7 preguntas importantes sobre la gestión de proyectos que debes formular a tu equipo

Quizás pienses que, con la cantidad de artículos que existen sobre la gestión de proyectos, no queda ninguna pregunta por responder. Sin embargo, debes saber que en asesoramiento sobre productividad no hay una solución única para todo. El asesoramiento que funciona para empresas pequeñas no lo hace necesariamente para equipos de empresas grandes, y viceversa.

En este artículo vamos a compartir siete preguntas sobre la gestión de proyectos que puedes formular a tu equipo hoy mismo, y no es necesario que seas jefe de proyectos para poner en práctica estos consejos.  

1. ¿Deberíamos seguir utilizando hojas de cálculo para la gestión de proyectos?

Si tu empresa sigue utilizando hojas de cálculo para la gestión de cualquier tipo de proyecto, grande o pequeño, ha llegado el momento de parar. Aunque las hojas de cálculo pueden funcionar para empresas y proyectos pequeños, las empresas y proyectos más grandes requieren herramientas de colaboración más potentes para alcanzar el éxito.

Las hojas de cálculo como herramientas de gestión de proyectos fallan en varios aspectos. Son difíciles de buscar. No hay lugar para la discusión ni para registros de actividad. Los estados pueden ser contradictorios según la persona que actualiza su proyecto o tarea. Cuanto mayor sea el número de personas con acceso a la hoja de cálculo, más probable será que surjan problemas con cambios de los que no se puede hacer un seguimiento.  

2. ¿Estamos infrautilizando la videoconferencia?

Cuando tienes una pregunta rápida que puede derivar en una larga cadena de correos electrónicos, un chat de vídeo puede ser una alternativa productiva. En lugar de tener que esperar la respuesta de una o más partes, recurre a un chat de vídeo.

Esto permitirá a todas las partes formular las preguntas necesarias, explicar completamente la respuesta y plantear cualquier cuestión de seguimiento necesaria para hacer aclaraciones. Un chat de vídeo de cinco minutos puede reemplazar de forma efectiva a un intercambio de correos electrónicos de media hora.  

3. ¿Son útiles y productivas nuestras reuniones?

Si lees muchas noticias empresariales, verás que hay mucha negatividad en cuanto a las reuniones. Se ha acusado a las reuniones de provocar una pérdida de tiempo y dinero, con unos costes de 37 mil millones de dólares al año en más de 25 millones de reuniones improductivas.

La razón más importante por la que las reuniones son necesarias es el concepto de responsabilidad. Una cosa es ver que tu tarea se retrasa en la plataforma de colaboración de proyectos de tu equipo. Y otra es tener que discutir el motivo del retraso con tu responsable y tus compañeros.

La clave para las reuniones productivas es asegurarnos de que todos estén concentrados. Designa a una persona para que tome notas o registre y asigne las tareas para que todos puedan concentrarse en lo que se está diciendo.  

4. ¿Todas nuestras tareas tienen un claro propietario?

Parece una pregunta sacada de un curso básico de gestión de proyectos, pero todas las tareas deben estar asignadas a alguien. En cualquier tipo de proyecto suele haber muchas tareas que deben hacerse pero que se quedan fuera de la lista de tareas oficiales.

Analiza los proyectos en los que estás trabajando ahora e intenta identificar esas tareas que se están dejando en el aire en lugar de asignarse. Comienza a asignarlas para asegurarte de que se realicen.

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5. ¿Estamos haciendo estimaciones de tiempo inteligentes desde el principio?

Independientemente del tiempo que consideres necesario para un proyecto, asume que será más largo. Existen diferentes factores que pueden alargar el tiempo necesario para finalizar las tareas de un proyecto. Podría producirse una demora a causa de la comunicación con el cliente, enfermedad de los miembros del equipo u otros imprevistos.

La mejor manera de gestionarlo es prolongar el tiempo estimado para la finalización del proyecto. Incluso si ya sabes que, salvo contratiempos graves, el proyecto estará finalizado una semana antes del tiempo estimado, habrás logrado dos cosas.

En primer lugar, dar a tu equipo tiempo para que realice el mejor trabajo posible, en vez de hacerlo con prisas. Segundo, tendrás tiempo para imprevistos o para hacer retoques de última hora antes de la entrega.  

6. ¿Tiene sentido gestionar a todos los miembros de un equipo de la misma manera?

Como jefe de proyectos, es importante saber cómo motivar a los miembros de tu equipo. Es probable que determinados enfoques sobre motivación sean efectivos con algunos miembros del equipo, pero no con todos.

Generalmente, las personas se pueden dividir en dos categorías. Aquellas que trabajan menor con las mínimas interrupciones hasta que la tarea está finalizada. Siempre llegan a tiempo y en raras ocasiones necesitan ayuda. Por otro lado, están quienes necesitan una supervisión diaria o semanal para garantizar que realizan sus tareas de la forma adecuada.

La clave es no tratar a todos del mismo modo, sino adaptarte a los enfoques que funcionan con cada miembro del equipo. Esto te permitirá obtener el mejor resultado de todos ellos y dentro de los plazos.  

7. ¿Nos comunicamos lo suficiente?

Cuando se habla de la comunicación en un proyecto, más nunca es algo malo. Si una persona que participa en un proyecto obtiene información del cliente, deberá añadirla a la discusión del proyecto para que todos los miembros puedan ver si esa información les puede servir de ayuda en sus tareas.

Existen muchas posibilidades de que gran parte de la información solo tenga relevancia para una o dos personas. Sin embargo, ponerla a disposición de todos puede evitar solapamientos, malentendidos y aclaraciones adicionales.

Asimismo, asegúrate de animar a los miembros del equipo a comunicar la información sobre sus tareas al resto del equipo. En un proyecto de marketing, un material de marketing creado por el responsable de redes sociales también puede ser útil para el encargado de los motores de búsqueda.  

Conclusión

La gestión de proyectos no se trata solo de tareas y asignaciones. Se trata de comunicación y colaboración. Se trata de asegurarnos de que se comunica la información correcta en el momento correcto, de la manera correcta y de la forma más eficiente posible para que el equipo la utilice.

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