Verwalten Sie alle Ihre Projekte an einem Ort mit Redbooth
Bleiben Sie auf dem Laufenden bei einem Projekt für einen Kunden – das klingt nicht zu anspruchsvoll, oder? Sie könnten das alles auch mit Haftnotizen an einer Tafel machen. Aber was geschieht, wenn Sie 10, 20 oder sogar 50+ Kunden managen müssen, wie es bei vielen Redbooth-Kunden der Fall ist?
Sie brauchen ein System, das es einfach macht, mehrere Projekte zu verwalten, Ihre Best Practices zu automatisieren und alle Ihre Projekte am Laufen zu halten. Und es muss Ihnen Zeit sparen, nicht Zeit rauben!
In diesem Post werde ich Ihnen zeigen, wie Sie das tun (und Sie können auf Ressourcen aus dem Help Center zugreifen, nämlich hier und hier).
Hier steht, wie Sie Redbooth zum Managen all Ihrer Kundenprojekte verwenden können:
1. Erstellen Sie eine neue Arbeitsfläche für jeden Kunden
Wir hören immer wieder von unseren Kunden, dass ihre Kunden genau wissen möchten, was sich tut. Es ist auch ein echter Mehrwert, in der Lage zu sein, diesen Service in einer sauberen, einladenden Umgebung anbieten zu können. Und mit Redbooth können Sie ihnen das bieten – und noch viel mehr.
Besser als ein traditionelles Gantt-Diagramm oder ein statischer Zeitplan erlaubt Ihnen Redbooth, Ihre Kunden direkt in die lebendigen, dynamischen Workflows einzuladen.
Anmerkung der Redaktion: Gantt-Charts kommen zurück zu Redbooth – und sie sind besser, benutzerfreundlicher und dynamischer als je zuvor! Schauen Sie mit dem Redbooth Team hinter die Kulissen und erfahren Sie mehr >>
Auf einen Blick können sie nicht nur sehen, welche Schritte in ihrem Projekt erfolgen, sondern auch, wo sie Feedback anbieten, Dateien oder Bilder hochladen oder einfach nur ein wachsames Auge auf die Geschehnisse werfen können.
Sie können Ihren Kunden auch Zugang zu ihren Projekten gewähren, damit sie den Projektplan und die Fortschritte mit ansehen können. Der Arbeitsbereich bietet vollständige Sichtbarkeit und Transparenz des Innenlebens von dem, woran Sie gemeinsam mit ihnen arbeiten.
Dies direkt einsehen zu können, ist für viele Kunden sehr beruhigend und schafft Vertrauen, dass Ihr Unternehmen ihnen Qualität bietet, lange bevor das erste Arbeitsergebnis fertig ist.
So sieht ein Arbeitsbereich in Redbooths neuer Desktop App aus, nahezu identisch mit der Browser App). Sie können sehen, wie der Arbeitsbereich mit beliebig vielen Aufgabenlisten eingerichtet werden kann.
Wir haben uns an die rechte Seite herangezoomt, um Ihnen einen genaueren Blick auf den Chat-Stream des Arbeitsbereichs und Updates auf der Seite zu ermöglichen, die Sie in voller Größe oder auch minimiert anzeigen können:
2. Erfassen Sie alle wiederholbaren Prozesse
Jetzt denken sie vielleicht „Sicher, ich würde gerne meine Kunden in einen virtuellen Arbeitsbereich für ihr Projekt einladen. Aber mein Team hat nicht die Zeit, stundenlang diesen Arbeitsbereich aufzubauen!“
Dem können wir nur zustimmen.
Wenn Ihr Team Stunden zum Einrichten eines neuen Arbeitsbereichs für jeden neuen Kunden brauchen würde, könnte dies Einschnitte bei der eigentlichen Arbeitszeit bedeuten. Aber bei Redbooth sind wir mit Leidenschaft dabei, Ihnen Zeit zurück zu geben!
Redbooth hilft Ihnen, den Prozess mit Vorlagen für Aufgabenlisten zu beschleunigen, indem Sie eine Aufgabenliste oder bereits vollzogene Schritte replizieren können.
Sie können eine Vorlage für eine Aufgabenliste zum Aufbau eines kompletten Workflows verwenden, einschließlich sämtlicher Schritte, vom Sicherstellen der Vertragsunterzeichnung durch den Kunden über den ganzen Projektablauf hinweg und bis zur Bitte um Feedback und ein Testimonial am Projektende.
Wenn Sie Ihren Kunden-Workflow noch verfeinern möchten oder einfach nur einen Experten für die Einrichtung wünschen, können Sie auch eine Redbooth Workflow-Vorlage verwenden, die bereits eingerichtet, voll anpassbar und einsatzbereit ist.
Dies ist zum Beispiel Teil einer Vorlage für einen Arbeitsbereich auf Grundlage des tatsächlichen Kunden-Workflows, wie er von Blue Fish Design Studio angewendet wird (Mehr darüber, wie man Redbooth dort verwendet, erfahren Sie in ihrem Blog):
Von hier aus können Sie schnell Aufgaben hinzufügen oder an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.
Zum Erstellen Ihres eigenen Kunden-Arbeitsbereichs anhand dieser Vorlage gehen Sie zur Web Design-Vorlage – und wenn Sie noch kein Redbooth Account haben, stellen Sie sicher, dass Sie dieses zuerst einrichten (das Angebot ist 30 Tage lang kostenlos, keine Kreditkarte erforderlich).
3. Ordnen Sie jeder Aufgabe und Leistung einen Träger zu
Bieten Sie Ihren Kunden Sicherheit – und stellen Sie sicher, dass Aufgaben auch abgeschlossen werden. Redbooth erleichtert Ihnen die Zuordnung eines Trägers und einer Frist für jede Aufgabe.
Wenn jemand in Ihrem Team unerwartet abwesend ist, ist es für ein anderes Teammitglied einfach, zu sehen, woran der Kollege/die Kollegin gerade arbeitet und er/sie kann problemlos einspringen. Müssen Sie eine Deadline ändern, um einer neuen Kundenanfrage nachkommen zu können? Das dauert nur wenige Sekunden.
Wir würden Sie aber nicht dazu auffordern, jede Design-Aufgabe einzeln an Ihren Designer zu senden! Mit der Redbooth Sammelfunktionen können Sie alle auf einmal zuweisen, was in einer höheren Effizienz und in einem gestrafften Prozess resultiert.
Wenn Sie absolut sichergehen möchten, dass jede Aufgabe in einem Kunden-Workflow sowohl einen Träger als auch eine Frist hat, ist dies mit Redbooths erweitertem Workflow-Reporting ganz einfach überprüfbar. Dieser vereinfacht die Projektüberwachung und hilft Ihnen, zu verhindern, dass Dinge durch die Maschen fallen.
4. Einrichten automatischer Erinnerungen
Was gibt es zu den wesentlichen Wartungsarbeiten zu sagen, die in regelmäßigen Abständen wiederkehren? Wenn Sie mit einem Kunden vierzehntägig den Zwischenstand besprechen oder wöchentliche Kennzahlen überprüfen müssen, wird leicht vergessen, dass diese Schritte auch für ein zweites, drittes oder viertes Mal geplant werden müssen.
Allzu oft gehen diese Dinge im täglichen Ablauf verloren – es sei denn, Sie nutzen Redbooth. Dann ist es einfach, organisiert zu bleiben und Ihren Kunden eine reibungslose Infrastruktur zur Verfügung zu stellen, mit minimalem Zusatzaufwand für Ihr Team.
Für Dienstleistungen oder Aufgabenelemente, die täglich, wöchentlich, vierzehntägig, monatlich oder jährlich wiederholt werden müssen, bietet Redbooth die Einrichtung wiederkehrender Aufgaben.
Das hilft Ihnen dabei, Ordnung und wesentliche Prozesse hinter den Kulissen am Laufen zu halten, was zur Erhöhung ihrer Produktivität insgesamt führt.
5. Hören Sie von Ihren externen Teammitgliedern
Ist Ihr gesamtes Team mit Ihnen 100% der Zeit vor Ort? Es ist für uns immer seltener, dass wir ein Team oder einer Abteilung finden, wo das der Fall ist.
Egal, ob bei Ihnen jemand gelegentlich von zu Hause aus arbeitet oder Ihre Mitarbeiter über die ganze Welt verteilt sind: Sie wollen sich mit Ihrem Team produktiv austauschen.
Der Workspace Chat ermöglicht es Ihrem Team, in Echtzeit in Verbindung zu treten, Brainstorming durchzuführen und Ideen auszutauschen. Vielleicht denken sie jetzt: „Okay, aber wir haben eigentlich schon eine Chat-Funktion“.
Wenn ja, ist das klasse – es bedeutet, dass Ihr Team bereits weiß, wie nützlich so eine Funktion sein kann!
Wir zeigen Ihnen, was Redbooth Echtzeit-Messaging von anderen Chat-Funktionen unterscheidet: Wenn jemand eine gute Idee oder ein Update hat, verschwinden diese nicht einfach wieder.
Stattdessen können Sie diese auf der Stelle erfassen und in eine Handlung umwandeln. Fügen Sie einen Aufgabenträger, eine Frist und Details hinzu, ohne Ihren Arbeitsfluss zu unterbrechen.
Und Tage, Wochen oder Monate später, wenn Sie sich wundern, wie oder warum die Aufgabe angelegt wurde, bringt Sie ein Klick zurück in den ursprünglichen Chat, damit Sie den unmittelbaren Zusammenhang wieder aufrufen können.
6. Überwachen Sie die Arbeitsbelastung aller Beteiligten
Einige Teams müssen bis bis zu ihrem nächsten Meeting warten, um zu entscheiden, wem Aufgaben zugewiesen werden sollen. Andere Teams finden heraus, dass eine Person mit Arbeit überlastet ist und eine weitere den ganzen Tag über bei Facebook verbracht und darauf gewartet hat, endlich Arbeit zu bekommen.
Redbooths erweitertes Workflow-Reporting zeigt Ihnen auf einen Blick, wer die meisten aktiven und überfälligen Aufgaben hat. So wissen Sie, wer derzeit am meisten zu tun hat … und wer noch aufholen muss.
Die Möglichkeit, Workflows teamübergreifend und schnell zu überblicken, wird Ihnen unmittelbar dabei helfen, Aufgaben zuzuweisen und zu beurteilen, wer mehr Arbeit … und wer mehr Unterstützung braucht. Das hilft Ihnen auch bei der Erreichung des allgemeinen Ziels und liefert Erkenntnisse über die Art und Weise, wie viel Arbeit Ihr Team zu einem bestimmten Zeitpunkt bewältigen kann.
7. Verbinden Sie sich mit den bevorzugten Apps Ihrer Kunden
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Kunden bereits ihre eigenen Anwendungen für die Erfassung, Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dateien und mehr benutzen.
In solchen Fällen kann Integration sehr nützlich sein. Redbooth bietet Integration mit gängigen Plattformen, um Ihr Leben einfacher und Ihre Kunden glücklich zu machen. Dazu zählen Box, Evernote, Google, Dropbox und SharePoint Online, um nur einige zu nennen.
Darüber hinaus können Sie Dienste wie Zapier verwenden, um Redbooth mit über 400 anderen Anwendungen für Rechnungserstellung, Kundenmanagement, Kundenbeziehungen, Kunden-Support, E-Mail-Marketing, Help Desk, Lead-Generierung, Marketing, Zahlungsabwicklung, und vielem mehr zu verbinden.
8. Bleiben Sie auf dem Laufenden mit den Redbooth mobile Apps
Wenn Sie, die Mitglieder Ihres Teams oder Ihre Kunden unterwegs sind, können die Redbooth mobile Apps Sie alle sowohl mit Ihrem Arbeitsplatz als auch miteinander verbinden.
Redbooth Apps sind für iPhone, iPad, Apple, Android und somit für praktisch alle Nutzer verfügbar.
Bieten Sie Ihren Kunden zusätzlichen Service, indem Sie ihre Fragen von unterwegs beantworten – nur weil Sie gerade nicht an ihrem Schreibtisch sitzen, heißt das nicht, das Sie nicht verfügbar sind! Jede Kundenbeziehung ist wertvoll für Sie, und auf diese Weise können Sie dies Ihren Kunden direkt beweisen.
Ihrem Team das Leben erleichtern
Von unseren Kunden, die Kundenprojekte verwalten, hören wir, was Ihnen das Wichtigste ist: ihren Kunden ein herausragendes Erlebnis zu bieten und in der Lage zu sein, sich auf außergewöhnliche Arbeiten zu konzentrieren.
Mit Redbooth können Sie Prozesse automatisieren, organisiert bleiben, die Verlässlichkeit erhöhen, auf Kunden-Arbeitsbereiche von überall aus zugreifen… und die Liste geht immer weiter!
Das bedeutet für Sie: Ihren Kunden Mehrwert bieten und Ihr Geschäftsergebnis verbessern.
Sind Sie bereit, mit Redbooth loszulegen? Gratistest für 30 Tage, keine Kreditkarte erforderlich. Starten Sie jetzt mit Ihrem Testlauf >>
