14 consejos útiles para la gestión de la sobrecarga de correo electrónico en el trabajo
Puedes abrir tu correo electrónico y ver 25, 50 o incluso cientos de mensajes no leídos esperándote. Tu corazón se encoge cuando piensas en cómo vas a salir de esta y, al mismo tiempo, ocuparte de tu trabajo.
Nada sabotea tanto tu productividad como una bandeja de entrada fuera de control. Por este motivo, hemos reunido 14 consejos que puedes seguir para gestionar la sobrecarga de correo electrónico, incluidas técnicas de autores y expertos en productividad. Incluso te mostraremos algunos trucos para evitar, primeramente, que se produzcan sobrecargas del correo electrónico.
Así que, sin más dilación, aquí están los 14 consejos para que recuperes el control de la bandeja de entrada de tu correo electrónico. La mejor productividad comienza hoy.
Sistemas y tecnología: automatización, lectores RSS y más
1. Reduce el número total de carpetas de correo electrónico
¿Cuántas carpetas y subcarpetas utilizas para guardar tus correos electrónicos? Si el número es demasiado alto, quizás esté afectando a tu efectividad global en el trabajo cada vez que tomas una decisión sobre la carpeta en la que vas a guardar un correo electrónico.
Barry Schwartz, autor de The Paradox of Choice: Why More Is Less, advierte de que ofrecerte a ti mismo demasiadas opciones puede crear una paralización de las decisiones y reducir tu satisfacción general. Y con las capacidades de búsqueda de tu programa de correo electrónico, ¿realmente necesitas carpetas independientes para cada asunto concreto? (Si todavía no estás convencido, escucha la charla TED Talk de Barry Schwartz.)
2. Recibe tus noticias de un lector RSS
En vez de recibir noticias a través del correo electrónico, configura un lector RSS gratuito para poder ver de una pasada todos los titulares de tus blogs y fuentes de noticias favoritos… y alejarlos de tu bandeja de entrada. Que no te asuste el acrónimo “RSS”, la configuración de los lectores RSS es muy sencilla. Normalmente, lo único que se necesita es una cuenta y las URL de las fuentes que deseas incluir. Entre los lectores RSS más populares están Digg Reader y Feedly.
3. Automatiza el seguimiento de tu correo electrónico
"Automatiza el seguimiento de tu correo electrónico configurando y usando la regla ‘esperando’", sugiere Carson Tate, autora de Work Simply: Embracing the Power of Your Personal Productivity Style y fundadora de Working Simply.
"Así es como funciona: cuando envíes un correo electrónico para el que necesitas una respuesta del destinatario, ponte en copia (Cc) a ti mismo en ese correo electrónico. Ese correo electrónico se guardará automáticamente en una carpeta que habrás designado para todos tus seguimientos".
"A medida que se añadan automáticamente nuevos mensajes a esta carpeta, se marcará en negrita el número que indica la cantidad de mensajes de la misma. Dejarás de dedicar horas a buscar entre los mensajes enviados o intentar recordar si has realizado el seguimiento de tus solicitudes abiertas. Tu programa de correo electrónico te lo recordará automáticamente".
4. Reduce el número total de boletines informativos que recibes… sin perderte nada
Unroll.Me identifica automáticamente todos los boletines informativos a los que estás suscrito y te permite cancelar la suscripción de aquellos que menos te gustan e incluir el resto en un cómodo resumen diario (organizado automáticamente en categorías) denominado Rollup. Así podrás consultar tus boletines informativos en un solo correo electrónico cada día.
Josh Rosenwald, director ejecutivo de Unroll.Me, comenta: "Como muchas otras personas, nosotros nos quejábamos de lo frustrante que resulta comunicarse y conectarse a través del correo electrónico. Nuestras bandejas de entrada estaban sobrecargadas con correo no deseado y vimos que, si queríamos solucionar el problema, teníamos que hacerlo nosotros mismos".
Escribe correos electrónicos más breves y claros, y con más rapidez
5. Di adiós a las fórmulas de despedida
Al finalizar un mensaje, ¿durante cuánto tiempo te debates entre diferentes fórmulas de despedida? ¿Debes elegir “Saludos cordiales”, “Con mis mejores deseos” o algo más creativo? Según un artículo reciente publicado en Bloomberg Businessweek,, “You’re Ending Your Emails Wrong”, a la hora de redactar correos electrónicos ya tenemos permiso para, simplemente, continuar y finalizar el mensaje. Según declara Rebecca Greenfield, autora del artículo, en el vídeo que lo acompaña: “No te despidas. Simplemente, finaliza el correo electrónico”.
6. Escribe correos electrónicos que reciban respuestas más rápidas
Si envías correos electrónicos en el trabajo que no obtienen respuesta, terminarás dedicando incluso más tiempo al correo electrónico, llegando a redactar más correos de seguimiento. En “The (Not So Difficult) Trick to Get Your Emails Read”, de Fast Company, Drake Baer ilustra la diferencia entre un correo electrónico con posibilidades de recibir una respuesta y otro que, casi con toda seguridad, no lo hará.
La clave es omitir los pensamientos e ideas que aportan una sensación liberadora o reconfortante a quien los redacta, pero que enredarán al destinatario. Si eres más rápido redactando en “modo de confort”, con mucha información contextual, hazlo en primer lugar y pasa directamente al asunto clave antes de enviar el mensaje.
7. Ve al grano y utiliza el enfoque BLUF
“BLUF es el acrónimo de ‘Bottom Line Up Front’”, explica Ron Webb, director ejecutivo de establecimiento de normas abiertas, centro de estadísticas y sistemas de información para el American Productivity and Quality Center.
“Se debe indicar en primer lugar la finalidad prevista o el motivo por el que se envía el correo electrónico. No incluyas muchos detalles e introduce la llamada a la acción para los lectores al final del texto. Si el BLUF es solo informativo, los lectores pueden dejarlo para leerlo más tarde, durante su tiempo libre. Si exige una acción, los lectores se centrarán en el mensaje de forma diferente”.
Adopta una nueva mentalidad sobre el correo electrónico
8. Consejo experto sobre el correo electrónico: ten claras tus prioridades
“El correo electrónico se vuelve abrumador cuando no tienes claras tus prioridades. Cuanto más claro tengas lo que es más importante, más fácil será gestionar el correo electrónico", afirma Gayle Lantz, autora de Take the Bull by the Horns y fundadora de WorkMatters, Inc.
"En un puesto de liderazgo, esto es especialmente importante porque tienes la responsabilidad de ayudar a otras personas a comprender y centrarse en las prioridades principales. Tú debes ser quien dirija tus actividades en el trabajo cada día, no tu bandeja de entrada. Cuando lo hagas, serás más proactivo en la gestión de tu equipo y de ti mismo. Obtendrás mejores resultados para tu departamento y tu organización”.
9. Identifica el estilo de tu bandeja de entrada
¿No te gustaría coger todo lo que tienes en tu bandeja de entrada y… hacerlo desaparecer? En el blog de Redbooth, compartimos instrucciones paso a paso para borrarlo todo (y para que recuerdes delegar en el proceso; quizás no tengas que encargarte de todos esos correos electrónicos tú mismo).
Por otro lado, si tener muchos correos electrónicos es algo que no te molesta, estás bien acompañado. En “Inbox Zero vs. Inbox 5000: A Unified Theory”, de The Atlantic, el editor asociado Joe Pinsker profundiza en la investigación y confirma que los mensajes sueltos y no archivados vuelven locos a algunas personas, mientras que a otras no les importa en absoluto.
10. ¡Sé despiadado!
“Eliminar, eliminar, eliminar", aconseja Melissa Gratias, doctora en psicología de productividad especializada en ayudarnos a ser más efectivos en el trabajo (MelissaGratias.com).
"La gran mayoría de los correos electrónicos es comunicación efímera, repetitiva", afirma. "Sé despiadado". Cuando mires de nuevo tu correo electrónico y dudes, recuerda estas palabras.
Elige las herramientas adecuadas para el trabajo
11. Descuelga el teléfono y haz una llamada
“Para RECIBIR menos correos electrónicos, envía menos correos electrónicos. Jeff Weiner, director ejecutivo de LinkedIn, me dijo esto durante un evento en Nueva York hace tres años", recuerda Jason Womack, autor de Your Best Just Got Better: Work Smarter, Think Bigger, Make More y fundador de Get Momentum y The Jason Womack Company.
"Cuando recibo un correo electrónico con una pregunta que creo que desencadenará un intercambio de mensajes, llamo por teléfono", afirma.
“Más del 50 % de las veces abordamos aquello que precisa atención, después archivo el correo electrónico y sigo con otras cosas más importantes”.
12. Sal del correo electrónico con una plataforma de colaboración
En Redbooth, nos apasiona ayudar a los equipos a trabajar con más eficiencia, y esto significa incluir un chat de equipo, un sistema de mensajes directos, espacios de trabajo virtuales y la videoconferencia en nuestro software de colaboración.
El vicepresidente de marketing de Redbooth, Charles Studt, descubrió que tenía menos correos electrónicos que revisar durante el desayuno poco después de incorporarse a la empresa. En “How a VP of Marketing Got Out From Under the Crush of Email”, describe cómo fue despertarse con menos correos electrónicos y cómo pudo volver a desayunar.
13. Sé consciente de cuándo necesitas la comunicación cara a cara
En “5 Reasons Why Meeting Face to Face Is Best” , Craig Jarrow, autor de Crush Your Procrastination: The Best of Productivity From Time Management Ninja, explica las ventajas de poder ver al compañero con el que estás hablando. Lo principal: la capacidad de ver (y leer) el lenguaje corporal, las expresiones faciales e incluso las posturas.
Un intercambio de correo electrónico no productivo puede prolongarse durante días sin identificar el origen del problema subyacente. Cuando puedes ver a un compañero reaccionar y responder en tiempo real, te evitas los infinitos correos electrónicos y puedes centrarte en el quid de la cuestión.
14. Cambia lo que tu bandeja de entrada dice de ti
Joost Wouters es el autor de The 15-Minute Inbox (también disponible en Amazon España).
¿Qué dice de ti la bandeja de entrada de tu correo electrónico? ¿Los cambios en la bandeja de entrada podrían cambiar tu forma de trabajar? Aquí, comparte sus ideas sobre la importancia de dar un paso atrás y echar un vistazo a la bandeja de entrada.
Si miras en tu bandeja de entrada ahora mismo, ¿qué historia te cuenta?
¿Qué hay en tu bandeja de entrada ahora mismo? ¿Tienes correos electrónicos o no tienes ninguno? ¿Sabes exactamente qué correos electrónicos tienes? Y lo que es más importante, ¿por qué siguen ahí? ¿Están como una lista de referencia de cosas por hacer? ¿Como información? ¿Como seguimiento? ¿O quieren decir ‘tengo que responder a este correo cuando tenga tiempo’?
En mi trabajo como consultor he visto muchas bandejas de entrada, de diferentes responsables, en distintas empresas, en diferentes países y en todos los niveles de las organizaciones. En una ocasión, le dije a una responsable que, si me mostraba su bandeja de entrada, le podría decir el tipo de responsable que era. No me creyó y me retó a que lo intentara. Cuando accedí a su bandeja de entrada, observé varias cosas.
En primer lugar, contenía muchos correos electrónicos con solicitudes relativas a asuntos que no eran responsabilidad suya. Basándome en eso, pude decirle que era una persona muy agradable a la que le costaba decir no o que no tenía claro cuál era su trabajo real y sus responsabilidades laborales y cómo podía mejorar su contribución a la organización. En segundo lugar, su sistema de archivado estaba organizado de forma muy detallada, con unas 300 carpetas en árboles de cuatro a cinco capas, y muchas carpetas contenían un solo correo electrónico. Eso me indicó que tenía dificultades para tomar decisiones. También le sugerí que probablemente no buscaba proactivamente formas de priorizar su día, sino que esperaba reactivamente que su bandeja de entrada le dijera lo que tenía que hacer.
Se obtiene mucha información con solo observar una bandeja de entrada. Y mis conclusiones no iban mal encaminadas.
Si miras en tu bandeja de entrada ahora mismo, ¿qué historia te cuenta? ¿Qué tipo de correos electrónicos ves? ¿Personales, laborales, spam, boletines informativos, relevantes, irrelevantes…? ¿O una mezcla de todo? Y, si observas el lapso de tiempo entre el correo electrónico más antiguo de la bandeja de entrada y la fecha de hoy, ¿hablamos de días, semanas, meses o años?
¿Controlas tu día o estás controlado por los correos electrónicos que recibes? ¿Das responsabilidades a los miembros de tu equipo o los microgestionas pidiéndoles que te pongan en copia en todos los correos? ¿Las personas que te rodean tienen claro aquello sobre lo que deben o no deben ponerse en contacto contigo?
Haz que tus respuestas se basen en hechos. No te sientas mal por ello. Afronta la realidad. La única pregunta válida en este momento es: ¿deseas que siga así?
Y si no te gusta la historia que ves ahora, tengo buenas noticias para ti. Es tu HISTORIA. No solo eres uno de los personajes principales, sino también el autor. Puedes reescribir la historia y cambiar el guión. Por lo tanto, puedes convertirte en un creador de negocio proactivo, en vez de en un bombero de correos electrónicos reactivo.
En Redbooth, tenemos el compromiso de ayudar a los equipos y empresas de todo el mundo a trabajar de forma más inteligente, colaborar mejor, maximizar la productividad y superar la sobrecarga de correos electrónicos. Consigue una prueba gratuita de 30 días (sin necesidad de tarjeta de crédito) del software de colaboración >> de Redbooth
