So veranstalten Sie einen großartigen Hackathon für Ihr Remote-Team

Für Uneingeweihte klingt es wohl ziemlich verrückt, die normale Geschäftstätigkeit für 10 bis 36 Stunden einzustellen, damit das gesamte Team nonstop an irgendwelchen Projekten basteln, Bier trinken und Pizza essen kann, und dann (unter Umständen) beim Programmieren auch noch einschläft.

Aber „Hackfeste“, „Hack Days“, oder „Hackathons“ (wie sie offiziell heißen) sind ein wesentlicher Teil vieler Unternehmen – von riesigen Technologieunternehmen wie Netflix und LinkedIn bis zu Kreativagenturen wie Kettle und Big Spaceship.

Und das aus gutem Grund, denn Hackfeste haben eine Vielzahl von Vorteilen:

• Sie führen oft zu erstaunlichen und nutzbaren Ideen
• Sie ermöglichen Ihren Mitarbeitern, ihre Kreativität auszuleben und ihren Lieblingsprojekten nachzugehen
• Sie fördern das Miteinander
• Sie bringen etwas Spaß in einen sonst so vorhersehbaren Terminplan

Die Veranstaltung eines solchen Hackfests kann jedoch etwas schwierig werden, wenn Ihr Team im ganzen Land oder sogar der ganzen Welt verstreut sitzt, und nicht in einem einzigen Bürogebäude.

Einige Remote-Teams bringen ihre Leute für einen Hackathon wie zu einer Tagung an einem Ort zusammen, aber das ist nicht immer finanziell machbar – besonders wenn Sie wiederkehrende Hackfeste veranstalten wollen.

Aber wo ein Wille ist, ist ein Weg! Lesen Sie weiter und erfahren Sie alles, was Sie für die Planung und Durchführung eines virtuellen Hackfests wissen müssen.

Kommen wir gleich zum Wesentlichen

Bevor Sie irgendetwas anderes tun, gibt es ein paar sehr wichtige Details. Nämlich: das Datum der Veranstaltung, die Dauer und wer daran teilnehmen wird.

Wenn Sie noch nie ein solches Hackfest veranstaltet haben, sollten Sie sich viel Zeit für die Planung nehmen. Zwei bis drei Monate ist ein angemessener Zeitraum (und gibt Ihnen die Möglichkeit, viel der Arbeit vorab zu erledigen).

Vergessen Sie nicht, den Terminplan Ihrer Ingenieure zu berücksichtigen. SilverStripe zum Beispiel veranstaltet seine Hack Days zwischen den Sprints des Ingenieurteams.

Und natürlich sollten Sie Ihren Unternehmenskalender konsultieren, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Hack Day nicht zu dicht an einem anderen wichtigen Tag planen, wie zum Beispiel einer Produkteinführung, einer Veröffentlichung oder dem Abgabetermin eines großen Projekts.

„Manchmal kommt es vor, dass ein SilverStriper nicht an einem Hack Day teilnehmen kann, weil er für ein Projekt oder von einem Kunden gebraucht wird. Aber wir versuchen alles, um das zu vermeiden.“ — Clarion Coughlan, SilverStripe Development Manager

Zeitgleich mit der Auswahl des Datums müssen Sie auch die Länge festlegen. Hackathons können zwischen einem Tag und einer ganzen Woche dauern – und für jede Option gibt es Vor- und Nachteile.

Wenn Sie sich zum Beispiel für einen acht- bis vierzehnstündigen Hack Day entscheiden, werden Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich weniger mit ihren traditionellen Aufgaben in den Rückstand geraten. Allerdings sind die Projekte dann zwangsläufig von kleinerem Umfang.

Wenn Sie andererseits eine ganze Woche einplanen, können Ihre Teammitglieder auch anspruchsvollere Projekte in Angriff nehmen – sie werden jedoch eine Menge Zeit mit Dingen verbringen, die gerade keine Priorität haben.

Die beste Lösung (für ihr erstes Hackfest zumindest) ist wahrscheinlich ein Kompromiss: ein zwei bis drei Tage dauernder Hackathon.

Als nächstes entscheiden Sie, welche Teammitglieder an der Veranstaltung teilnehmen. Elise Pereira, eine Mitarbeiterin von Etsy, weist darauf hin, dass viele Unternehmen ihre Hackathons auf die Entwicklerteams beschränken – wenn Sie sich dafür entscheiden, lassen Sie sich möglicherweise das kreative Potenzial Ihrer nichttechnischen Angestellten entgehen.

„[Bei Etsy] bekommt jeder die Möglichkeit, egal zu welchem Team man gehört oder wo man sich befindet. Kreativität kennt keine Grenzen.“ — Elise Pereira, Director, Head of Internal Communications, Etsy

Dazu kommt, dass sich die Mitarbeiter über viele Abteilungen vermischen, wenn Sie jeden daran teilnehmen lassen, was wichtig für eine gesunde Arbeitskultur ist.

Sie können die Teilnahme obligatorisch oder freiwillig machen. Ein Hack Day für das ganze Team kann sehr erfrischend sein und Spaß machen – und falls Mitarbeiter zögern, weil sie meinen, dass sie arbeiten „sollten“, dann wird das ihr schlechtes Gewissen erleichtern.

Wenn Sie jedoch ein größeres Unternehmen haben – oder einige ihrer Mitarbeiter wirklich nicht die Zeit für so etwas aufbringen können – ist die Veranstaltung eines freiwilligen Hack Day natürlich mehr als in Ordnung.

Und zum Schluss kann die Auswahl eines Mottos einer solchen Veranstaltung etwas Struktur geben. Vivify Labs hat eine tolle Liste mit potentiellen Mottos einschließlich interner Kultur, Kundenfokus, Produktivität usw.

Oder wie bei Kickstarter können Sie auch alles offen lassen, was bedeutet „alles von Büro-Hacks, über Art-Hacks, Food-Hacks und Life-Hacks wird unterstützt“.

„So können wir etwas experimentieren – wir schieben unsere alltägliche Arbeit zur Seite und probieren uns an Projekten aus, die uns schon immer interessierten aber für die wir nie die Zeit hatten. Wie einer unserer Entwickler sagte, ‚Es ist wie Halloween für Nerds‘“. — Michael McGregor, VP of Communications bei Kickstarter

Ob Sie ein Motto vorgeben oder nicht, sollten Sie jedoch zumindest spezielle Bewertungskriterien aufstellen. Brauchen Sie Inspiration? Schauen Sie sich die Kriterien der WITI Virtual IoT Hackathon-Richter an: Auswirkung, Originalität, technische Schwierigkeit, Design und Präsentation.

Wenn Sie sich über die Logistik im Klaren sind, können Sie die Ankündigung mit allen Einzelheiten aussenden. Falls die Teilnahme freiwillig ist, sollten Sie alle Interessierten bitten, sich bis zu einem bestimmten Datum (idealerweise innerhalb von einer oder zwei Wochen) anzumelden.

Ein wenig Vorbereitung bewirkt viel

Die Zusammenstellung der Teams findet normalerweise am eigentlichen Tag der Veranstaltung statt. Wenn Sie die Teams schon vorab zusammensetzen, können Sie Personen in ähnlichen Zeitzonen die Möglichkeit zur Zusammenarbeit geben – was bedeutet, dass Ihr Content-Vermarkter in Hongkong nicht zu unmöglichen Zeiten aufstehen und schlafen gehen muss, um gemeinsam mit Ihrem UX-Designer in Salt Lake City zu hacken.

Deshalb sollten Sie erwägen, alle Teilnehmer zu bitten, sich schon zwei Wochen vor der Veranstaltung Gedanken zur Zusammenarbeit zu machen.

Organisieren Sie diesen Prozess mit der Erstellung eines Slack Channels oder eines Redbooth Arbeitsbereichs speziell für den Hackathon. Vielleicht posten Sie sogar eine Weltkarte, die zeigt, wo sich die einzelnen Teilnehmer befinden, so dass die Teilnehmer geografische Gruppen bilden können.

Um Impulse für seine Hack Week zu schaffen, sammelt das Spotify-Team schon im Vorfeld Ideen.

Sie sollten nicht alles bis zur letzten Minute aufschieben – eine gute Vorausplanung kann für alle von Vorteil sein:

„Jedes Mal wenn wir einen erfolgreichen Hackathon veranstaltet haben, haben wir es den Gruppen ermöglicht vorauszuplanen. So können sie sofort loslegen, wenn der Hackathon startet. Es wird keine Zeit damit verschwendet darüber zu reden, was sein könnte oder sollte, sondern ermöglicht eine schnellere und effizientere Umsetzung von Ideen. — Andrew Howlett, CEO Digital-Agentur Rain

Die spaßige Seite: Publicity, Preise und Leckereien

Etwa ein bis zwei Wochen vor der Veranstaltung sollten Sie die restlichen Einzelheiten bekannt geben.

Lassen Sie die Hacker wissen, wer die Preisrichter sind. Wenn Sie ein kleines Team haben, ist es wahrscheinlich am einfachsten, die Gewinner durch Ihre Gründer oder das Leitungsteam zu ermitteln, für größere Unternehmen lohnt es sich, Gast-Preisrichter zu engagieren, die Ihnen objektive und frische Perspektiven bieten.

Darüber hinaus sollten Sie den Ablaufplan veröffentlichen. Geben Sie feste Start- und Endzeiten an, und räumen Sie Zeit für die Präsentationen und Preisverleihung ein. Um Ideen zu bekommen, schauen Sie sich Socratas Hackathon-Ablaufplan an.

Und vergessen Sie nicht, die Preise anzukündigen. Preise sind natürlich keine Pflicht, aber sie erhöhen den Spaßfaktor der Veranstaltung und machen das Ganze mehr zu einem Wettkampf. Und Sie belohnen Ihre Teammitglieder für die Teilnahme.

Potentielle Preise sind zum Beispiel Geschenkgutscheine, ein zusätzlicher Urlaubstag, technische Geräte oder Unternehmensmerchandise.

Apropos Merchandise – wenn Sie Ihren Hackern eine coole Überraschung senden möchten, bestellen Sie speziell für die Veranstaltung gedruckte T-Shirts und verteilen Sie sie am ersten Tag.

Und zu guter Letzt vergessen Sie nicht, dass selbst die eifrigsten Hacker auch irgendwann mal essen müssen.

Vielleicht können Sie Essen an jedes Ihrer Teammitglieder liefern lassen – senden Sie jedem in der Mitte des Events zur Überraschung einen Nachtisch oder eine Snack Box.

Klar, das könnte etwas an Ihrem Budget nagen. Aber denken Sie daran – Sie sparen Geld für Essen, das traditionell bei einem physisch stattfindenden Hackathon serviert würde.

Hackathons bringen nicht nur Ihre Leute enger zusammen: Sie generieren großartige (und potenziell neugestaltende!) Ideen.

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie einen Hackathon für Ihr Remote-Team organisieren, können Sie auch von dessen Nutzen profitieren.