaren Planung aufkommen.
Tipp 2: Berücksichtigen Sie das Paretoprinzip!
Das Paretoprinzip wurde nach dem italienischen Ingenieur und Ökonom Vilfredo Pareto benannt und beschreibt den Umstand, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erzielt werden. Konzentrieren Sie sich auf die 20 Prozent der Aktivitäten, die wirklich entscheidend für den Projekterfolg sind.
Tipp 3: Vermeiden Sie Meetings zur reinen Statusaktualisierung!
Viele Projektmanager begehen den Fehler, dass Sie Team-Meeting für ein reines Status-Update nutzen, dabei gibt jeder Mitarbeiter lediglich seinen aktuellen Arbeitsstatus weiter. Diese Form von Projekt-Meetings hat wenig Sinn und verschwendet lediglich Zeit. Nutzen Sie Team-Meetings, um Chancen, Risiken und Probleme etc. zu diskutieren und animieren Sie das Team dazu gemeinsam Lösungsansätze in einem Brainstorming zu entwickeln. Halten Sie sich dabei an eine vorher vereinbarte Agenda und den geplanten Zeitrahmen. Sollten Themen wie technische Diskussionen etc. den Zeitrahmen sprengen, beenden Sie das Team-Meeting wie geplant und richten Sie für das technische Problem eine Arbeitsgruppe zum Thema ein.
Tipp 4: Stoppen Sie so genanntes Micro-Managing!
Als Projektmanager sollten Sie es grundsätzlich vermeiden in jedes kleine Detail der Projektarbeit einzutauchen. In Softwareentwicklungs-Projekten ist es beispielsweise nicht nötig, dass der Projektmanager sich auch auf Codierungsebene engagiert. Das ist und sollte Aufgabe der Entwickler bleiben. Sie haben das richtige Team für den Job ausgesucht, dann lassen Sie auch jeden Mitarbeiter an der Stelle arbeiten, wo er am nützlichsten ist und konzentrieren Sie sich auf die Steuerung des Projekts.
Tipp 5: Übernehmen Sie selbst nicht die Arbeit!
Viele Projektmanager begehen den Fehler, dass Sie Engagement mit „selbst die Arbeit erledigen“ verwechseln. Vermeiden Sie das um jeden Preis. Die Verwaltung eines Projektes ist ein Full-Time-Job und wenn Sie den Fokus verlieren, kann das zu ernsten Problemen imProjekt führen. Es mag verlockend sein ein paar Aufgaben selbst zu übernehmen, gerade wenn die Einhaltung einer Frist zu scheitern droht, aber überlassen Sie die Arbeit den Teammitgliedern, die dafür vorgesehen sind.
Tipp 6: Erstellen Sie eine Aufgabenliste!
Eine Flut an E-Mails strömt jeden Tag in Ihr Postfach, eine Reihe von Telefonaten kosten wertvolle Zeit … erstellen Sie jeden Tag eine To-Do-Liste mit allen Aufgaben, die notwendig sind, um sich voll und ganz auf die Ziele zu konzentrieren. Sie werden bald merken, wie eine einfache tägliche Liste Struktur in Ihre Arbeit bringt und wie zufriedenstellend es ist, eine Aufgabe als erledigt von der Liste streichen zu können.
