Cómo dirigir un Hackathon impresionante para tu equipo remoto

Para los no iniciados, esto significa hacer una pausa de 10 a 36 horas en las operaciones empresariales habituales para que el equipo entero pueda trabajar sin parar en proyectos aleatorios, beber cerveza y comer pizza y (potencialmente) quedarse dormidos mientras codifican sonidos, es decir, una verdadera locura.

Pero los eventos hack o hackathons (como se los conoce oficialmente) son una parte integral para muchas organizaciones, desde grandes empresas tecnológicas como Netflix y LinkedIn a agencias creativas como Kettle y Big Spaceship.

Y con razón, ya que estos eventos tienen un abanico de beneficios:

• A menudo, el resultado son ideas asombrosas que se pueden poner en práctica.
• Permiten que tus empleados expresen su creatividad y se dediquen a proyectos que les apasionan.
• Hacen que el equipo se sienta más unido.
• Pueden añadir cierta emoción a un calendario que, de otro modo, es totalmente predecible.

Sin embargo, acoger eventos hack puede ser un poco más difícil cuando tu equipo está diseminado por todo el país o por el mundo y no está concentrado en una sola oficina.

Mientras algunos equipos remotos deciden reunir a todos los miembros para hacer un hackathon tipo retiro, esa opción no es siempre factible a nivel económico, sobre todo si quieres organizar eventos hack periódicos.

¡Pero querer es poder! Sigue leyendo para aprender todo lo que necesitas saber sobre la planificación y dirección de un evento hack virtual.

Pongámonos manos a la obra

Antes de hacer nada más, hay un par de detalles importantes que debemos poner en orden. Concretamente: la fecha del evento hack, la duración del mismo y las personas que van a participar.

Si nunca antes has intentado organizar uno, concédete tiempo de sobra para planificarlo. De dos a tres meses a partir de ahora es un lapso de tiempo razonable (además, te permite encargarte de la mayor parte del trabajo por adelantado).

No olvides tener en cuenta el calendario de tus ingenieros. Por ejemplo, SilverStripe, organiza sus jornadas de hackathon en los días intermedios entre los sprints de los equipos de ingenieros.

Y, por supuesto, fíjate en el calendario de tu empresa para asegurarte de que no estás planeando un hackathon los mismos días o en fechas cercanas a un evento importante: el lanzamiento de un producto, una gran presentación, una fecha límite de entrega de un proyecto importante, etcétera.

“De vez en cuando, algún miembro de SilverStripe no podrá participar en un hackathon porque algo ha ido mal con un proyecto o cliente. Pero nos esforzamos para tratar de evitarlo”. — Clarion Coughlan, directora de Desarrollo de SilverStripe

Al mismo tiempo que eliges una fecha, tendrás que escoger la duración. Los hackathons pueden durar desde un solo día a una semana completa, y hay pros y contras para cada opción.

Por ejemplo, si optas por un hackathon que dure de 8 a 14 horas, habrá menos posibilidades de que tus empleados se retrasen con sus tareas habituales. Pero por necesidad, el ámbito de los proyectos será menor.

Por otro lado, si organizas un hackathon de una semana entera, los miembros de tu equipo pueden embarcarse en algunos proyectos realmente ambiciosos; no obstante, consumirán una cantidad significativa de tiempo en tareas no prioritarias.

De cualquier modo, la mejor solución (para tu primer evento hack) es probablemente algo intermedio: un hackathon de dos o tres días de duración.

Después, decide qué miembros del equipo participarán en el evento. Como destaca Elise Pereira, empleada de Etsy, muchas empresas tecnológicas limitan los hackathons a los equipos de ingenieros, pero si decides elegir esta opción, desperdiciarás todo el potencial creativo de tu personal no técnico.

“[En Etsy], todo el mundo asiste a los hackathons, no importa el equipo en el que estén ni en el departamento en el que trabajen. La creatividad no tiene fronteras”. — Elise Pereira, directora, jefa de Comunicaciones internas, Etsy

Además, dejar que participen todos los empleados supone obtener una mezcla significativa entre los distintos departamentos, lo que es importante para mantener una cultura laboral saludable.

Puedes hacer que la participación sea obligatoria o voluntaria. Un evento hack abierto a todos los equipos es increíblemente estimulante y divertido, y si algunos empleados dudan en participar porque creen que “deberían” estar trabajando, esta política aliviará su culpa.

Sin embargo, si tienes una empresa más grande o alguno de tus empleados realmente no dispone de tiempo, organizar un evento hack voluntario es lo más adecuado.

Finalmente, elegir un tema es una manera estupenda de dotar al evento de cierta estructura. Vivify Labs tiene una impresionante lista de temas potenciales, que incluyen cultura interna, orientación al cliente, productividad, etcétera.

O como en Kickstarter, puedes hacer que el evento sea totalmente abierto, “lo que significa que se acepta cualquier temática, desde hacks de oficina, hacks de arte, hacks de comida hasta hacks de vida”.

“Para nosotros es una oportunidad de dejar lo que estamos haciendo y abordar proyectos que hemos estado queriendo llevar a cabo pero para los que nunca teníamos tiempo. Como dijo uno de nuestros ingenieros ‘es como un Halloween para nerds’”. — Michael McGregor, vicepresidente de Comunicaciones de Kickstarter

Hayas o no hayas decidido el tema, es fundamental establecer unos criterios específicos de juicio. ¿Necesitas inspiración? Consulta los criterios que usan los jueces del Hackathon Virtual IoT de WITI: impacto, originalidad, dificultad técnica, diseño/acabado y presentación.

Una vez hayas resuelto los problemas logísticos, envía anuncios masivos con los detalles. Si la participación es opcional, deberías pedir a todos los que estén interesados que te lo comuniquen antes de una fecha determinada (lo ideal sería en el plazo de una a dos semanas).

Con un poco de preparación se consigue mucho

Tradicionalmente, el proceso de formación de equipos tiene lugar el mismo día del evento. Pero si formas los equipos por adelantado, puedes dar a las personas que viven en zonas horarias similares la oportunidad de trabajar juntas, lo que significa que tu vendedor de contenido de Hong Kong no tendrá que levantarse ni irse a dormir a horas disparatadas para participar en un hackathon con tu diseñador UX de Salt Lake City.

Con dicho fin, considera pedir a todos que empiecen a pensar con quién les gustaría trabajar mientras quedan unas dos semanas para el evento.

Organiza el proceso creando un canal Slack o espacio de trabajo de Redbooth específicamente para el hackathon. Puede que incluso quieras publicar un mapa del mundo que muestre dónde está ubicado cada uno para que la gente pueda crear grupos geográficos.

Para dar fuerza a su semana hack, el equipo de Spotify también recopila ideas por adelantado.

Lo que no quieres hacer es dejarlo todo para el último minuto, ya que la planificación por adelantado es un triunfo para todos los involucrados:

“Siempre que hemos dirigido un hackathon de éxito, hemos dejado que los grupos lo planearan con tiempo. Esto permite que se pongan en marcha inmediatamente cuando empieza el hackathon. No se pierde el tiempo hablando de lo que podría o lo que debería ser, más bien se propicia un intercambio más rápido y eficaz de ideas”. — Andrew Howlett, director general de la agencia digital Rain

Lo divertido: Publicidad, premios y regalos

Aproximadamente una o dos semanas antes del evento, deberías compartir el resto de detalles.

Primero, deja que los hackers sepan quién estará evaluando. Si tu equipo es pequeño, probablemente lo más sencillo sea hacer que los fundadores o el equipo de dirección escojan a los ganadores, pero en empresas más grandes, traer a jueces invitados te ayudará a obtener perspectivas frescas y objetivas.

Además, tendrás que publicitar el programa. Tendrás que fijar las horas de inicio y de finalización junto con periodos de tiempo para presentaciones y premios. Echa un vistazo a la programación de hackathon de Socrata para hacerte una idea.

Finalmente, anuncia los premios. Los premios no son obligatorios, pero hacen que el evento sea un poco más divertido y competitivo; además, recompensan a los miembros de tu equipo por participar.

Las ideas de premios potenciales incluyen tarjetas de regalo, un día de vacaciones extra, material tecnológico o material de la empresa.

Hablando de material de la empresa, si quieres dar a tus hackers una sorpresa sensacional, encarga camisetas impresas personalizadas para el evento y repártelas el primer día.

Y en último lugar, aunque no por ello menos importante, incluso los participantes más motivados en una semana hack necesitan comer.

Piensa en encargar comida para cada uno de los miembros del equipo; haz que todos reciban un postre sorpresa o una caja de aperitivos a mitad del evento.

Claro que esto podría comerse parte de tu presupuesto. Pero recuerda: estás ahorrando dinero en la comida que se serviría tradicionalmente en un hackathon en persona.

Los hackathons no solo reúnen a tus empleados: Generan ideas impresionantes que, potencialmente, podrían suponer cambios en los productos.

Ahora que ya sabes cómo organizarlos para tu equipo remoto, también puedes empezar a cosechar sus beneficios.